Afgelopen weken hoorde ik het veel mensen zeggen: “Na deze crisis gaat er iets veranderen. We gaan anders werken; meer online en digitaal “. De Coronacrisis heeft er voor gezorgd dat mensen over de hele wereld massaal en versneld op zoek zijn gegaan naar mogelijkheden om hun werk online voort te zetten. Voor de ondernemingsraad betekent dit beeldvergaderen. Voor sommigen een hele nieuwe ervaring.

Mogelijk hebben jullie je net als ik de afgelopen week verbaasd over het enorme aanbod aan online systemen die digitaal vergaderen mogelijk maakt. In deze blog neem ik je mee hoe je als ambtelijk secretaris de ondernemingsraad zo goed mogelijk kunt ondersteunen bij het beeldvergaderen. Ik heb praktische tips en tricks opgedoken uit de massa tips op internet aangevuld met mijn eigen ervaring. 

Zorg voor een goede start

Stel als ambtelijk secretaris instructies op voor de leden van de ondernemingsraad, zodat ze goed kunnen starten met beeldvergaderen. Een goed begin is immers het halve werk. Een soepele start helpt bovendien om de eventuele weerstand weg te nemen die het werken met nieuwe tools mogelijk geeft. Onderstaande punten kun je meenemen in de instructie:

      • De link waarmee de OR-leden kunnen inloggen. Tip: kies een systeem met een eenvoudige inlogprocedure, bij voorkeur waar mensen geen eigen inlogaccount voor hoeven aan te maken;
      • Geef duidelijk aan welke eisen er worden gesteld aan de apparaten (ipads, smartphones of laptops). Zo is het lastig online vergaderen wanneer je laptop niet beschikt over een microfoon en webcam;
      • Vraag de OR-leden om in een rustige ruimte in huis te gaan zitten;
      • Een rustige achtergrond (geen uitpuilende boekenkast);
      • Zorg dat het licht niet van achteren komt, dan word je een zwarte vlek;
      • Gebruik bij te veel achtergrondgeluid een headset;
      • Vraag mensen 10 minuten voor de tijd in te loggen. Mocht het inloggen niet lukken dan kun je als ambtelijk secretaris telefonisch helpen met inloggen. Zo kun je op tijd starten.

Praktische tips tijdens de vergadering

Beeldvergaderen vraagt om een andere vergaderdiscipline. Je kunt een ondernemingsraad voorzien van tips en adviezen om de beeldvergaderingen zo effectief mogelijk te laten verlopen.

Gestructureerd starten

      • Start met een rondje ‘Hoe zit iedereen erbij?’. Zeker in deze tijden is het fijn om hier even bij stil te staan. Het kan handig zijn wanneer de voorzitter de namen opnoemt van de OR-leden om te voorkomen dat mensen door elkaar heen praten. Dit werkt overigens ook goed voor de vaste agendapunten: mededelingen en de rondvraag.

 ‘Spelregels’ voor het vergaderen

      • Laat iedereen zijn microfoon op mute (gedempt) zetten. Het beeld verspringt namelijk steeds naar degene die het meeste geluid maakt (dus ook degene die hoest of iets zegt tegen de kinderen enz.). Wanneer de OR-leden iets willen zeggen, kunnen ze zelf hun microfoon weer aanzetten.
      • Je kunt ook werken met het opsteken van een hand wanneer de vergaderdeelnemers iets willen zeggen.
      • Wanneer de ondernemingsraad moet stemmen over een onderwerp kunnen ze werken met duimpje omhoog/duimpje naar beneden. Dit werkt overigens ook goed wanneer iemand wil aangeven dat hij/zij het eens is met een spreker (dan hoeft men niet in het gesprek in te breken).

 Gebruik de mogelijkheden

      • Maak gebruik van de functie: ‘scherm delen’. Zo kun je de agenda of de vergaderstukken tonen aan alle deelnemers. Wanneer je als ambtelijk secretaris notuleert in IBabs of Word kun je ook jouw scherm delen met alle deelnemers. Zo kan iedereen direct input geven op de notulen.
      • Maak gebruik van de chat functie, deze kunnen de deelnemers gebruiken om een korte reactie te geven of aan te geven dat ze willen inbreken in het gesprek.

Creatief vergaderen

Veel ambtelijk secretarissen zijn aanjager van het gebruik van creatieve of  interactieve werkvormen tijdens de vergadering. Gelukkig kan dat tijdens het beeldvergaderen nog steeds!
Een aantal tips:

      • Deel de vergadering op in online en offline momenten. Voor een brainstrom kun je ook even ‘uitloggen’ (microfoon en webcam uitzetten) zodat mensen zelf even kunnen nadenken, na 10 minuten kun je de vergadering weer hervatten;
      • Wanneer je in Zoom werkt maak dan gebruik van de break-out rooms. OR-leden kunnen dan in kleine groepjes overleggen over een onderwerp waarna ze de uitkomsten plenair terugkoppelen;
      • Samen een Mindmap maken via Mindmeister.com. Iedereen kan deze open zetten op een ander blad en kan er direct in werken.
      • Bekijk ook eens deze digitale werkvormen:
        • Kahoot.com om quizzen te maken. Dit kan een leuke interactie geven.
        • Mentimeter.com is goed in te zetten om een stelling te bespreken. Zo kun je een gespreksonderwerp openen.
        • Peardeck.com heeft verschillende praktische werkvormen.

Wees niet te bang en laat je verrassen door alle online mogelijkheden! Succes!