De positie van de ambtelijk secretaris ondernemingsraad is een merkwaardige positie. Hij werkt voor een ‘orgaan’ die formeel geen afdeling is binnen een organisatie en ook niet voorkomt op een organogram. De functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris is vaak de voorzitter van dit ‘orgaan’, maar is niet de hiërarchisch leidinggevende. Deze kan variëren. Vaak Personeelszaken of de bestuurder, of directeur bedrijfsvoering, soms ook de raad van bestuur.

Als er een ambtelijks secretaris aangesteld moet worden dan kunnen we dan ook gebeld worden door diverse partijen. Dit varieert van de voorzitter of secretaris van de ondernemingsraad, afdeling HR, de bestuurssecretaris of de bestuurder zelf. Bij de sollicitatiegesprekken zitten regelmatig ook verschillende partijen aan tafel. Als het gaat om het ontslag van de ambtelijk secretaris echter worden we bijna altijd gebeld door HR. Sterker nog, soms wordt de ondernemingsraad geconfronteerd met een voldongen feit en staat niet achter het ontslag (= meestal het niet verlengen van de opdracht) van de ambtelijk secretaris.

Hoe is dan de aanstelling en het ontslag van de ambtelijk secretaris wettelijk geregeld? En hoe kan de ondernemingsraad hier goede afspraken over maken? Deze vragen hebben we neergelegd bij Jolande Janssen, werkzaam op het kantoor van De Voort advocaten | Mediators.

 

“Uiteraard is van belang wat er precies beschreven staat in de faciliteitenregeling. In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat enkel omschreven in artikel 17 WOR dat de ondernemer een secretaris aan de ondernemingsraad kan toevoegen. Hij is hiertoe niet verplicht. Zodra een secretaris aan de ondernemingsraad is toegevoegd heeft hij min of meer dezelfde rechten en plichten als de ondernemingsraadsleden. In de WOR staat verder niets wie over de aanstelling of ontslag van de ambtelijk secretaris gaat.

Als de ambtelijke secretaris een arbeidsovereenkomst heeft, is het de werkgever die over de aanstelling en het ontslag gaat. Bij het inhuren van een ZZP’er of een uitzendkracht is het ook de ondernemer die de opdrachtovereenkomst aangaat met de desbetreffende ZZP’er, intermediar of uitzendbureau. De ondernemingsraad kan geen buiten de in de WOR omschreven rechtshandelingen verrichten. Het aangaan van arbeids- en opdrachtovereenkomsten staat niet beschreven in de WOR.  Dus de ondernemingsraad gaat dan ook niet over de aanstelling en het ontslag van een ambtelijk secretaris.

Wel kan de ondernemingsraad hierover duidelijke afspraken maken met de bestuurder. Dit kan in een faciliteitenregeling of een ondernemingsovereenkomst.

Uiteraard is het ook van groot belang dat de ondernemingsraad inspraak heeft in de aanstelling en ontslag van een ambtelijk secretaris. Immers er moet sprake zijn van een goede samenwerkingsverhouding, tussen de ondernemingsraad, bestuurder en ambtelijk secretaris. Daarnaast hebben veel organisaties ook een functieprofiel opgesteld voor de ambtelijk secretaris. Ook dit is nergens in de wet vastgelegd en zal dus in samenspraak met de ondernemer / HR moeten worden afgesproken.

Ondernemingsraden doen er dan ook verstandig aan om ook over de aanstelling en ontslag van een ambtelijke secretaris afspraken te maken in bijvoorbeeld de faciliteitenregeling.

Voor een medezeggenschapsraad bij een school geldt eigenlijk alleen dat in de WMS staat dat het bevoegd gezag een faciliteitenregeling moet opstellen (artikel 22 WMS). Hierin staat niets over de omvang van de faciliteiten. In artikel 28 lid 5 WMS staat dat het bevoegd gezag kan bijdragen in de kosten voor de administratieve ondersteuning. Dus ook hier weer niets over de aanstelling en ontslag van een ambtelijk secretaris. Het zal dan ook hier weer aankomen op wat er precies in de faciliteitenregeling staat en welke afspraken er zijn met het bevoegd gezag.

Als geconcludeerd wordt dat de faciliteitenregeling wordt overtreden zou de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad naar de (bedrijfs)commissie of rechter kunnen stappen.

 Tot op heden is er geen jurisprudentie over de aanstelling of ontslag van de ambtelijk secretaris of in hoeverre een ondernemingsraad of medezeggenschapsraad een (externe) ambtelijk secretaris redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Ook niet als het de invulling van de positie van de ambtelijk secretaris (dus in hoeverre de gekozen persoon al dan niet aan het opgestelde functieprofiel voldoet).”

Uit onze poll onder de ambtelijk secretarissen blijkt dat ondernemingsraden over het algemeen wel geregeld hebben dat ze ondersteuning kunnen krijgen van een ambtelijk secretaris. Maar maar als het gaat om de aanstelling, het ontslag of de beoordeling van de ambtelijk secretaris is dit niet vaak geregeld. Zo staat ook bijvoorbeeld in cao Gehandicaptenzorg dat een ondernemingsraad recht heeft op kwalitatieve ondersteuning, echter ook hier is niets geregeld over de rol van de ondernemingsraad bij de aanstelling, ontslag en/of beoordeling van de ambtelijk secretaris.  

Jolande Janssen

Jolande Janssen

Advocaat Medezeggenschaps- en arbeidsrecht en expert op snijvlak van medezeggenschap en ondernemingsrecht. Met name fusies, overnames en financieringen. Docent aan Tilburg University. Tevens actief op sportrecht en zorgrecht. Schreef het Handboek voor Cliëntenraden. Studeerde cum laude af voor specialisatieopleiding arbeidsrecht. Zij is tevens bestuurslid bij de BVMP.

Heb je een vraag? Stel deze hier aan Jolande Janssen.

  • Graag invullen zodat wij u kunnen bereiken voor aanvullende informatie op uw vraag
  • Kruis hier aan onder welke categorie uw vraag valt.
Share This