“Als er iets is, gewoon even bellen”

Voor wie de term 3D Trofee nog niets zegt: het is de prijs voor de organisatie met het beste overleg in de driehoek medezeggenschap, toezicht en bestuur; ook wel de ‘gouden driehoek’ genoemd. In dit driehoeksoverleg komen alle lagen van de organisatie samen. 3D staat voor dialoog, duurzaamheid en diversiteit. Eigenlijk is het een trofee die iedere organisatie zou moeten willen winnen. Initiatiefnemer is de Alliantie Medezeggenschap en Governance (AMG) (Zie kader). Dit voorjaar werd de Driehoek 3D Trofee voor de achtste keer uitgereikt. Ilona Prevos werkt als ambtelijk secretaris bij de winnaar kinderopvangorganisatie Humankind. Ze vertelt wat de organisatie zo bijzonder maakt. Aukje Nauta, voorzitter van de jury van de 3D trofee licht toe waarom sociale veiligheid dit jaar het thema is.

Door Liza Arends en Helene Hubers

Veiligheid als thema

Dit jaar stond het thema sociale veiligheid centraal. Denk hierbij aan: kan ik zeggen wat ik denk, ook als ik twijfel? Waarderen wij ieders inbreng zonder vooroordelen of statusgevoeligheid? Elke dialoog in een organisatie staat of valt met sociale veiligheid, ook in de governance-driehoek. Als er in de driehoek aandacht is voor sociale veiligheid versterkt dat de sociale veiligheid in de gehele organisatie. De jury heeft gekeken hoe sociale veiligheid ervaren wordt tussen de drie gremia, en binnen elk gremium op zich. En dat onder het motto: goed voorbeeld doet goed volgen. De winnaars van de trofee zijn een bron van inspiratie voor andere organisaties.

Veiligheid als thema

Dit jaar stond het thema sociale veiligheid centraal. Denk hierbij aan: kan ik zeggen wat ik denk, ook als ik twijfel? Waarderen wij ieders inbreng zonder vooroordelen of statusgevoeligheid? Elke dialoog in een organisatie staat of valt met sociale veiligheid, ook in de governance-driehoek. Als er in de driehoek aandacht is voor sociale veiligheid versterkt dat de sociale veiligheid in de gehele organisatie. De jury heeft gekeken hoe sociale veiligheid ervaren wordt tussen de drie gremia, en binnen elk gremium op zich. En dat onder het motto: goed voorbeeld doet goed volgen. De winnaars van de trofee zijn een bron van inspiratie voor andere organisaties.

Uit het juryrapport over de winnaar Humankind

“Alle ingrediënten die de jury van belang vindt, zijn terug te vinden bij Humankind. Van voordrachtscommissaris tot formeel en informeel overleg, van sociale veiligheid tot en met het oprecht willen leren van elkaar. Er zijn twee bijzondere redenen waarom de jury juist HumanKind als winnaar 2025 heeft uitgeroepen. In het recente verleden van HumanKind verliep de samenwerking in de driehoek best moeilijk. De wijze waarop ze die samenwerking hebben weten te herstellen verdient respect. In de driehoek is er nu volop veiligheid, want de bestuurder deelt heel vroeg informatie, ook als plannen half af zijn; een bewijs dat er vertrouwen is en dat men zich sociaal veilig voelt. De tweede reden is onze bewondering voor het feit dat in een organisatie met zo’n 4500 medewerkers verdeeld over 500 kinderopvanglocaties het tóch lukt om goed te communiceren.”

Een mooi voorbeeld van deze communicatie is – volgens het juryrapport – het ‘rondje velden’ dat de toezichthouder twee keer per jaar doet. Hij bezoekt een aantal locaties bezoek en vraagt er simpelweg: “Hoe gaat het nu eigenlijk?” Ook vraagt de toezichthouder of mensen last hebben van zaken die voortkomen uit strategische beslissingen binnen de organisatie. De informatie neemt hij mee in de gesprekken met de ondernemingsraad: “Jongens, ik hoor dit. Wat krijgen jullie terug uit de organisatie?” Doel daarbij is niet om het bestuur te belemmeren, maar om samen te checken of de juiste punten op de agenda staan.

