De OR als vraagbaak
Huub Brinkhof begeleidt intervisiebijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen. Er komen interessante casussen langs.
Deze keer een casus over een ondernemingsraad die zichtbaarder wil worden voor collega’s. De leden streven naar korte, informele lijntjes met de medewerkers om te weten wat er speelt en hun rol als OR optimaal te vervullen. Tot nu toe bleef het ophalen van informatie, ervaringen en meningen echter minimaal.
Om het contact met de medewerkers te bevorderen, nodigde de OR hen uit met hun vragen en situaties naar de OR toe te komen. De ambtelijk secretari adviseerde de oproep specifieker te maken om irrelevante of ongerichte vragen te voorkomen, maar de OR zette de postbus wagenwijd open: “Kom maar op met al jullie vragen!”
Het gevolg laat zich raden:
- Beste OR, kunnen jullie eens kijken naar de hoogte van mijn salaris, daar klopt echt helemaal niets van. Ik werk hier al veel langer dan collega X, maar zij verdient meer. Dat is toch je reinste discriminatie?
- Hallo OR, bij ons op de afdeling hebben we echt problemen met een collega die weigert om deodorant te gebruiken, kunnen jullie daar iets aan doen alsjeblieft?
- Hoe kan de directie zomaar besluiten dat we wel op Koningsdag vrij zijn, maar niet op 5 mei?
- Kunnen jullie eens vragen om een nieuw kopieerapparaat op de derde verdieping, dat ding loopt continu vast.
De ambtelijk secretaris beheert de OR-mailbox en mocht alle vragen voorzien van passende antwoorden.
De ambtelijk secretaris bracht deze casus in voor intervisie en vroeg de groep mee te denken over hoe hij in het vervolg zijn advies aan de OR krachtiger en overtuigender kan formuleren. Na het verkennen van de casus werd duidelijk hoe de verhouding tussen de ambtelijk secretaris en de OR in elkaar zit. De ambtelijk secretaris is een bedachtzame man, eerst denken dan doen. En hij wil graag verwachtingen waarmaken. De OR bestaat daarentegen voor een groot deel uit creatieve, extraverte leden die vaak met grootse ideeën komen en sterk zijn in netwerken, maar minder gericht zijn op de uitvoering en afwikkeling van die ideeën.
Dit verschil in aanpak heeft tot gevolg dat de adviezen van de ambtelijk secretaris soms ondersneeuwen in het enthousiasme en de dynamiek van de OR. Daardoor worden belangrijke punten niet altijd opgevolgd of concreet uitgewerkt. De uitdaging voor de ambtelijk secretaris ligt dus in het vinden van een manier om zijn bedachtzaamheid te koppelen aan de energie van de OR.
Om in de toekomst beter zijn positie en kwaliteiten in te kunnen zetten, gaven de collega’s in de intervisiegroep hem het advies om een heldere afspraak te maken met de OR over zijn rol in de uitvoering. Bijvoorbeeld: “In mijn rol als ambtelijk secretaris kun je me hiervoor inzetten…” en “Betrek mij vóór de uitvoering van jullie geniale ideeën bij de praktische uitvoering”. Door een duidelijke rolafbakening en een meer proactieve samenwerking kan de ambtelijk secretaris zijn bedachtzaamheid en praktische aanpak beter inzetten om de adviezen op te laten vallen en de ideeën van de OR effectief te helpen uitvoeren.
