In verband met het vertrek van onze ambtelijk secretaris zijn wij op zoek naar vervanging. De ondernemingsraad wordt nu ondersteund door een interim ambtelijk secretaris via OR-ondersteuning, totdat de nieuwe ambtelijk secretaris is aangesteld en ingewerkt. 

Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad

Aantal uur: 24 uur per week | Locatie Utrecht / thuiswerken

Rol:
Bij het Prinses Máxima Centrum zien wij een ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) als een verbinder. Je bent iemand die beschikt over de eigenschappen om verschillende mensen in- en extern bij elkaar te brengen. Je bent integer en representatief. Belangrijk is dat jij ervaring hebt met het werken in een OR-secretariaat.

Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad zorg je niet alleen voor de verslaglegging van vergaderingen en het beheer van OR-correspondentie, maar lever je een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van de medezeggenschap.

Jij bent iemand die kennis heeft op het vlak van wettelijke regelingen op het terrein van medezeggenschap, arbeidsrecht en Arbo-wet. Je bewaakt met de OR de naleving van deze regelingen en gemaakte afspraken.

Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Vanzelfsprekend ben je een kei in het voeren van adequate communicatie op het gebied van het organiseren van vergaderingen en het verstrekken van informatie.

Uiteraard is de secretariële en administratieve ondersteuning nodig om de basis op orde te houden. In deze rol verzorg en verwerk je correspondentie, houd je de agenda’s bij en verspreid je vergaderstukken. Ook maak je het verslag van de vergaderingen. Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de OR. Als procesondersteuner bewaak je proactief samen met het dagelijks bestuur de procesplanning van OR-dossiers en houd je de actielijst van de OR bij.
En als adviseur adviseer je niet alleen inhoudelijk, bijvoorbeeld over de toepassing van wettelijke kaders en regelgeving, maar ook over de stappen en werkvormen binnen interne besluitvormingsprocessen.
Je bereidt de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen voor, je stelt de OR-begroting op en regisseert de communicatie van de OR richting de achterban.

Je neemt deel aan de vergaderingen van de OR en van een aantal commissies van de OR, en aan de formele overlegvergaderingen en het informele overleg van de ondernemingsraad met de Raad van Bestuur.

Je maakt deel uit van het Bestuursbureau. De Manager Bestuursbureau is jouw hiërarchisch leidinggevende; de voorzitter van de OR is jouw functioneel leidinggevende.

Profiel

• Je hebt (minimaal) een HBO-opleiding afgerond, bij voorkeur aangevuld met de Leergang Ambtelijk Secretaris;
• Je hebt kennis van en inzicht in het functioneren van de medezeggenschap, inclusief toepassing van wettelijke regelingen zoals de Wet op de ondernemingsraden, de cao en bedrijfsregels;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan in een gelijksoortige functie dan wel in een andere functie relevante ervaring;
• Je bent proactief, denkt in oplossingen en je bent klantgericht;
• Je kunt goed inspelen op de behoefte van de OR;
• Je bent rolvast en je hebt gevoel voor verhoudingen
• je bent een verbinder en voelt je prettig bij het onderhouden van contact met de bestuurder en HR;
• Je kunt je schriftelijk goed uitdrukken, bent sterk in plannen en organiseren, kunt goed zelfstandig werken, hebt een flexibele instelling en houdt de voortgang van je werk nauwlettend in de gaten;
• Je hebt kennis en ervaring met Office365, Sharepoint en digitale vergadertools.

Arbeidsvoorwaarden

• Het Prinses Máxima Centrum valt onder de cao ziekenhuizen
• Het betreft een aanstelling voor 1 jaar met daarna de mogelijkheid tot verlenging voor onbepaalde tijd.
• De functie is ingeschaald in FWG 55 afhankelijk van de meegebrachte ervaring en expertise van de CAO ziekenhuizen
• De schatting is dat deze functie in 24 uur per week ingevuld kan worden (36 uur is fulltime).
• De vaste vergaderdata van de OR zijn de dinsdagen en donderdagen.

Interesse?

De werving en selectie voor deze functie is belegd bij Liza Arends, directeur “OR- Ondersteuning”. Solliciteren kan via OR-ondersteuning.

Voor vragen over de functie kun je ook bij Liza Arends terecht via recruitment@or-ondersteuning.nl .