Functiewaardering: De ambtelijk secretaris in de gezondheidszorg onder de loep
In gesprek met Menno Jacobs, FWG-deskundige bij Stichting FWG over de herijking van de kernfunctie ambtelijk secretaris binnen de gezondheidszorg.
Door Ellen van Dilst en Liza Arends
Herijking van de kernfunctie ambtelijk secretaris: Menno Jacobs grijpt zijn kans
“Toen de kernfunctie van ambtelijk secretaris aan de beurt was om te worden herijkt, heb ik direct mijn vinger opgestoken.” Deze gretige professional is Menno Jacobs. Hij werkt als FWG-deskundige bij Stichting FWG waar hij onder andere betrokken is bij het onderhouden van het Functie-Waarderingssysteem Gezondheidszorg (FWG). FWG is hét functiewaarderingssysteem in de sector gezondheidszorg. Het is ontstaan in de jaren ’70. Sindsdien wordt het jaarlijks geactualiseerd naar aanleiding van een uitgebreid onderzoek naar de ontwikkeling van een aantal functies. Bij dit onderzoek zijn ook de sociale partners en vertegenwoordiging uit het werkveld betrokken.
Dat Menno Jacobs zo graag mee wilde werken aan het actualiseren van de functie ambtelijk secretaris, is niet gek. Hij heeft ruime ervaring als HR-professional binnen zorginstellingen. In zijn rol als manager HR had hij jarenlang medezeggenschap in zijn portefeuille. Twee jaar geleden maakte hij de overstap naar FWG. Momenteel werkt hij aan het actualiseren van de kernfunctie ambtelijk secretaris. Deze is ongeveer tien jaar geleden voor het laatst onderzocht. De kernfunctie is breedgehouden en omvat ondersteuning van alle vormen van medezeggenschap, waaronder de ondernemingsraad en cliëntenraad.
Over FWG
Functiewaardering is het proces waarbij de waarde van een functie binnen een organisatie wordt beoordeeld op basis van taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden. Het resultaat is de relatieve zwaarte ten opzichte van andere functies. Het doel is om functies eerlijk te belonen en een consistente beloningsstructuur te creëren.
FWG is het functiewaarderingssysteem dat gebruikt wordt in de zorg. Het systeem wordt onderhouden door Stichting FWG, in samenwerking met werkgevers- en werknemersorganisaties.
In het FWG-systeem wordt ‘de zwaarte’ van een functie bepaald en wordt de functie ingedeeld in een functiegroep. De cao-partijen koppelen vervolgens deze functiegroepen aan salarisschalen.
Grondig onderzoek en samenwerking met experts voor functieherijking
Stichting FWG onderzoekt vijftien tot twintig functies per jaar. De functies worden doorgaans om de vijf jaar onderzocht. Jaarlijks wordt alle zorgorganisaties, die FWG toepassen gevraagd of er nog ontwikkelingen zijn in de functies binnen hun organisaties. In overleg met de paritaire adviesgroep maakt FWG vervolgens een afweging welke functies onderzocht worden. Dat het laatste onderzoek naar de functie van ambtelijk secretaris al wat langer geleden heeft plaatsgevonden komt doordat deze in eerdere jaren niet veel genoemd is in de uitvraag onder zorgorganisaties. Dat wil overigens niet zeggen dat er geen ontwikkelingen hebben plaatsgevonden in de functie. De paritaire adviesgroep bestaat uit vier vakbonden en vier werkgeversorganisatie.
Na een extensief bureau-onderzoek naar de functie van ambtelijk secretaris volgden expertbijeenkomsten met ambtelijk secretarissen. “Daar lieten we ons vertellen hoe het zit. We hadden gerichte vragen op basis van het vooronderzoek dat we hebben gedaan. De expertmeetings waren druk bezocht. Er was veel belangstelling van professionals om input te geven.”
“Men verwacht dat de ambtelijk secretaris op strategisch niveau kan meedenken en een bijdrage kan leveren”
“Tijdens het bureauonderzoek haal ik allerlei informatie overal vandaan: internet, YouTube, functiemateriaal van organisaties, beroeps- en netwerkverenigingen, opleidingsbureaus. Ook vraag ik onze R&D-afdeling over ontwikkelingen die zij zien of kunnen ophalen. Deze informatie dient ook als input voor de drie expertbijeenkomsten die we vervolgens organiseren.”
Visie op medezeggenschap bepalend voor werk ambtelijk secretaris
Een in het oog springende conclusie uit deze bijeenkomsten is dat de visie op de medezeggenschap, van zowel de organisatie als van de bestuurder, bepalend is voor de vorm en uitvoering van de functie van ambtelijk secretaris. Hoe de medezeggenschap is ingericht bepaalt dus hoe jij als ambtelijk secretaris je werk kunt doen of hoe je werk is opgebouwd. Menno merkt op dat de verschillen in de praktijk heel groot kunnen zijn. “Zo zijn er in het geval van cliëntenraden voorbeelden waarbij de ene organisatie een bureau met ambtelijk secretarissen heeft die 35 raden ondersteunt, terwijl bij een andere organisatie, van dezelfde omvang, één ambtelijk secretaris 35 (lokale) cliëntenraden moet ondersteunen. Dat laatste is natuurlijk niet te doen”.
Verschillende interpretaties van de onafhankelijke positie
Tijdens de expertbijeenkomsten leverde de onafhankelijke positie van de ambtelijk secretaris ook onderling veel discussie op. Ambtelijk secretarissen blijken er heel verschillend naar te kijken. Als de organisatie er geen visie op heeft, zie je in de praktijk ambtelijk secretarissen zelf hun ruimte pakken.
Meer vraag naar de adviseur medezeggenschap
De rol van adviseur medezeggenschap komt steeds vaker voor. Deze professional adviseert niet alleen medezeggenschaps-raden, maar ook de directie en bestuurder. Onder meer over medezeggenschapsprocessen, participatiebeleid en hoe de medezeggenschap goed ingebed te krijgen in de organisatie. Deze ontwikkeling is eraan te danken dat organisaties in de afgelopen jaren groter en complexer zijn geworden. Daardoor verwacht men ook van de ambtelijk secretaris dat hij op strategisch niveau kan meedenken en een bijdrage kan leveren.
Grote invloed van de drie leergangen
Menno vond het opmerkelijk dat de opleidingsstructuur voor veel organisaties leidend is geweest voor de beschrijving van de functie van de ambtelijk secretaris. “Dat is jammer. Ook al komt deze opleidingsstructuur vanuit een beroepsorganisatie, zou de beschrijving intrinsiek vanuit de eigen organisatie en de kijk op medezeggenschap moeten voortkomen. Dus niet uit ‘zo gaan wij dat doen, want zo zit de opleiding in elkaar’. Gelukkig zijn er nu tegenhangers en dat neem ik ook mee in mijn bevindingen.”
“De functiebeschrijving zou intrinsiek vanuit de eigen organisatie en de kijk op medezeggenschap moeten voortkomen.”
Vervolg
De bevindingen uit de expertmeetings, met daarnaast een eerste versie van de conceptteksten, zijn voorgelegd aan de gebruikersgroepen. De reacties liggen soms ver uit elkaar. Alle input wordt vertaald naar aanpassingen in kaderteksten, matrices en ijkfuncties in het FWG-systeem. Dit wordt vervolgens voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties die hier tot slot een formeel akkoord op moeten gegeven. Het resultaat zal per 1 oktober 2025 zichtbaar worden in het FWG-systeem.
