Meer dan 20.500 studenten, duizenden cursisten en tweeduizend medewerkers: Windesheim is één van de grotere hbo-instellingen in Nederland. Onze hoge-school is gevestigd in Zwolle en Almere.

Ons onderwijs is georganiseerd in vijf domeinen. Domeinen bestaan uit aan elkaar verwante opleidingen en kennis-centra. Drie diensten ondersteunen de primaire processen. Binnen ieder domein of dienst is een afdeling bedrijfsvoering. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de (administratieve) ondersteuning en levert diensten aan de docenten, onderzoekers, het management, studenten en het werk-veld. Denk hierbij aan managementondersteuning, planning, roostering of studievoortgang.

Werken bij Windesheim betekent kiezen voor een onderwijsinstelling die actief wil bijdragen aan een inclusieve en duurzame samenleving. Dit doen we via praktijkgericht onderzoek en door het opleiden van waardevolle professionals

Dit bieden wij

Bij Windesheim zit je goed als het gaat om persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en arbeidsvoorwaarden en regelingen, zoals een dertiende maand, volledige reiskostenvergoeding voor de trein of bus, een verlofregeling en een sportvergoeding. 

De functie valt onder de standaard functiekarakteristiek van medewerker bedrijfsvoering D.
Afhankelijk van jouw opleiding en relevante werkervaring bedraagt het bruto maandsalaris bij een fulltime dienstverband tussen de €2470,- en €3307,-  (conform schaal 8 van de cao hbo).

In verband met een loopbaanstap van de huidige ambtelijk secretaris is de examencommissie HBO ICT en Technology op zoek naar vervanging.

Binnen de examencommissie komen allerlei zaken binnen o.a. verzoeken betreffende het toekennen van een vrijstelling, ont-heffing van de instapdrempel, een extra tentamenkans, maar bijv. ook klachten over een tentamen(afname) en meldingen van een vermoeden van fraude. Tijdens de vergadering worden de binnengekomen studentzaken behandeld en eventuele ver-zoeken van de opleiding en beleidszaken

 

Zo ziet jouw baan eruit

Als ambtelijk secretaris verricht je organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de examencommissie HBO ICT en Technology. Je draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen

Je bent in staat een eerste selectie te maken van de binnenkomende verzoeken van studenten en deze adequaat te beantwoorden. Overige verzoeken bereid je voor, zodat de examencommissie deze kan behandelen. Je informeert studenten en betrokkenen over uitspraken en verwerkt deze in de relevante systemen (Educator, JOIN, etc.). Voor de procedure voor de bindende studieadviezen (BSA) ben je de spin in het web. Je bewaakt de voortgang van de procedure, verzamelt relevante informatie en verzendt correspondentie op het juiste tijdstip naar diverse doelgroepen. Ook doe je voorstellen ter verbetering van voorschriften en procedures.

Hoe ziet je week eruit?

De examencommissie vergadert wekelijks op dinsdag in Almere. Bij de examencommissie komen allerlei zaken binnen o.a. verzoeken betreffende het toekennen van een vrijstelling, ontheffing van de instapdrempel, een extra tentamenkans, maar bijvoorbeeld ook klachten over een tentamen(afname) en meldingen van een vermoeden van fraude. Jij bent degene die de agenda opstelt en bewaakt dat alle binnengekomen verzoeken worden behandeld. Zodra een verzoek binnenkomt neem je dit in behandeling en bereid je dit voor. In sommige gevallen moet je nog nadere informatie uitvragen bij student of verder onderzoek doen. Als het verzoek compleet is agendeer je het voor de vergadering. Tijdens de vergadering worden de binnengekomen studentzaken behandeld en eventuele verzoeken van de opleiding en beleidszaken. Doorat je de verzoeken hebt voorbereid kun je de leden van de examencommissie goed adviseren bij het nemen van het besluit. Als ambtelijk secretaris ben jij degene die bewaakt dat besluiten conform wet- en regelgeving worden genomen. Je notuleert tijdens de vergadering en na afloop van het overleg zorg je voor de afwikkeling van de besluiten. Naast het voorbereiden van de verzoeken en agenda heb je gedurende de week ook tijd om aan de slag te gaan met bijvoorbeeld het up to date brengen van de community, doorvoeren van verbeteringen in procedures, verdiepen in relevante wet- en regelgeving, het ontwikkelen van een digitaal aanvraagformulier en met name rondom periode 4 de BSA-procedure.

Je maakt onderdeel uit van het team Officemanagement en evenementen, het team bestaat uit 17 collega’s. Je werkt nauw samen met 3 collega’s waarmee je kunt sparren. Gezamenlijk zijn jullie verantwoordelijk voor de ambtelijke ondersteuning van de examencommissies/medezeggenschap.

Jouw expertise

Heb je een flexibele, dienstverlenende en proactieve werkhouding? Werk jij nauwkeurig en zorgvuldig? Daarnaast herken jij jezelf in onderstaande punten:

  • Je beschikt over een relevante afgeronde hbo-opleiding bijvoorbeeld HBO-Rechten of bedrijfskunde.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring in de rol van ambtelijk secretaris, bijvoorbeeld van een medezeggenschapsorgaan of klachtencommissie.
  • Je bent georganiseerd, werkt planmatig en bent in staat deadlines te bewaken, zowel van jezelf als van anderen. Dit betekent dat je verantwoorde keuzes maakt om het gewenste resultaat te bereiken en stemt jouw prioriteiten hierop af.
  • Je beschikt over zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden en beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
  • Je onderneemt proactief acties om jouw kennis, vaardigheden en competenties te vergroten/verbeteren.
  • Je beschikt over goede ICT-vaardigheden en kunt werken met Office 365.
  • Je bent beschikbaar op de dinsdag en de overige twee dagen zijn in overleg.

Windesheim als werkgever

We hebben oog voor elkaar en zijn betrokken bij de samenleving. Wij durven te vernieuwen en het bestaande ter discussie te stellen. Samen zijn we nieuwsgierig hoe het beter kan.  Wij delen onze kennis en zijn gericht op samenwerken.

Onze medewerkers waarderen de persoonlijke aandacht die er voor hen is en de diversiteit en de levendige omgeving dankzij de studenten. Zij waarderen hun werk bij Windesheim gemiddeld met een cijfer 7,5.  Collega’s ervaren veel werkplezier en ook het thema leiderschap wordt hooggewaardeerd. Onze vestiging in Almere staat middenin het bruisende centrum van Almere.

Solliciteren kan tot uiterlijk vrijdag 4 oktober 2019 om 17.00 uur door middel van onderstaand sollicitatieformulier.

SOLLICITATIEFORMULIER