Op woensdag 11 september jl. vond weer een inspirerende Na-Tafel bijeenkomst plaats met Sandra Bouckaert met als thema: Ranking en invloed van de ambtelijk secretaris.

Deep Democracy is ontwikkeld door Myrna Lewis in Zuid-Afrika in de post apartheidsperiode. Deep Democracy is een vernieuwende methode voor het nemen van besluiten met draagvlak. Bij Deep Democracy richt je je erop alle stemmen te horen, ervan uitgaande dat iedereen in de organisatie iets waardevols heeft toe te voegen. Daarbij gaat Deep Democracy verschillen niet uit de weg, integendeel we zoeken de minderheidsstem juist op. Omdat we ervan uitgaan dat in die minderheidsstem waardevolle informatie zit.
Er zit wijsheid in en het dwingt ons te kijken vanuit een andere invalshoek naar complexe vraagstukken. Als je alle perspectieven meeneemt in een vroeg stadium van je besluitvormingsproces, ook het minderheidsstandpunt, voelt iedereen zich erkend en is saboteren niet nodig. Je creëert commitment en draagvlak, wat resulteert in efficiency.

De Check-In

De Check-In is een manier om een meeting te starten. Het is geen gesprek maar een ‘sharing en dumping’. Er zijn altijd één tot drie leidende vragen. We Checken ‘popcorn style’ in, dus we gaan niet de rij af maar nemen de beurt wanneer we er klaar voor zijn. De gespreksleider start zelf en vat aan het eind kort samen. Tijdens de Check-In was er behoefte om te verbinden en kennis op te doen om deze mee te nemen de organisatie in.

De ijsberg en sabotagegedrag

Het basismodel dat Deep Democracy gebruikt is de ijsberg. Boven de waterlijn is het groepsbewuste, alles waar iedereen van op de hoogte is, onder de waterlijn bevindt zich alles wat de groep als geheel niet weet. Dieper onder de waterlijn zit onze wijsheid en potentieel.

Deep Democracy streeft ernaar zo veel mogelijk van de wijsheid en potentieel van de organisatie in te zetten. Doe je dat niet en voelen mensen zich meerdere keren niet gehoord dan ontstaat sabotagegedrag, eerst bedekt, zoals grapjes en smoesjes, later openlijk. Denk aan staken, oorlog en vertrek. Sabotagegedrag is niet goed of slecht, het is menselijk. Het maakt je organisatie wel ineffectief. De sabotagelijn geeft je een diagnostisch middel in handen om na te gaan hoe ineffectief je organisatie is. Hoe openlijker en zichtbaarder de sabotage, hoe ineffectiever je organisatie.

Ranking

In het Engels spreken we van ‘ranking’, wat rangorde betekent. Verschillen in status spelen een belangrijke rol in de menselijke interactie: naar wie wordt geluisterd? Wie heeft er veel invloed? Wie is machtig en wie niet?

We kennen verschillende soorten status. Vaak denken we vooral aan een formele status die we verkrijgen door een plek in de hiërarchie van een organisatie. Maar er zijn veel meer soorten status, waarvan we ons vaak minder bewust zijn, maar die wel invloed hebben op de interactie en de patronen in een groep. Denk aan bijvoorbeeld: sociale rang, politieke rang, leeftijdsrang, sekse, etnische rang, economische rang. Sommigen rangen kun je verkrijgen, zoals je huwelijkse status of opleiding. Anderen niet, zoals huidskleur.

Arnold Mindell, de grondlegger van Deep Democracy, onderscheidt, naast de formele rang, vijf belangrijke rangen. Deze zijn:

  1. Psychologische rang
    Het zelfvertrouwen dat je je in lastige situaties staande kunt houden. Door zelfbescherming, zelfreflectie. Lastige situaties in je eigen leven of dat van familieleden kunnen je persoonlijke
    groei stimuleren, waarmee je jouw psychologische rang verhoogt. Denk aan ziekte, verslaving, fysieke handicap, misbruik, etc.
  2. Spirituele rang
    Dit gaat over het hebben van een innerlijk kompas, een innerlijke betekenisgeving.
  3. Street-power
    Het comfortabel zijn in groepen die zich zeer negatief naar jou toe opstellen.
  4. Sociale rang
    Sociale rang verkrijg je door veel vrienden, sociale contacten, geld, een familie met kinderen, en een groot netwerk.
  5. Magische rang
    Mensen met magische rang kunnen zaken voor elkaar krijgen waar anderen niets van begrijpen. Denk aan de ICT-man/-vrouw die een hackaanval oplost, de garagemonteur die jouw auto die niet meer rijdt fixt of de organisatieadviseur die een verandertraject succesvol afrondt.

