“Ja, maar jij bent toch van communicatie? Dan kan je dat mailtje toch ook even voor mij schrijven?” en “We willen graag een folder? Kan jij dat voor ons regelen?” Twee zinnen die ik als communicatieprofessional regelmatig hoor. Niet omdat collega’s niet snappen wat ik doe, maar omdat ze niet inzien dat effectieve communicatie start met een plan, een idee, een strategie en de juiste vragen. Weet jij als ambtelijk secretaris ondernemingsraad hoe je de communicatie van de ondernemingsraad organiseert? In deze blog lees je meer over wat voor soort vragen je moet stellen om je communicatie effectief te laten zijn.

Een middel is niet het doel
Maar al te vaak krijg ik het verzoek om mee te denken met het opstellen van een ‘folder’. Het beetje nekharen die ik heb gaan dan al snel overeind staan. Een folder maken is namelijk niet zo moeilijk. Je schrijft een gezellige tekst, zorgt dat de 5 W’s erin staan (wie, wat, waar, waarom en wanneer) en je stuurt de tekst naar een vormgever. Wanneer de folders van de drukker komen leg je ze op een balie en wacht geduldig af. Maar na verloop van tijd vraag je je toch af waarom er geen aanmeldingen komen voor je bijeenkomst. De folder sprak toch immers voor zich? Het antwoord is simpel… het maken van een folder was niet het doel, maar zorgen dat de bijeenkomst bekendheid zou krijgen en mensen zich gingen inschrijven was het doel. Is een folder daar het juiste middel voor? Nee dus.

Wat wil je bereiken?
De belangrijkste vraag bij de start van een communicatietraject (hoe groot of hoe klein ook) is: Wat wil je bereiken? Wanneer ben je tevreden met het resultaat? In het voorbeeld van de bijeenkomst ben je dus tevreden wanneer je veel inschrijvingen krijgt. Dat moet je beoogde resultaat zijn. Maar hoe gaan we dat organiseren?

Organisatie van de communicatie
Om je doelen te bereiken moet je de communicatie organiseren, je moet een plan maken. Het gaat iets te ver om in deze blog uiteen te zetten hoe je dat precies doet. Dan zou ik mijn vak tekort doen. Maar de start kan ik wel uitleggen… stel de juiste vragen! Door het stellen van vragen kom je er achter wat je wilt bereiken. Maar ook wie je doelgroep is. Welke communicatiemiddelen een organisatie heeft en of er budget beschikbaar is om communicatiemiddelen te ontwikkelen. Dit zijn een paar voorbeeld vragen die nodig zijn om te achterhalen wat je mogelijkheden zijn om je doelen te bereiken. Wat ook een niet te onderschatten vraag is: wie kan je helpen? Gelukkig hebben de meeste organisaties een communicatiemedewerker of adviseur in dienst. Mijn oproep aan ambtelijk secretarissen van de ondernemingsraad is om contact te zoeken met de communicatieprofessionals binnen je eigen organisatie. Zij kunnen je helpen om te kijken naar de mogelijkheden en zullen je helpen je ideeën scherper te krijgen.

Trial & error
Het laatste punt wat ik nog wil meegeven is dat er geen goed of fout is binnen communicatie. Communicatie is helaas geen exacte wetenschap dus zijn er altijd meerdere oplossingen. Het enige wat je fout kan doen is dat je niet durft te proberen. Evalueren is daarom erg belangrijk binnen communicatie. Wat waren je doelen? Zijn de doelen bereikt? Welk middelen zijn ingezet? Wat kan je de volgende keer beter doen? Trial & error dus.

Sabina van der Zwan
Communicatiespecialist

Sabina van der Zwan

Sabina van der Zwan

Communicatiespecialist

Sabina is een communicatiespecialist met meer dan 10 jaar ervaring in verschillende organisaties. Als Coördinator Communicatie Minimabeleid – Gemeente Leidschendam-Voorburg, communicatieadviseur van de Veiligheidsregio Haaglanden én 5 jaar ervaring in de ondernemingsraad weet zij als geen ander welke communicatiestrategie en communicatieactiviteiten nodig zijn om een succesvolle relatie te verwezenlijken tussen de ondernemingsraad, medewerkers en de bestuurder.

Sabina is docent bij AS-opleidingen en geeft de training ‘Organisatie van OR-communicatie’ van de vakopleiding tot  Ambtelijk Secretaris Coördinator (OR-coördinator)

Meer informatie

Training ‘Organisatie van OR-communicatie’
voor de ambtelijk secretaris adviseur

Vakopleiding OR-coördinator

Vasmo gecertificeerd

 

De ondernemingsraad heeft de plicht de bestuurder en de medewerkers te informeren. Bovendien is het van essentieel belang dat een ondernemingsraad weet wat er leeft in de organisatie. De OR-coördinator heeft tal van moderne communicatiemiddelen ter beschikking om de contacten met en tussen de leden van de ondernemingsraad, de organisatie en de bestuurder te onderhouden. Je leert hoe je deze planmatig inzet.

In de module Organisatie van OR-communicatie leer je op welke wijze je een effectieve en efficiënte communicatiestrategie kunt invoeren voor de ondernemingsraad. Je richt (in overleg met de ondernemingsraad) een optimale communicatie in tussen ondernemingsraad, de medewerkers (achterban) en de directie (bestuurder) met gebruik van tal van moderne communicatiemiddelen  Je leert hoe je deze communicatie planmatig inzet.

Na het volgen van deze module:

  • Kun je een communicatiestrategie voorstellen aan de ondernemingsraad
  • Kun je de strategie uitwerken in een concreet communicatieplan
  • Ben je in staat een planning op te stellen van communicatiemomenten en -middelen
  • Kun je moderne communicatiemiddelen in (laten) zetten
  • Heb je praktische tips over het schrijven van teksten gekregen.