Een ondernemingsraad moet in zijn reglement aangeven hoe het secretariaat is geregeld. Meer dan eens zie ik dat de taken van het secretariaat bij de ambtelijk secretaris komen te liggen. Dat geldt ook voor taken zoals vermeld in het voorbeeld reglement van de SER. Wat betekent dat eigenlijk voor de secretaris van de ondernemingsraad? Is hij dan niet overbodig?

We legden de volgende stelling voor aan ambtelijk secretarissen: ‘De gekozen secretaris van de ondernemingsraad is overbodig indien de ondernemingsraad ondersteund wordt door een ambtelijk secretaris’. 85% antwoordde ‘Ja, mits de ambtelijk secretaris voldoende tijd heeft’.

Dit antwoord sluit ook aan op wat ik in de praktijk zie. Als de ondernemingsraad met een ambtelijk secretaris werkt, is het de ambtelijk secretaris die de agenda van de vergaderingen opstelt, verspreidt aan de deelnemers en bekendmaakt aan de medewerkers. Daarnaast is hij belast met de verslaglegging en vaak ook met het jaarverslag. Taken van het secretariaat, maar ook taken die je terugvindt in het functieprofiel van de ambtelijk secretaris.

 

En wat doet een gekozen secretaris dan als de ondernemingsraad met een ambtelijk secretaris werkt?

Meer dan eens is de gekozen secretaris van de ondernemingsraad eindverantwoordelijk voor het ambtelijk secretariaat en stuurt hij als zodanig de ambtelijk secretaris aan. Terwijl officieel de voorzitter van de ondernemingsraad de functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris is. Als de ambtelijk secretaris een externe ZZP’er is, kan de gekozen secretaris van de ondernemingsraad sowieso niet degene zijn die de ambtelijk secretaris aanstuurt. Hij is immers niet de opdrachtgever.
Ik ken ook situaties dat de gekozen secretaris als sparringpartner van de ambtelijk secretaris functioneert. Dit is echter geen formele taak. Bovendien spart de ambtelijk secretaris regelmatig met de voorzitter of met een andere leden van het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad.

Kortom, ik kan niet anders concluderen en het eens zijn met bovengenoemde stelling. Bij een goed functionerende ambtelijk secretaris heeft de gekozen secretaris van de ondernemingsraad totaal geen omkijken naar het OR-secretariaat en is dus overbodig.

Hoe denk jij als lid van de ondernemingsraad hier eigenlijk over? Daar ben ik nieuwsgierig naar!

Column Liza Arends in OR Magazine 2018 nummer 3

Ambtelijke maakt OR-secretaris overbodig

4 Reacties

  1. Mijn ervaring is ook dat er geen secretaris nodig is als er al een ambtelijk secretaris aanwezig is. Ik ben zelf ook een periode OR-lid geweest en ambtelijk secretaris. Dit kun je misschien ook wel zien, in een ander perspectief weliswaar, als de gekozen (ambtelijk) secretaris, maar nu in een en dezelfde persoon. Dit betekent dat je twee petten op hebt, die je goed moet kunnen scheiden. Als ambtelijk secretaris ga je je meer met het proces en minder met de inhoud bemoeien. Als adviseur medezeggenschap zijn beide rollen wellicht beter te combineren, omdat je dan wel geacht wordt je meer met de inhoud te bemoeien. Al moet je als adviseur oppassen jouw mening voorop te stellen. In de beeldvormingsfase kun je als (ambtelijk) secretaris / adviseur een belangrijke rol spelen, in de oordeel- en besluitvormingsfase zijn de gekozen OR-leden aan zet.

    Antwoord
  2. Eens met de stelling.
    Sparren kunnen voorzitter en eventuele vicevoorzitters met de ambtelijk secretaris heel goed met elkaar.
    Duidelijk moet zijn dat de ambtelijk secretaris geen gekozen lid is en zich niet mengt in de besluitvorming. De kracht van de ambtelijk secretaris moet tot uitdrukking komen in de beeldvorming over onderwerpen: gevraagd en op eigen initiatief informatie over het te behandelen onderwerp aanreiken en letten op geldende kaders en die stevig tot uitdrukking brengen. Als adviseur kennis inbrengen en het ‘geweten’ zijn.
    De ambtelijk secretaris is in mijn opvatting/ervaring onafhankelijk en mag de luis in de pels zijn. En is geen lid van het DB, want kan de ambtelijk secretaris gezien worden als lid van het ‘kamp’ DB en niet als onafhankelijk t.o.v. van gekozen leden.

    Antwoord
  3. Dag Liza,

    Een aantal opmerkingen in jouw blog intrigeren mij:
    Je stelt dat officieel de voorzitter de functioneel leidinggevende van de AS is. Handig omdat de voorzitter dan namens de OR functioneel leiding geeft (als vertegenwoordiger in rechte) maar dat is m.i. nergens officieel beschreven.
    Verder geef je aan dat in het geval van een ZZP-er de secretaris niet de opdrachtgever is en dus de AS niet functioneel kan aansturen. Wie dan wel? De voorzitter ook niet (want niet de opdrachtgever) en de bestuurder als functionele ‘aanstuurder’ lijkt mij onwenselijk.
    Als laatste kan een ambtelijk secretaris ook ziek worden. Dan is het handig als er iemand binnen de OR taken kan overnemen. Gezien de diversiteit van taken (van notuleren tot het schrijven van advies/instemmingsbrieven) is het goed om daar vooraf met de OR bij stil te staan om te bezien wie welke taken kan overnemen. Dat hoeft dan niet perse een OR-secretaris te zijn.

    Ben benieuwd naar je reactie.

    Antwoord
    • @Ron: het is heel gebruikelijk dat in een functiebeschrijving de voorzitter van de OR benoemd wordt als functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris.
      De ZZP’er kent geen functioneel leidinggevende (mag geen sprake zijn van een gezagsverhouding), maar een opdrachtgever met een opdrachtomschrijving. De ZZP’er wordt niet aangestuurd.
      Bij ziekte van de ambtelijk secretaris worden de taken inderdaad vaak verdeeld, maar het is niet ongebruikelijk dat wij gebeld worden voor vervanging! 😉

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Share This