De ondertitel van De Bestuurssecretaris stelt dat de bestuurssecretaris essentieel is voor excellent bestuur. Je kunt rustig stellen dat een goed toegeruste ambtelijk secretaris dit ook is voor excellente medezeggenschap. En dat daar waar bestuurssecretaris en ambtelijk secretaris de samenwerking zoeken zowel bestuurder als de OR profiteren. Ik heb daarom dit boek met buitengewone interesse gelezen.
Niek Kraan heeft een jarenlange ervaring als bestuurssecretaris. Hij wil met dit boek tot een gefundeerde beschrijving van dit beroep komen, uitgebreider, duidelijker en genuanceerder dan wat er tot nu toe over gepubliceerd is.
In de inleiding geeft Kraan aan voor wie dit boek interessant is. De ambtelijk secretaris kan daar wat mij betreft moeiteloos aan worden toegevoegd. Die werkt vaak op het snijvlak van de zeggenschap en medezeggenschap, nèt als de bestuurssecretaris. En net als de bestuurssecretaris vraagt de ambtelijk secretaris zich wel eens af hoe hij zich kan positioneren, welke rollen hij kan innemen en wat daarvoor nodig is. Het boek biedt een prima ondersteuning bij het beantwoorden van deze vragen. Er bestaat immers niet zo iets als dé ambtelijk secretaris. Dat hangt samen met wat de medezeggenschap nodig heeft, wat de positionering is van de ambtelijk secretaris binnen de organisatie en welke rol daarbij past. Ook hangt dit in belangrijke mate samen met de persoonlijkheid van de ambtelijk secretaris. In hoofdstuk 9 van het boek noemt Kraan wel een aantal gemene delers. Zo stelt hij dat het bij de bestuurssecretaris uiteindelijk gaat om een dienende houding, hoe initiatiefrijk of hoe leidend hij ook kan zijn. Hij hakt geen knopen door en zit er niet voor zichzelf. Bestuurssecretarissen zijn doorgaans gericht op het ontzorgen van de bestuurder, vanuit welke rol dan ook. En bescheidenheid is een onderdeel van die dienende houding. Herkenbaar?
Waar het werk van een ambtelijk secretaris gebaat is bij een relatief autonome positie ligt dit voor de bestuurssecretaris wat ingewikkelder. Hij is er voor de bestuurder (en vaak ook voor de raad van toezicht) en bouwt daar een langduriger relatie mee op dan de ambtelijk secretaris die te maken heeft met wisselende samenstelling van een OR en/of het dagelijks bestuur.
Waar je als net beginnende of meer ervaren ambtelijk secretaris veel aan kan hebben zijn de vijf rollen die Niek Kraan beschrijft in deel 2 van het boek. Hij onderscheidt daarin de klassieke secretaris, de inhoudelijk-strategische adviseur, de vertrouweling, de verbinder en de regisseur. Iedere beschrijving wordt ingeleid met wat dit zou kunnen betekenen voor de vacaturetekst, de beschrijving van de rol zelf, de benodigde vaardigheden maar ook de bijbehorende valkuilen. Ook laat hij bij iedere rolbeschrijving bestuurders aan het woord over wat ze van een bestuurssecretaris verwachten en reflecteren bestuurssecretarissen op hun eigen rol. Iedere rolbeschrijving eindigt met een stelling of een dilemma om zelf over na te denken.
Interessant wordt het om die rolbeschrijvingen te lezen waar zowel de bestuurssecretaris als de ambtelijk secretaris elkaar ontmoeten. Voor mij is dat die van de klassieke secretaris en van verbinder. Als Kraan de unieke positie van de bestuurssecretaris beschrijft, gebruikt hij de term ‘grenswerker’, Hij stelt dat er niemand is in de organisatie die in de volle breedte op grenzen werkt. Volgens mij ziet hij daarbij het beroep van de ambtelijk secretaris over het hoofd.
Dit boek zou voor iedere ambtelijk secretaris onderdeel moeten zijn van de vakliteratuur. Om beter te kunnen aansluiten bij het specifieke beroep van de bestuurssecretaris. Maar vooral ook als een mooie aanleiding om eens te reflecteren op het eigen beroep en na te denken over de eigen ontwikkeling. Zeer aanbevelenswaardig!