De ambtelijk secretaris is bijna een alleskunner op het gebied van medezeggenschap en groepsbegeleiding.
Hij vervult verschillende rollen die hij combineert en afwisselt naar gelang de behoefte van de ondernemingsraad en de fase waarin die zich bevindt. Naast de organisatorische en beleidsondersteunende taken is de ambtelijk secretaris steeds vaker ook een netwerker, een regisseur, een coach, een verbinder, motivator of een trainer-on-the-job.

PENVOERDER

Ik ben de tekstverwerker van de ondernemingsraad.

Penvoerder is de letterlijke betekenis van de term secretaris. Ik verwoord de boodschap van de ondernemingsraad. Ik schrijf niet wat ik wil, want mijn inhoudelijke mening is niet van belang. Het zoeken naar de juiste woorden, die weergeven wat de ondernemingsraad wil zeggen, is mijn grootste uitdaging en daarin slaag ik als ik zo krachtig en helder mogelijk uitdrukking geef aan hun afwegingen, dilemma’s en besluiten.
Voor de verschillende doelgroepen kies ik een andere toon. Een nieuwsbrief aan de achterban legt andere accenten dan een brief aan de bestuurder of de interne verslagen. In alle gevallen wil ik de boodschap zo concreet mogelijk in taal vatten. Meer openheid betekent ook meer begrip.
In de praktijk is dat nog niet zo gemakkelijk. Een ondernemingsraad is over het algemeen huiverig voor teveel openheid aan de achterban. Dat is begrijpelijk, omdat niet alle informatie en afwegingen naar buiten kunnen of mogen. Toch vind ik dat de grote lijnen moeten worden gecommuniceerd en zie ik veel mogelijkheden om daaraan vorm te geven. Ik daag de ondernemingsraad graag uit een stapje verder te gaan dan zij in eerste instantie mogelijk achten. De achterban laat regelmatig weten behoefte te hebben om te horen wat er achter de schermen van de ondernemingsraad gebeurt en stelt de informatie erg op prijs.
De correspondentie tussen ondernemingsraad en bestuurder is gebaat bij volledige, concrete en heldere standpunten, uiteenzettingen en besluiten. Bij beide partijen dring ik daarop aan.
In vergaderverslagen geef ik de essentie van de discussie weer, zodat het besluit daaruit een logisch gevolg is. Zo zijn leden die afwezig zijn snel op de hoogte en is later goed terug te vinden hoe een besluit tot stand gekomen is. Dat betekent niet een letterlijk verslag om ego’s te strelen, maar de elementen die leiden naar een gezamenlijk standpunt.

COÖRDINATOR

Ik ben de regieassistent van de ondernemingsraad.

Er is heel wat te organiseren voor het functioneren van de medezeggenschap. Ik creëer een herkenbare infrastructuur door het archief in te richten en op orde te houden, zodat de actuele stukken toegankelijk zijn voor de ondernemingsraad. Agenda’s, verslagen, nieuwsbrieven hebben een herkenbare lay-out.
De ambtelijk secretaris kan het schakelpunt zijn van informatie-uitwisseling, kennisvergaring, organisatieontwikkelingen en vernieuwingen in denken over medezeggenschap. Dat kan uitgroeien tot een centrum van interne en externe ervaringen en expertise. Omdat ik zie welke kennis, vaardigheden of groepsinterventie nodig is, regel ik scholing. Over de scholingsbehoefte beslist het DB: welke scholing voor wie bij welk trainingsbureau wordt ingekocht.
Soms heeft een ondernemingsraad een eigen budget. Het DB onderhandelt met de bestuurder over de hoogte en bepaalt de besteding. Ik houd de stand van zaken bij en informeer het DB over de mogelijkheden en de overgebleven bestedingsruimte.
Werken volgens een jaarplanning kan de ondernemingsraad structuur geven. Daartoe doe ik een voorzet: wat vindt de ondernemingsraad belangrijk, welke beslismomenten kent de organisatie, wat zijn de evenementen en thema’s die training- of mz-bureaus organiseren? Ik haak aan bij de interne begrotingscyclus en de actualiteit.
Het jaarverslag kan een tijdrovende aangelegenheid zijn. Ik zorg ervoor dat het wordt gepubliceerd, breng ideeën binnen over de vorm en wijze van verspreiding, zoek geschikte illustraties en spoor de leden aan te schrijven.

KENNER

Ik ben de medezeggenschapsdeskundige van de ondernemingsraad.

