Wat doet de ambtelijk secretaris ondernemingsraad? Als ervaren ‘matchmaker’ tussen ambtelijk secretarissen en ondernemingsraden ben ik goed op de hoogte van de werkzaamheden, heb heel wat keren geadviseerd over profielen en vacatureteksten gemaakt. Na 6 jaar ‘uit het vak’ vind ik het hoog tijd om weer eens in de praktijk te kijken hoe het er naar toe gaat. #metdevoetenindeklei

Op woensdag 17 april 2019 ga ik op bezoek bij Hanna Wahab, adviseur medezeggenschap bij Noordwest Ziekenhuisgroep één van de grootste ziekenhuisorganisaties van Nederland. Het bijzondere aan de functie van Hanna is dat zij naast de ondernemingsraad ook de verpleegkundige adviesraad ondersteunt. Samen met twee andere collega’s werkt ze voor het Bureau Medezeggenschap waar ze samen de ondernemingsraad, cliëntenraad en verpleegkundige adviesraad ondersteunen. Daar waar mogelijk worden advies- en instemmingsaanvragen gezamenlijk behandeld.

OPEN STOEL

Op een aantal vergaderdagen per jaar zet de OR een extra stoel aan de vergadertafel, zodat medewerkers eens een ‘dagje OR’ kunnen meemaken. Dit keer mag ik – als externe – een dag op de stoel.

EEN WERKDAG VAN HANNA

08.00 uur Voorbereiding dagelijks bestuur
08.45 uur Plenaire aftrap
09.30 uur Vergaderingen commissies
11.00 uur OR-vergadering
13.00 uur Voorbereiding overlegvergadering
14.00 uur Overlegvergadering
16.00 uur Evaluatie overlegvergadering

ORGANISATIE

  • Locaties in Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Limmen, Schagen en Texel
  • 700 bedden, <4000 medewerkers en ca. 325 medisch specialisten
w

MEDEZEGGENSCHAP

  • 1 ondernemingsraad met 21 leden, 3 vaste commissies en 2 werkgroepen
  • 1 cliëntenraad (11 leden)
  • 1 Verpleegkundige Adviesraad (7 leden)

ONDERSTEUNING

  • 3 beleidsadviseur medezeggenschap die de 3 raden ondersteunen
  • 1 secretaresse medezeggenschap

WERKGROEP OVERLEG

Ik schuif aan bij de vergadering van de werkgroep organisatie. Deze werkgroep bereidt onderwerpen voor die gaan over de bedrijfsorganisatie. Hanna maakt een kort verslag dat aan het einde van de vergadering al klaar is. Tijdens de vergadering licht zij in hoofdlijnen adviesaanvragen toe en wat de gevolgen zijn voor het personeel, zodat de leden deze weer goed op het netvlies hebben. Ook doet zij suggesties hoe de communicatie naar medewerkers kan worden vormgegeven.
Tijdens de bespreking van een conceptadvies weet Hanna een discussie tussen twee leden handig om te zetten naar een zinsnede in het advies waarin beide leden zich kunnen vinden. Hanna heeft het conceptadvies al eerder opgesteld op basis van input van de leden. Met een kleine wijziging is het concept nu gereed voor de OR. Hanna voegt dit document gelijk toe als bijlage aan de agenda van de OR-vergadering van straks om definitief vast te stellen. 

Om 10.00 uur schuift de vertegenwoordiger van de managers primaire proces aan. Hanna heeft voor de vergadering de agenda al met hen afgestemd. Hanna heeft ook de rol van contactpersoon van de OR en heeft als zodanig regelmatig contact met diverse stakeholders, waaronder een wekelijks overleg de beleidsmedewerker van de Raad van Bestuur. 

