Voor de ondernemingsraad van een onafhankelijke publieke toezichthouder, onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken zijn we op zoek naar een ambtelijk secretaris.

Functie/opdracht omschrijving:

Als Ambtelijk Secretaris ben je de spin in het web van het overleg tussen de bestuurders en de Ondernemingsraad (OR). Je biedt organisatorische ondersteuning voor het overleg met de OR. Daarnaast volg je inhoudelijke ontwikkelingen aan de hand van de vergaderstukken en waar nodig verzamel je aanvullende informatie binnen en buiten de organisatie. Je notuleert de vergaderingen, schrijft toelichtingen/samenvattingen en helpt met het stellen van de juiste prioriteiten. Je ziet toe op procedurevoorschriften en bewaakt de voortgang. Je pakt zaken zelfstandig op en komt proactief met voorstellen en adviezen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor de OR, het bestuur, de adviseurs en de ondersteuners.

Als Ambtelijk Secretaris houd je je bezig met:

• Het plannen en organiseren van de OR- en Overlegvergaderingen (OV’s) tussen het ACM-bestuur en de OR;
• Het opstellen van de vergaderagenda’s en voorbereiden van vergaderstukken in overleg met het Dagelijks Bestuur van de OR en het bestuur;
• Het zorgdragen voor de verslaglegging bij OR-vergaderingen en OV’s en het bewaken van de actiepunten en procedures;
• Reageren op binnenkomende signalen van collega’s (via de OR-mailbox) en actiepunten uitzetten bij de juiste mensen;
• Het inventariseren van scholingsdoelen en het organiseren van trainingen voor OR-leden.

Als Ambtelijk Secretaris bij ACM ga je vanuit een onafhankelijke positie bijdragen aan een professionele vertegenwoordiging van het personeel en kijkt achter de schermen mee wat er allemaal gebeurt bij deze organisatie.
Als Ambtelijk Secretaris ben je goed in organisatorische werkzaamheden, je communiceert makkelijk en je spreekt en schrijft goed Nederlands. Daarnaast heb je kennis van en ervaring met de toepassing van de regelgeving op het gebied van de OR en heb je al enige ervaring als Ambtelijk Secretaris. Het is belangrijk dat je goed kunt notuleren, plannen en organiseren. Andere belangrijke competenties zijn organisatiesensitiviteit en integriteit.