“Oh, dat is heel simpel joh, moet je gewoon even tegen dat ondernemingsraadslid zeggen dat je het er niet mee eens bent en dat je vindt dat ondernemingsraadswerk ook werk is en dat ze stukken gewoon gelezen moet hebben….”

Hopla, daar ging weer een goedbedoeld advies. Goedbedoeld, zeker, maar was het ook effectief? Vaak denken we al te weten waar de ander behoefte aan heeft, zonder navraag te doen wáár de ander precies behoefte aan heeft. Het is zo menselijk, meteen advies geven. We willen anderen graag van dienst zijn. Daarbij gaan uit van ons eigen referentiekader en niet dat van de ander. Hoe kan jij er wel voor zorgen dat je een effectief advies geeft?

Waarom we twee oren hebben en één mond

We leven in een gedigitaliseerde wereld die ons ertoe aanzet snel(ler) met een advies te komen. Alles is online beschikbaar en on demand leverbaar. In gesprekken gaat het vaak om snel en handig informatie uitwisselen (social media) en de ander even snel op iets wijzen dat je ergens hebt gelezen (digitale forums). Even de tijd nemen om eerst eens echt te luisteren, voordat we met een advies komen, lijkt een vorm van tijdverspilling. Toch hebben we niet voor niets twee oren en maar één mond. Een effectief advies vindt plaats door te luisteren zonder (voor)oordeel en zonder aannames. NIET door de betekenis in te vullen voor een ander (zoek anders even op internet de betekenis van de afkortingen voor n.i.v.e.a. of a.n.n.a. of o.e.n.).

Goed advies wordt altijd genegeerd. Dat is geen reden om het niet te geven

Met dit citaat van Agatha Christie in ons achterhoofd, laten we eens drie simpele stappen doornemen die de kans op het aanvaarden van een goedbedoeld advies zo groot mogelijk maken:

  1. Echt in staat zijn te kunnen luisteren naar de ander (al het andere is bijzaak);
  2. Echt willen begrijpen dat dit voor de ander een lastig vraagstuk is (invoelen in de betekenis die het voor de ander heeft, ook al heeft het voor jou niet veel te betekenen);
  3. Echt in staat zijn nieuwsgierig te zijn naar de onderstroom van het vraagstuk: de vraag achter de vraag (de onderzoekende houding aannemen).

Ten eerste: kan jij er écht even voor iemand zijn als diegene met een kwestie in zijn maag zit? Om zeker te zijn of ik dat kan, stel ik mezelf altijd de vraag: “ben ik op dit moment echt in staat zonder vooroordeel te luisteren?” Wees hierover eerlijk naar jezelf en naar de ander. Als je dat niet kan (bijvoorbeeld als er stress is voor het halen van een andere afspraak of een deadline), zeg het dan en maak een afspraak voor later.

Punt twee: het gaat erom of je empathisch kunt zijn. Of je kunt invoelen wat de situatie voor de ander betekent. Het is altijd fijn als iemand tegen je zegt: “Tjonge, dat is nogal wat en ik kan me voorstellen dat dit voor jou een lastige situatie/vraag is” Dit is het moment aan jou om te bepalen of je het gesprek nu of later kan voortzetten. Laat punt 1. nog eens voorbij komen; nu echt niet even tijd? Zeg dat je graag met de ander wil meedenken (desnoods na die ene afspraak).

En dan komt punt drie aan de orde. Van nature zijn mensen nieuwsgierig én hebben snel een (voor)oordeel. Er is een manier om de nieuwsgierigheid slim in te zetten en het oordeel ‘even’ achterwege te laten. Deze manier heet: open vragen blijven stellen, zoals:

  • Wat is nu precies jouw vraag/probleem?
  • Waarom is dat voor jou een vraag/probleem?
  • Hoe groot is nu eigenlijk dit vraagstuk/probleem of wat is het ergste dat je kan gebeuren?
  • Voor wie is dit ook een vraagstuk/probleem en heb je het wel eens met die personen besproken?
  • Wat zou voor jou de gewenste situatie zijn en wat is daarvoor van jou uit nodig?
  • Wat zou het voor jou betekenen als je dit of dat zegt of laat gebeuren?
  • Welke inzichten leveren jou al deze vragen op?
  • Wat ga je er nu als eerste mee doen? En wanneer?

Het interessante is dat deze vragen de ander echt helpen zelf een advies te formuleren, eentje die heel effectief zal zijn. En dan mag je natuurlijk altijd op het laatst nog vragen: heeft dit gesprek jou geholpen? Succes!

Huub Brinkhof
OR-adviseur Haagse Beek organisatieadvies

Huub Brinkhof

Huub Brinkhof

Trainer / OR-adviseur Haagse Beek organisatieadvies

Huub voelt feilloos aan waar het bij mensen knelt en waar mogelijkheden voor verbeteringen liggen. Dit benoemt hij met respect voor de mens met als doel beweging te creëren in de gewenste richting. Hij schakelt op verschillende niveaus in de organisatie, creëert verbinding, spreekt mensen aan op hun verantwoordelijkheid en invloed en zorgt voor het besef dat het mogelijk is om samen een verandering vorm te geven.

Huub is docent bij AS-opleidingen en geeft de training ‘Persoonlijke adviesvaardigheden’ van de vakopleiding tot Ambtelijk Secretaris Adviseurs (Adviseur OR)

Meer informatie

Training ‘Persoonlijke adviesvaardigheden’ voor de ambtelijk secretaris adviseur

Vakopleiding Adviseur OR

Vasmo gecertificeerd

De ambtelijk secretaris als Adviseur OR heeft binnen de organisatie een bijzondere rol. Je bent de enige die beroepshalve meerdere zittingstermijnen actief is in de ondersteuning van de medezeggenschap. Van jou wordt verwacht dat je vanuit jouw expertise gevraagd en ongevraagd deskundig advies geeft over (de aanpak van) verschillende OR-onderwerpen. Als adviseur ben je vaak de best geïnformeerde deskundige op gebied van de WOR én het continue geheugen in de organisatie wat betreft organisatiewijzigingen.

Hoe kan je als ambtelijk secretaris tot een effectief advies komen richting de Ondernemingsraad zonder ook op de stoel van die OR te gaan zitten? Om een effectieve adviseur te zijn moet je een goede samenwerkingsrelatie opbouwen met het dagelijks bestuur en de OR-leden, je moet het vertrouwen zien te winnen van de stakeholders.

Je weet het verschil tussen ‘gelijk krijgen’ en gelijk hebben, maar weet ook dat dit vaak moeilijk is te overbruggen. Dan blijkt het niet alleen om deskundigheid te gaan, maar ook om belangen, veel of weinig vertrouwen en inschatten wat op het moment zelf haalbaar is.

Na het volgen van deze module:

  • Ben je bewust van jouw kwaliteiten, rol en positie in een adviesproces
  • Leer je vertrouwen en geloofwaardigheid als adviseur op te bouwen
  • Weet je welk type adviseur jij bent en welke adviesstijl bij jou past
  • Beheer je de verschillende fasen van een adviestraject
  • Weet je hoe je om moet gaan met de verschillende belangen
  • Leer omgaan met hoge verwachtingen van jezelf en klanten
  • Leer je effectiever omgaan met weerstand en lastige situatie.