OR-VERGADERING EN VOORBEREIDING OVERLEGVERGADERING

De vergadering verloopt efficiënt. Het aangepaste conceptadvies van de werkgroep wordt na een korte toelichting van Hanna als een hamerstuk behandeld. De ondernemingsraad werkt papierloos, met iBabs, en het conceptadvies is dan ook gelijk toegankelijk voor alle leden. Een veel voorkomende valkuil van ondernemingsraden, om het werk van commissies gladjes over te doen, is hier niet aan de orde.

De sfeer binnen de ondernemingsraad is goed. De leden kijken vooral naar nut en noodzaak en kiezen ervoor om niet vast te houden aan het adviesrecht wanneer het voorgenomen besluit ten gunste is van de medewerkers. Ook hieruit blijkt het  onderling vertrouwen tussen ondernemingsraad en Raad van Bestuur. 

Tijdens de voorbereiding van de overlegvergadering verdelen de leden met elkaar alle taken, rekening houdend met de wensen van ieder lid. De leden adviseren elkaar onderling hoe iets gezegd moet worden en grijpen ook terug naar tips die gegeven zijn tijdens de laatste OR-training. 

De rol van Hanna

Tijdens het overleg treedt Hanna op als procesbegeleider en grijpt in als de zaken door elkaar lopen. Zij stelt verduidelijkende vragen om helder te krijgen waarom OR-leden bepaalde onderwerpen aan de orde willen stellen. Ze stemt dit constant af met de voorzitter.

Haar parate kennis op het gebied van de Wet op de Ondernemingsraden is nodig als blijkt dat er iets onduidelijkheid is of een onderwerp instemmingsplichtig is, wat toch wat ingewikkelder is. Ze vraagt goed door bij de leden om helder te krijgen wat het achterliggende doel is om bepaalde onderwerpen aan de kaak te stellen en doet suggesties hiertoe.

Tot slot zie ik dat Hanna ook het levende archief van de ondernemingsraad is als zij ter plekke het proces van een vorig adviestraject kort en bondig kan vertellen.  

r

Dat Hanna de rol van beleidsadviseur combineert voor zowel de ondernemingsraad als de verpleegkundige adviesraad komt naar voren als een onderwerp, dat geïnitieerd is door de cliëntenraad in de ondernemingsraad wordt ingediend. Hanna tipt om ook de mening van de verpleegkundige adviesraad hierover te vragen.

OVERLEGVERGADERING

De voorzitter van de Raad van Bestuur, de PO-adviseur en de beleidsmedewerker van de Raad van Bestuur komen op tijd binnen en de overlegvergadering kan van start. De sfeer van het overleg is goed. De bestuurder is open in zijn communicatie. Zo worden de besluiten van het beleidscentrum wekelijks gedeeld met de ondernemingsraad. Dat de relatie goed is komt ook naar voren uit het feit dat de leden van de ondernemingsraad zich vrij voelen om kritische vragen te stellen. Een initiatiefvoorstel van de ondernemingsraad wordt goed ontvangen en serieus genomen.

Net als bij menig ondernemingsraden is ook hier sprake van een voorgenomen besluit dat al lijkt te worden uitgevoerd. De ondernemingsraad brengt dit professioneel aan de orde. De bestuurder lost het goed op en er is toch voldoende ruimte voor de ondernemingsraad om inhoudelijk te reageren. De constructieve houding zorgt er voor dat een kink in het proces geen nadelige invloed heeft op de relatie zodat alle partijen zich weer kunnen focussen op de inhoud.

Alle leden doen allemaal actief mee en nagenoeg iedereen komt aan het woord. Hanna’s rol is bescheiden. Zij houdt vooral het proces goed in de gaten en stemt goed af met de voorzitter.

Hanna, dank je voor je gastvrijheid! Het was best een lange zit, maar vooral een hele leuke en leerzame dag waarin ik weer eens heb kunnen ervaren hoe het is om #metdevoetenindeklei  te staan. Bovenal heb ik weer gezien hoe enorm belangrijk het vak van ambtelijk secretaris is voor de medezeggenschap in een organisatie; van inhoudelijk kenner, organisator tot verbinder van partijen.  

Liza