Een rang is niet iets dat altijd vaststaat. De betekenisgeving is contextueel en relatief. In de ene context kan het je status geven een man te zijn, in de andere een vrouw. Of oud, of jong. In verschillende culturele contexten zullen de verschillen in ranking ook anders beleefd worden. In Nederland zijn we bijvoorbeeld heel erg gewend om de ranking, de hiërarchie, zo klein mogelijk te maken. In bijvoorbeeld Frankrijk of Duitsland ligt dat anders, daar is de machtsafstand groter. Hoe we ermee omgaan, welke items ranking geven is dus verschillend. Het is universeel dat het er voortdurend is en dat we er als mensen tijdens elke interactie onbewust mee bezig zijn. Ook in ons non-verbale gedrag.

We voelen ons vaak kleiner of onbekwamer worden, wanneer iemand met hogere rang in de groep stapt. Spanningen die met rangen te maken hebben, zorgen er vaak voor dat we minder slim of vaardig worden. Stel je zit een vergadering voor en dat gaat best goed. Opeens blijkt er iemand in de groep te zitten die meer over het onderwerp weet dan jij. Je voelt je onzekerder worden. Of je manager stapt binnen en je IQ zakt meteen met 20 punten.

Rang heeft daarmee effect op ons vermogen te denken en te spreken. Rang kan zorgen voor openlijke of onderhuidse conflicten. Zeker wanneer de betrokkenen zich niet bewust zijn van hun rang. Conflicten ontstaan vaak als mensen hun rang onjuist inzetten en anderen daarmee toegang tot iets ontnemen, zoals informatie, rijkdom, netwerken, etc. Het is ook goed om te weten dat een hoge rang verslavend is en dat mensen hem daarom moeilijk afstaan, als ze hun rang kwijt raken.

Je kunt in een hoge positie je rang goed en verantwoordelijk inzetten en je rang delen door te zorgen dat je ondergeschikten bijvoorbeeld opleidingen kunnen volgen. Er zijn ook mensen in hoge posities die hun rang niet op een verantwoordelijke manier inzetten. Als je een hogere rang hebt krijg je bepaalde privileges. Zoals toegang tot kennis en opleiding, een parkeerplek op de parkeerplaats van je werk, een auto van de zaak, waardoor je makkelijk en snel ergens heen kunt rijden. Een witte huid waardoor je eerder positief wordt
beoordeeld, er meer naar je geluisterd wordt en je gemakkelijker een baan krijgt etc.

Het is dus zaak dat je je rang bewust inzet: ‘own your rank’. Wat betekent het nu precies ‘jouw rol als ambtelijke secretaris bewust inzetten’? We hebben gekeken naar welke rang je nu hebt en of die positie ook wordt geaccepteerd door jouw werkomgeving. Heb je je rang goed gecommuniceerd? Ook zijn we bezig geweest met de vraag of je een andere rang wilt kiezen die passender is en die jou effectiever maakt en ervoor zorgt dat je meer invloed hebt. Tot slot heb je een inzicht of actie uit de oefening gehaald.

Over Sandra

Sandra Bouckaert

Sandra Bouckaert

Trainer

Sandra Bouckaert is een zeer ervaren trainer, (team)coach en opleider. Als trainer werkte zij jarenlang in het onderwijs, de jeugdhulpverlening en bij gemeenten en sociale diensten. Momenteel werkt zij als zelfstandige en coacht en traint teams en leidinggevenden in de zorg, het onderwijs en welzijn. Zij begeleidt verandertrajecten naar zelfsturing in organisaties. Sandra is sinds 2014 instructor in de Deep Democracy methode en verzorgt Level 1 en Level 2 van het opleidingspad Deep Democracy. Ook coacht zij trainers, adviseurs en leidinggevenden in deze methode en geeft zij supervisie.

Deep Democracy Training ambtelijk secretarissen

Inclusieve communicatie voor ambtelijk secretarissen
28 november 2019