Het goede gesprek
Handreiking voor het goede gesprek; een praktische handreiking voor het ontwikkelgesprek met de ambtelijk secretaris
Inleiding
Deze handreiking is opgesteld om leidinggevenden en ambtelijk secretarissen / adviseurs medezeggenschap binnen OR-organisaties te ondersteunen bij het voeren van effectieve ontwikkelingsgesprekken. Het doel van het gesprek is om een positieve ontwikkeling van de functie van ambtelijk secretaris en adviseur medezeggenschap te faciliteren en de functionaris te ondersteunen in zijn of haar groei naar vakvolwassenheid.
In de bijlagen van deze handreiking zijn aanvullende hulpmiddelen opgenomen om het gesprek verder te structureren en te ondersteunen. Deze omvatten:
- De functiebeschrijving:
Als basis en referentiepunt voor de verantwoordelijkheden en verwachtingen. - Hulpvragen bij de functiebeschrijving:
Inzichten en inspiratie voor reflectie en discussie tijdens het gesprek. - Een voorbeeld van een gespreksstructuur:
Om het ontwikkelingsgesprek overzichtelijk en doelgericht te laten verlopen.
Deze handreiking is een aanvulling op bestaande performance management-cycli / ontwikkel- of beoordelingscycli en biedt extra handvatten voor organisaties die al eigen processen hebben. Met deze hulpmiddelen biedt de handreiking praktische ondersteuning voor een waardevolle en constructieve gesprekken, zodat bestaande gesprekken worden
Voor wie is deze handreiking bedoeld?
Deze handreiking biedt praktische richtlijnen voor:
- Hiërarchisch leidinggevenden
Bijvoorbeeld bestuurssecretarissen, HR-medewerkers, juridisch medewerkers en teamleiders van bureauondersteuning in grotere organisaties. - Functioneel leidinggevenden
Dit is vaak de voorzitter of secretaris van de OR, afhankelijk van de organisatiestructuur.
Het document helpt ook de functionaris zelf om goed voorbereid het gesprek in te gaan en helder aan te geven waar hij of zij ondersteuning nodig heeft.
Het doel van het gesprek
Het ontwikkelingsgesprek is een waardevol moment voor zowel de leidinggevende als de functionaris. Het gesprek biedt de kans om:
- Reflectie: Samen stil te staan bij de ontwikkelingen binnen de medezeggenschap van de organisatie, de uitdagingen en prestaties van de ambtelijk secretaris.
- Ontwikkeling: Afspraken te maken over persoonlijke en professionele groei.
- Ondersteuning: Hulpvragen te identificeren en te bespreken hoe de functionaris beter ondersteund kan worden.
Door het gesprek goed voor te bereiden en de functiebeschrijving als basis te gebruiken, kunnen beide partijen bijdragen aan de versterking van de functie en de samenwerking binnen de organisatie.
Functiebeschrijving als fundament voor een Goed Gesprek
De functiebeschrijving vormt het fundament voor het gesprek. Het biedt een objectieve basis om de koppeling te maken tussen de functie-eisen en de persoonlijke ontwikkeling van de functionaris. Door vooraf de functiebeschrijving te raadplegen, waarborgen de leidinggevende en de functionaris objectiviteit en behouden ze de focus op de kern van de functie en de overeengekomen verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Hoe lees je de functiebeschrijving?
De functiebeschrijving bevat belangrijke onderdelen die richting geven aan het gesprek:
- Functiedoel
- Waarom bestaat deze functie en wat is de toegevoegde waarde?
- Hoe draagt deze functie bij aan de bredere doelstellingen van de organisatie?
- Resultaatgebieden
- Welke resultaatgebieden voert de functionaris goed uit?
- Zijn er onderdelen die uitdagend zijn en waar ondersteuning nodig is?
- Probleemsituaties
- Hoe gaat de functionaris om met complexe situaties?
- Wat kan hierin verder worden ontwikkeld?
- Kennis en vaardigheden
- Beschikt de functionaris over de benodigde kennis en vaardigheden?
- Zijn er ontwikkelmogelijkheden om vakmanschap te versterken?