De term doet vermoeden dat ik alles weet, maar dat is te simpel gedacht. Wel heb ik inzicht in wet- en regelgeving die de ondernemingsraad nodig heeft. De leden zijn prima in staat om alle benodigde kennis op internet te vinden. Het gaat echter om meer dan de letterlijke wetsteksten. Meestal is medezeggenschap een kwestie van wat ondernemingsraad en bestuurder overeen komen. Het resultaat is een interpretatie van de wet, passend bij de organisatie en de dynamiek van de gesprekspartners. Door mijn overzicht kan ik de invalshoeken schetsen die de wet en afspraken bieden. Vaak breng ik nieuwe mogelijkheden waarmee de ondernemingsraad verder kan.
Kennis komt niet alleen uit boeken en van internet. De invloed van de ondernemingsraad op de besluitvorming wordt sterker met kennis over wat er in de organisatie leeft. Omdat de leden van de ondernemingsraad geworteld zijn in hun afdeling, worden zij gevoed door hun collega’s. Ik spoor de leden aan regelmatig met hun achterban in gesprek te gaan om van hen te horen hoe beleid uitpakt en wat bestuursbesluiten voor hen betekenen. Ik kan een motor zijn om verschillende varianten tot stand te brengen: informeel bezoek, in aangekondigde raadplegingen, via enquêtes of spreektijd tijdens door HR of bestuurder georganiseerde medewerkersbijeenkomsten.
Niet kennis op zich is macht, maar kennis delen is macht. Met de relevante kennis over medezeggenschap en informatie uit de organisatie ontstaat gezamenlijke macht over het proces.

NAVIGATOR

Ik ben de reisleider van de ondernemingsraad.

Ik zoek en vind de weg, zodat de ondernemingsraad zijn doel kan bereiken. Daarin ben ik creatief. De OR ondernemingsraad kent het eigen doel door gezamenlijk alle belangen en mogelijkheden af te wegen. Ik maak de plattegrond, doe voorstellen over tijdschema,  spoor de obstakels op en zoek nieuwe wegen als de voortgang stagneert. Het DB is mijn eerste gesprekspartner en samen vormen wij de cockpit. De samenwerking van deze vooruitgeschoven groep is essentieel. Samen bepalen we de strategie en aanpak, zetten we de lijnen uit naar de toekomst. De aansluiting met de OR-leden en de externe gesprekspartners verliezen we niet uit het oog.
Hier ligt meteen een risico: ik ben niet de baas en het DB bestaat uit gewone leden met een extra opdracht. Het is dus zaak voortdurend de hele ondernemingsraad te raadplegen bij de koers en te betrekken bij de uitvoering.
Door kennis van verschillende sectoren of andere werkwijzen, breng ik nieuwe mogelijkheden binnen. Met het onderhouden van actieve netwerken van medezeggenschapsprofessionals houd ik mijn kennis actueel. Zo kan ik een spiegel zijn voor de ondernemingsraad en  impulsen geven voor verder ontwikkeling.

COACH

Ik ben spiegel van de ondernemingsraad.

Met goed kijken en luisteren voel ik de sfeer aan van de groep en zie ik verbanden in het team. Zowel de groep als de individuele leden ontwikkelen zich. Leden leren het spel, zowel onderling als met de bestuurder en de achterban. Vanuit mijn onafhankelijke positie sta ik individuele leden bij in hun groei. Ik ben hun vraagbaak en motiveer als iemand vastloopt.
Voor de persoonlijke ontwikkeling van een OR-lid ben ik eens gevraagd als haar sparring partner te fungeren. Zij vroeg mij om feedback en begeleiding te behoeve van haar persoonlijk functioneren in de organisatie. Door haar sterke kanten, leerpunten en valkuilen samen te formuleren, kon zij weer verder in haar functie. Ook als OR-lid werd zij sterker.
Ook als coach is het dagelijks bestuur mijn eerste gesprekspartner. Wij zijn elkaars spiegel en coach voor de strategie en algemene voortgang. Het liefst belicht ik wegen die niet zo voor de hand liggen. Door samen op te trekken leren we van en met elkaar hoe we sterke eigenschappen en vaardigheden van de leden optimaal kunnen benutten, wie extra steun nodig heeft, wie extra ruimte en verantwoordelijkheid, wie afgeremd en wie gemotiveerd moet worden.

TRAINER-ON-THE-JOB

Ik ben de huisleraar van de ondernemingsraad.

OR-lid ben je niet op het moment dat je gekozen wordt in de ondernemingsraad. Naast het reguliere werk ontwikkelt de medewerker andere kennis en vaardigheden. Dat kost tijd en vergt aandacht. Als relatieve buitenstaander vraag en zie ik wat het nieuwe OR-lid nodig heeft.
Voor de ontwikkeling van het team, dat zich moet vormen, begeleid ik de OR om scholingsvragen te formuleren, onderhoud contact met de trainer en stel in samenspraak het scholingsplan of scholingsprogramma op. Wat wil de ondernemingsraad bereiken tijdens hun zittingsperiode? Wat willen de  leden ontwikkelen?
De eerste stap zet ik zelf: de introductie van wet- en regelgeving, kennis over de actoren en de regels van het spel. Voor de groepsvorming en taakverdeling is het vaak handig om een externe trainer in te huren. Vreemde ogen dwingen. Afhankelijk van de didactische vaardigheden van de ambtelijk secretaris en het vertrouwen van de groep begeleidt de ambtelijk secretaris het groeiproces van de OR zelfstandig of met hulp van een professionele trainer. Voor specifieke kennisbehoefte van leden of van de groep zoek ik de meest optimale trainer en trainingsvorm.

Share This