Door toedoen van het corona virus verkeert menige organisatie in een lastige situatie. De ondernemingsraad roeit hierbij met de riemen die hij heeft om vorm te geven aan zijn rol en is vaak geneigd om zich direct te storten op de inhoud. En wat doe jij als ambtelijk secretaris? Lijdzaam toezien? Of je rol nadrukkelijk pakken en de meerwaarde van je functie dubbel en dwars bewijzen door naar oplossingen te zoeken en te helpen structuur en overzicht aan te brengen. Ik help je graag op weg!

Nieuwe werkelijkheid

Er is in korte tijd voor veel organisaties en ondernemingsraden een nieuwe werkelijkheid ontstaan. Een situatie die van een bestuurder om kordate en pragmatische beslissingen vraagt. Hij is er dan ook bij gebaat dat de ondernemingsraad zijn rol effectief en constructief vormgeeft. 

  • Stel voor een overleg in te plannen tussen bestuurder en ondernemingsraad, waarin de ondernemingsraad geïnformeerd kan worden over alle ontwikkelingen.
  • Ondersteun de ondernemingsraad bij het vaststellen van zijn rol bij dit complexe proces. Vertaal dit samen met de ondernemingsraad naar concrete werkafspraken tussen bestuurder en ondernemingsraad.
  • Geef de ondernemingsraad mee ook met de bestuurder af te stemmen hoe de bestuurder de communicatie met de medewerkers vorm wil geven. Welke afstemming onderling nodig is en waar bestuurder en ondernemingsraad samen kunnen optrekken in de communicatie naar medewerkers.

Denk buiten de paden

Neem even afstand van de situatie en zie op hoofdlijnen wat er allemaal gebeurt, welke positie die ondernemingsraad hierbij heeft en kom op basis hiervan tot suggesties voor een effectief contact tussen bestuurder en ondernemingsraad.

  • Bedenk hoe beiden op een efficiënte manier vorm kunnen geven aan de samenwerking en praktisch met de situatie om kunnen gaan.
  • Denk mee hoe de gangbare procedures wellicht wat te versoepelen zijn, zodat de ondernemingsraad flexibel inspeelt op de ontwikkelingen. Aandachtspunt hierbij is dat de ondernemingsraad zijn rol zorgvuldig vorm kan geven en de daadkracht van de organisatie niet negatief beïnvloedt. De ondernemingsraad kan wellicht intern een compact crisisteam samenstellen dat als eerste aanspreekpunt voor de bestuurder fungeert.
  • Bedenk hoe de overige ondernemingsraadsleden aangehaakt blijven om hun rol te vervullen bij de besluitvorming. Ook wanneer zij bijvoorbeeld in het kernproces nodig zijn en niet actief aan de ondernemingsraad deel kunnen nemen.

Ken de rechten van de ondernemingsraad

Breng zo snel mogelijk de rechten van de ondernemingsraad vanuit de Wet op de Ondernemingsraden in kaart.

  • Bespreek met de ondernemingsraad hoe hij deze rechten op een zorgvuldige, maar effectieve manier vorm kan geven zonder een vertragende factor voor de bestuurder te zijn. Aandachtspunt hierbij is dat de ondernemingsraad zijn werkwijze zo inricht dat er sprake kan blijven van zorgvuldige beoordeling van voorstellen en ontwikkelingen.
  • Ondersteun de ondernemingsraad bij het overleg hierover met de bestuurder. Bespreek ook met de ondernemingsraad welke ondersteuning de ondernemingsraad wellicht nodig heeft van interne en/of externe specialisten.

Ondernemingsraad en Corona

Opname van de webinar door Stefan Jansen van De Voort Advocaten

inclusief presentatie en whitepapers

– Van de Werktijdverkorting ( Wtv ) naar Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) –
– Verlofvormen, inzet vakantiedagen –
– Adviesrecht & Instemmingsrecht –
– Thuiswerken –
– Wijziging arbeidsvoorwaarden –

Anders vergaderen

De ondernemingsraad zal ook intern een aantal zaken anders moeten inrichten. De richtlijn vanuit veel organisaties is op dit moment om vergaderingen te beperken en het onderling contact zo veel mogelijk te vermijden. Dit maakt dat OR-vergaderingen in veel gevallen niet doorgaan. Een aantal ondernemingsraadsleden werkt waarschijnlijk vanuit huis en jij als ambtelijk secretaris wellicht ook.

  • Denk met de ondernemingsraad mee hoe de ondernemingsraad de onderlinge afstemming en besluitvorming dan vorm kan geven. Kan je een digitaal systeem inrichten waarin alles via de mail of OR-App wordt afgestemd? Of ben je als ambtelijk secretaris in de gelegenheid de ondernemingsraad te ondersteunen bij het vergaderen op afstand door het introduceren/bevorderen van het gebruik van bijvoorbeeld Teams, Skype of Zoom.
  • Ondersteun de ondernemingsraadsleden die dat nodig hebben bij het gebruik hiervan.
  • Bedenk ook hoe de ondernemingsraad op een digitale manier het contact met de medewerkers vorm kan blijven geven en hoe de ondernemingsraad op een snelle manier bij belangrijke besluiten de medewerkers kan raadplegen.

Kortom

  • Ontzorg de ondernemingsraad zo veel mogelijk bij praktische en procesmatige zaken.
  • Motiveer de ondernemingsraadsleden in deze heftige tijden door een eigen positieve opstelling. Ga zeker niet mee in mogelijke emoties van de ondernemingsraad en behoud je rust en bewaak je professionele en objectieve blik.
  • Zet je kennis en ervaring in en denk met bestuurder en ondernemingsraad mee, dan laat je volop de meerwaarde van je functie zien. Niet alleen belangrijk voor organisatie, bestuurder en ondernemingsraad, maar ook heel uitdagend voor jezelf!

Veel succes!