Door deze elementen samen door te nemen, wordt het gesprek concreet en toekomstgericht. Het helpt de functionaris om beter te begrijpen hoe zijn of haar rol bijdraagt aan de organisatie en waar kansen liggen voor groei.
Voorwaarden voor een goed gesprek
- Goede voorbereiding door beide partijen
Voor de leidinggevende:
De leidinggevende reflecteert op de prestaties van de functionaris en bereidt zich voor door:
- Te onderzoeken of er ontwikkelingen binnen de organisatie en/of de medezeggenschap zijn die van invloed (kunnen) zijn op de rol en positie van de functionaris?
- Sterke punten te identificeren: Wat gaat goed en draagt bij aan de doelen van de functie en de medezeggenschap binnen de organisatie?
- Ontwikkelpunten te benoemen: Welke aspecten kunnen worden verbeterd of verder ontwikkeld?
- Voorstellen voor ondersteuning te doen: Welke vormen van begeleiding, training of middelen kunnen de functionaris helpen om verder te groeien?
Voor de functionaris:
De functionaris bereidt zich voor door:
- Te onderzoeken of er ontwikkelingen binnen de organisatie en/of de medezeggenschap zijn die van invloed (kunnen) zijn op de wijze van uitvoering van de functie?
- Prestaties te evalueren: Wat zijn de belangrijkste resultaten en uitdagingen in de functie?
- Vragen te formuleren: Waar is extra ondersteuning of verduidelijking nodig?
- Hulpverzoeken voor te bereiden: Welke middelen, begeleiding of training zijn wenselijk voor verdere ontwikkeling?
Door deze voorbereiding zorgen beide partijen voor een doelgericht gesprek, waarin ruimte is voor wederzijdse feedback en constructieve afspraken.
- Open en veilige sfeer
- Zorg ervoor dat het gesprek in een ontspannen en respectvolle omgeving plaatsvindt, waarin beide partijen zich vrij voelen om te spreken.
- Begin het gesprek informeel door een positieve noot te benoemen, bijvoorbeeld: ‘Ik waardeer hoe je het afgelopen kwartaal hebt bijgedragen aan…’.
- Gebruik actieve luistertechnieken, zoals het samenvatten van antwoorden en het stellen van vragen , waardoor de medewerker zich gehoord voelt.
- Doorlopende feedback
- De uitkomst van het gesprek mag geen verrassing zijn voor de functionaris. Gedurende het jaar moet er een doorlopende feedbackloop zijn, waarbij de leidinggevende en de functionaris regelmatig afstemmen over prestaties, uitdagingen en ontwikkelingen. Hierdoor wordt het ontwikkelingsgesprek een logisch vervolg op eerdere gesprekken, en blijft de focus op groei en samenwerking continu aanwezig.
Identificeren van hulpvragen
Een belangrijk onderdeel van het gesprek is het inventariseren van hulpvragen. De leidinggevende kan de functionaris hierbij begeleiden door vragen te stellen zoals:
- ‘Wat gaat goed?’ ‘Waar ben je trots op?’
- ‘Waar loop je tegenaan?’ ‘Wat vind je lastig in je werk?’
- ‘Welke ondersteuning heb je nodig?’ ‘Zijn er hulpmiddelen, trainingen of begeleiding die je verder kunnen helpen?’
Het is belangrijk om samen te zoeken naar oplossingen, zoals coaching, mentoring of het inzetten van extra middelen. Ook is het belangrijk om mogelijke toekomstige ontwikkelingen te identificeren die van invloed kunnen zijn op de rol en positie van de functionaris, en hierop te anticiperen. Dit helpt om de functionaris te versterken en de samenwerking te verbeteren.
Positieve feedback als motor voor groei
Wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat positieve feedback drie keer zo effectief is als negatieve feedback. Het is daarom belangrijk dat het gesprek een opbouwend karakter heeft, waarin successen en sterke punten de basis vormen.
Hoe geef je effectieve feedback?
- Benoem concrete voorbeelden: ‘Je hebt dit project goed aangepakt, vooral door je gestructureerde aanpak.’
- Richt je op gedrag, niet op de persoon: ‘Je manier van samenwerken helpt het team vooruit.’
- Voeg een suggestie toe voor verbetering: ’Je kunt nog meer impact maken door je ideeën eerder te delen in vergaderingen.’