De ambtelijk secretaris als hofnar van de medezeggenschap?

Juri en Tim hebben een missie:
de hofnar terugbrengen in de maatschappij

Wij spreken Tim de Zeeuw en Juri Hoedemakers, oprichters en eigenaren van Het NarrenGilde. Juri, Chief Narren Officer, is praktiserend hofnar bij diverse organisaties. Tim, Chief Gilde Officer, behartigt onder andere de zakelijke belangen van Het NarrenGilde. Met de hofnarmethode én hun 64 opgeleide Profnarren (waarvan een aantal franchisenemers) hopen Tim en Juri meer professioneel gezonde tegenspraak te organiseren. Daardoor durven mensen binnen een organisatie weer vrijmoedig te spreken zodat de onverbloemde waarheid boven tafel komt. Gelukkig hebben de meeste organisaties al een werkend instituut voor tegenspraak: de ondernemingsraad. Voldoende ingang voor een goed gesprek. Wie is die professionele grappenmaker? Welke ‘grappen’ zijn er nodig om beter gezien en gehoord te worden? En is het niet bij uitstek een rol voor de ambtelijk secretaris?

Door Liza Arends en Marion van Geest

Wat is er zo uniek aan de hofnarmethode?

Juri: “De hofnar of Profnar zoals wij hem inmiddels noemen, is ‘the outsider on the inside’. Daarmee is hij bij uitstek geschikt om belangeloos te reflecteren op het beleid van een organisatie. Tijdens een recent bezoek aan het Vaticaan – waar ik een lezing mocht verzorgen – kreeg ik te horen dat het een veilige metafoor is om moeilijke dingen bespreekbaar te maken. Een ontzettend mooi compliment dat Tim en mij heeft gesterkt in onze missie. Ik ben ook gezegend door de priester van het Vaticaan: ‘May God bless your mission’. Waarmee onze opdracht inmiddels is verzekerd van een heilige status.” (red: Tim maar vooral Juri kunnen het niet laten om tijdens ons gesprek regelmatig het pad van de satire te kiezen).

“May God bless your mission”

Hoe zijn jullie in de OR-wereld beland?

Tim: “Ik kende de ondernemingsraad al vanuit een van mijn vorige functies als coach. Ik vind de positie van de medezeggenschap bij uitstek geschikt om als Profnar op te treden omdat ondernemingsraden gevraagd en ongevraagd advies kunnen geven. De ondernemingsraad heeft een uniek mandaat binnen de organisatie, a license to speak, en staat in het brandpunt van de organisatie tussen de bestuurder en de achterban. Dat is precies ook wat wij met onze methode willen bereiken. Dat meer mensen gebruikmaken van hun ‘license to speak’, hun spreeklicentie.”

Kunnen jullie een concreet voorbeeld geven hoe de hofnarmethode de ondernemingsraad verder kan helpen?

Tim: “Er is een aantal aandachtspunten te noemen. Een ervan is de interactie met de bestuurder. Neem het voorbeeld van het te laat aanleveren van informatie. Vanuit de zestien rollen van de Profnar kun je kiezen welke geschikt zijn om te gebruiken. In dit voorbeeld is dat het cluster van de uitdagende rollen. Die duwen en trekken een beetje. Vervolgens ga je op een luchtige manier, vanuit de dialoog, de verbinding aan met de bestuurder. Zodat je tijdig de benodigde informatie krijgt en adequaat mee kunt denken in het beleidsproces. Als Profnar acteer je niet vanuit de standaardmachtsverhoudingen of vanuit de WOR, de wet. Wij kiezen voor een pad dat meer ‘out of the box’ is. Bijvoorbeeld: OR teken een karikatuur. Schets gewoon visueel wat je ziet, wat er misgaat in het proces van informatievoorziening, en ga het daar eens over hebben. Als je dat doet, wijk je af van de standaard van bijvoorbeeld een dik document. Dat verandert de dialoog compleet en geeft een heel ander soort interactie. Op deze manier dwing je de bestuurder met zachte hand tot reflectie op zijn handelwijze. Tot nadenken. Overigens kun je ook kiezen voor een vlog of een gedicht. Dat maakt niet uit. Als het maar anders is, echt verschilt van wat gebruikelijk is. Hierdoor zal de kwaliteit van de dialoog en de besluitvorming aanzienlijk verbeteren en bovendien vindt die plaats vanuit de intrinsieke motivatie van beide partijen.”

Juri: “Het zit ook al in kleine tweaks om het leuk te maken. Bijvoorbeeld tijdens onze opleiding als hofnar vragen we naar de collectieve muzieksmaak van de groep. Die bestaat natuurlijk niet, dat is de truc. Je ziet al snel dat de makkelijke praters ABBA roepen of Queen. Maar dat is niet representatief voor het collectief. Daarvoor moet je gericht alle OR-leden afgaan. Het zijn deze ogenschijnlijk kleine dingen die ik gedurende een opleiding of traject constant inzet. Simpelweg omdat het voor ‘eyeopeners’ zorgt en de bestaande groepsdynamiek blootlegt.”
Tim: “Wat wij ook zien tijdens een training is dat de OR-leden dezelfde taal gaan spreken. Door de diverse rollen in te zetten en elkaar van daaruit vrijmoedig aan te spreken. Zo gaan ze ook meer als team functioneren. In feite zijn er twee mogelijkheden voor de medezeggenschap om met de Profnar aan de slag te gaan. Of ze volgen een training in de hofnarmethode voor het verbeteren van de eigen professionaliteit. Of de ondernemingsraad stuurt aan op het inhuren van een externe hofnar omdat er een organisatievraagstuk ligt dat aangepakt moet worden.”

