Zet mensen bij elkaar die elkaar niet hebben uitgekozen en er ontstaan vaak vanzelf problemen. Welke medezeggenschapper herkent dit niet? En deze stelling is al helemaal waar als het gaat om vergaderen. Hoe vaak constateren OR’en niet dat de vergaderingen efficiënter moeten? De leden luisteren niet naar elkaar, de grootste schreeuwers krijgen steeds het woord, vergaderingen duren een eeuwigheid, de ruimte is benauwd, en ga zo maar door.
Om dit op te lossen wordt – om in vergadertaal te spreken – een expert ingevlogen die laaghangend fruit benoemt, een stip op de horizon zet en de OR tools aanreikt om zijn goals te bereiken. Maar het eerste dat de OR doorgaans na vertrek van de expert doet, is de oude strategie weer oppakken. De schreeuwers schreeuwen weer, geschrapte overbodige agendapunten keren terug en het geklaag over inefficiëntie ook.
In Vergaderen? Niet doen! legt psychologe en wetenschapsredacteur van NRC Handelsblad Ellen de Bruin uit waarom vergaderen zonde is van de tijd. Dat doet ze aan de hand van wetenschappelijk onderzoek, eigen vergaderervaringen en gesprekken met vergadertijgers en vergaderhaters.
Waarom vergaderen nutteloos is, is eigenlijk heel simpel: in een vergadering wordt informatie uitgewisseld. Daar heb je niets aan. Iedereen heeft die informatie al. Misschien hebben sommigen net een beetje andere informatie, maar uit onderzoek blijkt dat met name de informatie die iedereen al heeft ter tafel komt. Informatie die voor sommigen nieuw is komt nauwelijks aan de orde, zeker niet met een lange agenda en tijdsdruk. Bovendien is iedereen bezig met wat hij of zij zelf wil zeggen en wordt de inbreng van anderen nauwelijks gehoord. En dus word je niet wijzer. Beslissingen worden ter vergadering zelden genomen, want dat is met een grote groep retemoeilijk. Hoe minder mensen, hoe makkelijker het is om beslissingen te nemen (een groep van één of hooguit twee is ideaal). Beslissingen doorschuiven is een stuk makkelijker.
Gelukkig laat De Bruin ook zien hoe het wel kan. Hoe, dat verklap ik niet, maar het heeft iets te maken met buffels, experts en lekkere hapjes. Wat ik wel wil verklappen is dat ik nog nooit een boek over vergaderen heb gelezen dat me zo aan het lachen maakte; en niet alleen als feest van herkenning. Ik heb er nog goede ideeën uit opgedaan ook.