Een trotse ambtelijk secretaris

Ambtelijk secretaris Ilona Prevos is trots op haar prijswinnende organisatie. Ze begon er dertig jaar geleden als pedagogisch professional en werkt inmiddels al een jaar of tien als ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad. Ze vertelt dat het initiatief voor de nominatie kwam van de vaste trainers van de ondernemingsraad. Zij vroegen of ze Humankind mochten nomineren. “De trainers hadden zoiets van: ‘wij maken zoveel ondernemingsraden mee en zoals jullie het doen, dat is eigenlijk wel uniek. Mogen wij jullie nomineren?’ Toen zeiden wij prima, doe je ding. We dachten: we zien wel wat er van komt. De raad van toezicht, de bestuurder en het dagelijks bestuur van de OR hebben gezamenlijk een mooi filmpje opgenomen. Daarin vertellen ze hoe zij de medezeggenschap zien en hoe zij haar met elkaar onderhouden.”

Wat Humankind volgens Ilona onderscheidt is bevlogenheid. “Iedereen werkt hier met zijn hart. Dat zorgt soms voor intensiteit, maar vooral voor een open, eerlijke cultuur. Er is veel vertrouwen en er wordt veel informeel geregeld – dat past bij wie we zijn.” Juist die combinatie van bevlogenheid en vertrouwen maakt dat het overleg in de driehoek natuurlijk en oprecht verloopt. “Als er iets speelt, pakken we gewoon de telefoon. Geen ingewikkelde routes – even bellen en het is opgelost.”

Waarom maken mensen ruzie?

“Ik word echt warm van onderzoeken hoe mensen op de werkvloer met elkaar omgaan. Waarom rommelen ze, waarom maken ze ruzie? Daar is heel moeilijk beleid op te maken. Je moet het gewoon durven om je uit te spreken en het durven om een ingewikkelde vraag te stellen.” Aan het woord is Aukje Nauta, organisatiepsycholoog en sinds dit jaar voorzitter van de jury van de 3D trofee. Ze is gefascineerd door psychologische en sociale veiligheid in organisaties en het belang van het goede gesprek daarbij.

Aukje legt uit dat de keuze voor het thema sociale veiligheid voor de 3D trofee past bij het moment. Het is een ‘hot issue’. “Dankzij Me too, Black Lives Matter en The Voice is sociale veiligheid op de bestuurstafel terechtgekomen. Dan ligt het automatisch ook op de tafels van de driehoek. Veel organisaties schieten momenteel een beetje in een kramp als het gaat om sociale veiligheid. We komen uit een cultuur waarin je heel ver komt als je bij wijze van spreken schreeuwt en commandeert. En nu dreigen we door te schieten naar een cultuur waarin we niks meer tegen elkaar durven te zeggen. Het is een soort van pendule en daar zit die driehoek volop in. Hoe kunnen die drie gremia ervoor zorgen dat er een juist evenwicht ontstaat tussen goed juridisch en HR-beleid aan de ene kant en het volop inzetten op dat openhartige gesprek op de werkvloer aan de andere kant? Ja, daar staan zij alle drie voor aan de lat, denk ik.”

Ambtelijk secretaris als mediator

Als het gaat over sociale veiligheid heeft ook de ambtelijk secretaris een belangrijk rol. Volgens Aukje zou de ambtelijk secretaris mediationvaardigheden moeten hebben. Hij hoeft geen gecertificeerd mediator te zijn, maar dergelijke vaardigheden passen wel heel mooi bij de tussenrol die de ambtelijk secretaris vaak heeft. Aukje: “Idealiter doet een mediator helemaal niks hè? Die is lui, dom en dakloos. Lui omdat hij anderen hun zegje laat doen. Dom, want hij vraagt eindeloos door en weet zelf niks van de inhoud. En dakloos, want hij hoort niet bij de één en ook niet bij de ander. Dus luisteren, samenvatten, doorvragen en heel nieuwsgierig zijn. ‘Goh, zie jij dit zo? Wat interessant. Dat betekent dat A en B heel ver uit elkaar liggen. Maar ja, we hebben toch met zijn allen een organisatie te runnen? Hoe brengen we dit bij elkaar?’. Als je de onderliggende belangen kent, kom je erachter wat er wél mogelijk is. De ambtelijk secretaris kan die rol nemen op een heel open, vriendelijke en liefst speelse, bijna-naïeve manier.”

De schaamte voorbij

Ambtelijk secretaris Ilona Prevos vertelt over de periode dat het bij Humankind even niet zo soepel ging bij de laatste wisseling van bestuurder. Dat betekende echter niet dat het contact verloren ging. Ilona: “Het werd wel wat formeler en zakelijker. Maar wat niet veranderde was: ‘als er iets is, bel me maar gewoon’. Uiteindelijk is dat makkelijker want dan is het vaak met woorden al opgelost. Eventjes de angel eruit halen als er iets speelt.” En dat is precies wat de jury van de 3D trofee zo waardeerde: dat men bij Human Kind het ongemak uitspreekt, want juist dan gaat men de schaamte voorbij en lost men gedoe op.