Effectief en veilig prompten met AI
Effectief en veilig prompten met AI
Praktische handvatten voor ambtelijk secretarissen
De inzet van AI-tools in organisaties, en dus ook in de medezeggenschap, neemt snel toe. Voor de ambtelijk secretaris en de ondernemingsraad bieden AI-toepassingen zoals Microsoft Copilot en ChatGPT kansen om sneller, slimmer en efficiënter te werken. Om die kansen goed te benutten is het belangrijk om verantwoord de juiste vragen te stellen aan AI. Dat heet prompting.
Door Bouke van Kleef
Wat is prompting
Prompting is het geven van opdrachten aan een AI-tool. Dit doe je door een vraag, opdracht of scenario in te typen. Hoe duidelijker en specifieker je prompt, hoe bruikbaarder het antwoord. Prompting is een nieuwe vaardigheid. Met de juiste vraag krijg je betere, betrouwbaardere en beter toepasbare output. Denk aan het samenvatten van een beleidsdocument, het opstellen van een nieuwsbrief of het analyseren van vergaderverslagen. Hieronder is een overzicht met verschillende manieren van prompten opgenomen.
Verschillende manieren van prompting
Je kunt AI op meerdere manieren aansturen. De keuze hangt af van je doel en de complexiteit van de taak.
| Soort prompt | Omschrijving | Voorbeeld prompt |
|---|---|---|
| Zero shot prompting | Geef één duidelijke opdracht zonder voorbeelden. | “Vat dit vergaderverslag samen in maximaal 100 woorden, met de belangrijkste besluiten en actiepunten.” |
| Few shot prompting | Geef één of meer voorbeelden van het gewenste antwoord. | “Maak van het volgende overleg een verslag, zoals in dit voorbeeld: [voorbeeldtekst].” |
| Role prompting | Vraag AI om vanuit een specifieke rol te denken. | “Stel je bent een OR-lid dat kritisch meeleest. Welke risico’s zie je in dit nieuwe beleid?” |
| Instructional prompting | Geef heldere instructies over toon, stijl of indeling. | “Schrijf een bondige nieuwsbrief in toegankelijke taal, met een samenvatting en drie concrete tips.” |
| Chain of thought prompting | Vraag AI om de redenering stap voor stap uit te leggen. | “Leg in stappen uit waarom dit voorstel impact heeft op werkdruk.” |
Let op: Te vage prompts leveren vage antwoorden op. Ook kan AI soms ‘hallucineren’, dus zelf bedachte antwoorden geven. Controleer daarom altijd de output en stuur bij waar nodig.
Veiligheid, privacy en ethiek
Juist in de medezeggenschap werk je vaak met gevoelige informatie. Het is daarom verstandig om geen persoonsgegevens, vertrouwelijke documenten of privacygevoelige details in prompts op te nemen zonder eerst het beleid van de organisatie of de opdrachtgever te raadplegen. De AVG, de AI Act en interne richtlijnen bieden daarbij het kader. Omdat ingevoerde informatie in theorie kan uitlekken, past terughoudendheid. Veel organisaties kiezen daarom voor beveiligde, organisatiespecifieke AI-tools, zoals Copilot binnen Microsoft 365, waarbij data niet extern wordt opgeslagen of wordt gebruikt voor training. Waar het kan helpt anonimiseren, en het is goed om even te controleren of je in de juiste, veilige omgeving bent ingelogd.
Vraag jezelf bij elke prompt af:
zou ik deze informatie ook delen met een externe partij?
Bouwen aan routine
Een promptbibliotheek kan helpen om goede werkwijzen vast te leggen. Door favoriete prompts te noteren en te delen met collega’s ontstaat er geleidelijk meer routine en wordt dubbel werk voorkomen. Regelmatig samen oefenen blijft waardevol, omdat digitale vaardigheden snel veranderen. Een terugkerend prompt-oefenuurtje biedt ruimte om ervaringen uit te wisselen, nieuwe toepassingen te verkennen en elkaar bij te praten over wat in de praktijk goed werkt.
AI geletterdheid, organisatieafspraken rond AI gebruik
De AI Act verplicht organisaties om medewerkers AI geletterd te maken en kritisch te laten nadenken over ethiek en bias. Effectief en veilig prompten hoort daarom bij het bredere beleid rond digitale vaardigheden en AI-geletterdheid. In AS-magazine #10 is hier al uitgebreider op ingegaan in het artikel AI geletterdheid; een routekaart voor de ambtelijk secretaris en de OR.
Voor de dagelijkse praktijk kan het helpen om binnen de OR heldere afspraken te maken over het gebruik van AI-tools. Denk aan wie welke toepassingen gebruikt, voor welke taken en onder welke voorwaarden. Daarmee krijgt het werken met AI een vaste plek in de dagelijkse werkzaamheden.
AI en prompting bieden de ambtelijk secretaris veel kansen, mits het gebruik kritisch, bewust en veilig gebeurt. Het helpt om klein te beginnen, ervaringen uit te wisselen en transparant te zijn over wat je met AI doet. Een eenvoudige prompt uitproberen en de uitkomst samen bespreken is vaak een goede eerste stap. Wil je daar verder in groeien, dan kun je ervoor kiezen om onder begeleiding te oefenen of een expert te betrekken bij veilig en effectief prompten.
Prompting in de praktijk voor de ambtelijk secretaris
| Onderwerp | Prompt |
|---|---|
| Notuleren met AI | Gebruik prompts als “Maak een actielijst per agendapunt en noteer alleen wat voor iedereen relevant is.” Controleer de uitkomst en verwijder gevoelige details. |
| Beleidsnotities | Laat AI samenvattingen maken van complexe stukken zodat de OR snel tot de kern komt. Gebruik instructieprompts zoals “Vat dit samen voor een niet-specialist, maximaal 1 A4.” |
| Nieuwsbrieven | Zet AI in om korte updates te maken na overleg, maar check toon en relevantie voor de achterban. |
| Analyse van documenten | Vraag AI om risico’s of kansen uit (beleids)documenten op te sommen, maar beoordeel zelf de inhoud. |
| Laat AI je helpen prompten | Als je niet weet hoe te beginnen, of je wil feedback op je prompt, gebruik dan bijvoorbeeld: – “Rol: je bent promptengineer (iemand die goed kan prompten).” • “Beoordeel onderstaande prompt, mijn doel is …”, of • “Schrijf een prompt met als doel [doel] en stel mij minimaal 5 vragen zodat er geen onduidelijkheden overblijven.” |
Let op:
- Hoe vaak controleer je de output van AI op feitelijke juistheid?
- Weet je welke data wél en niet in AI (Copilot/ChatGPT/etc) mag?
BOUKE VAN KLEEF
.
Dit artikel is gepubliceerd in AS-magazine #11