“Als Profnar acteer je niet vanuit de standaard machtverhoudingen”

Kan de ambtelijk secretaris optreden als hofnar van de medezeggenschap?

Juri: “Ik denk dat dit afhangt van de invulling en positionering van de ambtelijk secretaris.”
Tim: “Exact, de functiebeschrijving is bepalend. Als het een louter operationele invulling is waarvan notuleren en administratieve ondersteuning de kern vormt, dan wordt het lastig om als hofnar op te treden.”

Laten we dan zeggen dat de functie van ambtelijk secretaris professioneel is georganiseerd. Hij is verantwoordelijk voor een succesvol verloop van de medezeggenschap, coördineert dat proces en heeft een coachende en adviserende rol. Stellen jullie je opvatting dan bij?

Tim: “In dat geval, als je het mij vraagt, kan de ambtelijk secretaris de hofnarmethode of -technieken toepassen om het team beter te laten functioneren. Liever hebben we dat de hele OR de methode leert kennen en gebruiken. Dan pas heb je een verrijking van de cultuur te pakken.”

Wat nu als de ambtelijk secretaris van buiten wordt ingehuurd. Kan het dan wel?

Tim: “Dat hangt helemaal van de opdracht van de ambtelijk secretaris af. Als hij ook het mandaat heeft om met de bestuurder te spreken, een-op-een, en met andere stakeholders binnen het proces, dan kan het misschien wel. Dit betekent dat de ambtelijk secretaris dan niet alleen voor de OR beschikbaar is. Al zie ik dit als een fundamenteel andere inrichting dan hoe het doorgaans loopt.”
Juri: “Wat je ook niet moet vergeten als je een dergelijke mogelijkheid onderzoekt, is dat een Profnar preventief werkt en niet curatief zoals bijvoorbeeld bij een klokkenluidersregeling. Ook is een Profnar belangeloos. Financieel maar ook politiek. Allemaal kenmerken die bepalend zijn voor de slagingskansen van zijn inzet.”

“Je hebt vooral moed nodig. Zonder moed kom je niet ver.”

Dat brengt ons op het vakmanschap van de Profnar. Kan iedereen dit leren?

“Nee zeker niet”, reageert Tim direct. “Wij beginnen altijd met mens en moed. Dat zijn de twee belangrijkste uitgangspunten. Je moet empathie hebben, vrijmoedig kunnen spreken en goed kunnen luisteren. Je zult in de praktijk dingen terugleggen die niet altijd leuk zijn om te horen. Blijmoedigheid, feitelijk kunnen redeneren en neutraal blijven. Naar die competenties kijken we ook als mensen zich aanmelden met de ambitie om Profnar te worden. Daarom hebben we in de academie ook een masteropleiding en een gezelvariant (red: een tweedaagse training). De gezelvariant is voor iedereen toegankelijk en heel geschikt voor de ondernemingsraad.”
Juri: “Bij een ondernemingsraad is het belangrijkste dat je het wilt. En ja, je hebt vooral moed nodig. Zonder moed kom je niet ver.”

Wanneer heeft de hofnarmethode zijn meerwaarde bewezen?

Tim: “Als je de methode integraal toepast met het hele team. Iedereen reageert dan goed op elkaar. Elk OR-lid heeft zijn voorkeursrollen. Er is altijd wel één van de zestien rollen die jou past. De criticus, de satiricus; ze zijn vaak al in de ondernemingsraad aanwezig. Het werkt nog beter wanneer de OR zich daar bewust van wordt, de rollen bewust inzet. Iedereen kan dat leren.”
Juri: “Je hebt de gewenste werkelijkheid zoals omschreven in een missie en een visie en een gevoelde werkelijkheid zoals de mensen die daadwerkelijk ervaren. Met de hofnarmethode kun je bruggen slaan. Met de ondernemingsraad. Met ‘outsiders on the inside’. Om de organisatie goed bestuurbaar te maken en te houden.”

Tot slot, veel ondernemingsraden kampen met een communicatiekloof met de achterban. Hoe krijgt een Profnar de collega’s van de OR aan het praten?

Tim: “Door de juiste vragen te stellen, bijvoorbeeld bij de koffieautomaat. Door gebruik te maken van de juiste rollen en daarmee door te vragen vanuit de technieken die wij jou aanleren.”
Juri: “De tools die wij inzetten in de basisopleiding kun je ook inzetten bij de achterban. In essentie komt het erop neer: kun je goed luisteren en doorvragen en voorbij de ‘showroom answers’ komen? Als je de achterban wilt horen, moet je naar iedereen willen luisteren. Ook naar de stille types. Om die inbreng actief op te halen, hebben wij diverse instrumenten ontworpen. Zoals een Hofnarapp voor op een smartphone. Zo kun je de achterban actief mobiliseren.”

Oprichters Het Narrengilde