Over de rol en positie als ambtelijk secretaris bij de ondernemingsraad

Laatst was ik bij een klant. Ik was gevraagd om als procesbegeleider één dag te begeleiden in een leiderschapstraject in het kader van een groot verandertraject In het intakegesprek ging men mij geleidelijk aan steeds meer vragen over het verandertraject, wat ik vond van de aanpak, van het leiderschapstraject in relatie tot het tempo van allerlei andere veranderingen etc. Ik verschoof gedurende het gesprek van de rol van procesbegeleider naar de rol van adviseur. Ken jij dat ook? Dat jouw rol niet altijd duidelijk voor jezelf of voor de ondernemingsraad?
Over jouw positie en rol binnen de ondernemingsraad, en hoe invloed hiermee samenhangt gaat dit blog.

Ranking en invloed

Ranking is de status die je hebt binnen een organisatie. Hoe hoger je positie, hoe meer invloed je hebt en hoe meer er naar je geluisterd wordt. Je hebt natuurlijk altijd je officiële status, die te maken heeft met je titel, functie en plek binnen de organisatie, maar er is ook altijd een informele status. Die kan lager of hoger zijn dan je formele status. Er zijn vele factoren die je status bepalen, bijvoorbeeld hoeveel netwerk je hebt, of je man of vrouw bent, je kennis en ervaring, de mate van specialisatie, je opleiding en je leeftijd. Daar zijn we ons meestal maar gedeeltelijk van bewust.

Je status kun je niet zien als je thuis in de spiegel kijkt. Hij wordt pas duidelijk als je in een bepaalde context bent. Ben je een vrouw in een mannenclub? Of een man in een ondernemingsraad van enkel vrouwen? En maakt dit dat je minder kunt zeggen of juist meer? Ben je ouder in een club van jongere ondernemingsraadsleden? Of juist andersom? En wat doet dat met je rank?

Als je je bewust bent van je rank, en dus weet hoe anderen naar je kijken, kun je veel beter afstemmen en de juiste positie kiezen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om wat afwachtender te zijn, zodat je niet de plank misslaat en je initiatieven als misplaatst worden gezien, of je kunt juist je expertrol of je voorzittersrol – als men jou die geeft – uitnutten.

Een hoge of lage rank heeft invloed op hoe je je gedraagt: neem je veel of weinig spreektijd? Stel je vragen of geef je advies? Welke plek kies je aan de vergadertafel? Ben je een sturende voorzitter of een dienende? Het is dus belangrijk dat je weet hoe mensen jou zien. Hoe ziet de ondernemingsraad jou? Als faciliterend en ondersteunend? Als expert, coach, trainer of coördinator, of leider? En welke rank heb je dan in de verschillende rollen?

Jouw formele versus jouw informele rol

Je bent binnen gehaald door de organisatie en in de sollicitatiegesprekken is jouw functie- omschrijving besproken. Jouw rol is voor jou volledig helder. Maar is dit ook wat de ondernemingsraad van jou
verwacht? Komt jouw formele functieomschrijving overeen met de rol die de ondernemingsraad jou (informeel) toedicht? Denk je een belangrijke stem te hebben aan tafel en blijkt dat in de praktijk niet het geval? Ben je formeel voorzitter en in de leidende rol maar informeel niet? Vaak stellen we ons geen vragen bij de start en gaan we gewoon aan het werk. Dan kan er al snel ‘ruis’ ontstaan of frustratie, zowel bij de ondernemingsraad als bij jou.

Hoe kun je je invloed vergroten?

  1. Kies altijd een passende rank om te starten.
    Onder of boven je rank gaan zitten is niet effectief. Men zal niet naar je luisteren. Soms is een lage rank handig, soms een hoge. Vanuit een lagere rank kun je soms andere dingen zeggen dan vanuit een hoge. Vanuit je startpositie kun je geleidelijk een andere positie kiezen.
  2.  Bepaal jouw rol voor jezelf.
    Hoeveel rollen vervul je? Ben je secretaresse/secretaris, heb je een leidende, ondersteunende of adviserende rol? Ben je daarnaast ook nog trainer en coach? Bedenk dat hoe je binnen bent gekomen en dat jouw functieomschrijving niet noodzakelijk overeenstemt met hoe de ondernemingsraad jouw rol graag zou zien. Kijk vanuit de ogen van de ondernemingsraad.
  3. Maak altijd je ‘contract’ met de ondernemingsraad transparant en helder, liefst direct bij je start.
    Als je dat niet gedaan hebt kun je het later doen. Als je rol of je rank niet klopt merk je dat er iets wringt. Zoek uit wat het is door te bespreken hoe jij jouw rol ziet en vraag hoe de ondernemingsraad jouw rol ziet. Dat voorkomt een hoop ‘gedoe’.

Ga bewust om met je rank en je rol

Rank is de positie die je hebt. Rank meet je af aan de omgeving waarin je je bevindt. Welke rank geven anderen jou? Met een hoge rank heb je meer invloed en luisteren mensen meer naar je. Vanuit een lagere rank kun je je soms andere dingen permitteren. Realiseer je dat naast de voor de hand liggende elementen die de hoogte van jouw rank bepalen (zoals je CV, weinig of veel ervaring en opleiding) ook andere elementen van invloed zijn op je positie: je informele rol, je netwerk, of je man of vrouw bent, oud of jong. Kies de rank die men je toebedeelt. En start van daaruit. Als tweede belangrijk aandachtspunt als je je invloed wilt vergroten, is het helder hebben van je rol van belang. Bedenk welke rol de ondernemingsraad voor jou ziet, welke rol jij voor jezelf ziet en maak dat bespreekbaar.

Sandra Bouckaert

Sandra Bouckaert

Trainer

Sandra Bouckaert is een zeer ervaren trainer, (team)coach en opleider. Als trainer werkte zij jarenlang in het onderwijs, de jeugdhulpverlening en bij gemeenten en sociale diensten. Momenteel werkt zij als zelfstandige en coacht en traint teams en leidinggevenden in de zorg, het onderwijs en welzijn. Zij begeleidt verandertrajecten naar zelfsturing in organisaties. Sandra is sinds 2014 instructor in de Deep Democracy methode en verzorgt Level 1 en Level 2 van het opleidingspad Deep Democracy. Ook coacht zij trainers, adviseurs en leidinggevenden in deze methode en geeft zij supervisie.