AI als co-piloot
Microsoft Copilot voor betrouwbare
OR/MR-vergadernotulen en interne nieuwsupdates
In de huidige tijd van hybride werken en digitale vergaderingen, is het voor organisaties en hun medewerkers een uitdaging om hun verslaglegging efficiënt en veilig te houden. Copilot, de AI-oplossing van Microsoft, kan hierin ondersteunen. Hoewel Copilot geen wondermiddel is, biedt het wel interessante mogelijkheden om de dagelijkse praktijk van verslaglegging en communicatie te optimaliseren. Dus ook voor jouw OR/MR-vergaderingen! In dit artikel laten we zien hoe je Copilot kunt inzetten voor verslaglegging en interne nieuwsupdates. We kijken ook naar de veiligheidsrisico’s.
Door Bouke van Kleef
Slimme verslaglegging met Copilot
In veel organisaties is het maken van notulen een tijdrovende taak, met het risico op menselijke fouten. Copilot kan dit proces vereenvoudigen door automatisch samenvattingen van vergaderingen te genereren. Stel je voor dat je na een belangrijke OR-vergadering direct een overzicht hebt van alle actiepunten en beslissingen. En dat zonder uren bezig te zijn met het uitwerken van notulen. Dat is de belofte van Copilot.
Een voorbeeldprompt voor Copilot:
Maak een verslag van mijn vergadering op …. met …
Toevoegingen:
- Noteer alle aanwezigen in een opsomming
- Vermeld alle actiepunten in een aparte actielijst met acties per agendapunt, toegewezen aan de vermoedelijke actiehouder
- Vermeld de genomen besluiten in een aparte lijst
In mijn ervaring als adviseur zie ik dat deze technologie nog niet altijd perfect is. Automatische samenvattingen kunnen belangrijke nuances missen. Het blijft noodzakelijk dat iemand de output kritisch bekijkt en indien nodig corrigeert. Copilot is dus geen vervanging van de notulist, maar eerder een waardevolle aanvulling en manier om tijd te besparen.
Nieuwsbrieven op basis van vergaderingen met Copilot
Een van de meest tijdrovende taken na een vergadering is het informeren van de rest van de organisatie over wat er besproken is. Copilot kan helpen om de inhoud van vergaderingen om te zetten in toegankelijke nieuwsupdates. Stel dat je na een vergadering snel een nieuwsupdate (bijvoorbeeld op SharePoint) wilt opstellen waarin de belangrijkste besluiten en actiepunten worden gedeeld. Copilot kan de notulen verwerken tot een helder en beknopt overzicht, klaar voor distributie.
Dit klinkt misschien ideaal, maar er is ook een keerzijde. Mijn ervaring leert dat een AI-gegenereerde nieuwsupdate soms té oppervlakkig kan zijn, of juist te veel informatie bevat. Het is daarom essentieel dat iemand met kennis van de inhoud de output beoordeelt voordat deze wordt gedeeld. Deze aanpak zorgt ervoor dat de nieuwsupdate niet alleen feitelijk juist is, maar ook relevant en boeiend voor de lezers.
Veiligheidsaspecten bij het gebruik van Copilot
Bij het gebruik van AI-tools zoals Copilot, vooral in een OR-context waar bedrijfsgevoelige informatie wordt besproken, is veiligheid van het grootste belang. Het idee dat gevoelige vergaderinformatie automatisch wordt verwerkt en gedeeld, kan terecht zorgen oproepen. Copilot biedt weliswaar functies zoals encryptie en toegangsbeheer, maar dit neemt niet alle risico’s weg. Met de juiste beveiligingsmaatregelen in Microsoft 365 kunnen zaken veilig worden geconfigureerd. Daarvoor zorgen technieken zoals dataclassificatie/vertrouwelijkheidslabels, en het beperken van de reikwijdte waar Copilot toegang toe heeft. Dat geeft een extra laag beveiliging, maar dan moet men wel juist omgaan met deze labels.
Ik adviseer organisaties dan ook om kritisch te kijken naar waar en hoe zij AI-tools zoals Copilot inzetten. Een goede praktijk is bijvoorbeeld om vooraf te bepalen welke informatie wel en niet door Copilot mag worden verwerkt. Bovendien is het verstandig om periodieke audits uit te voeren om te controleren of de beveiligingsmaatregelen voldoende zijn en consistent worden toegepast.
Toekomst van vergaderingen en interne communicatie met Copilot
De technologie achter Copilot staat niet stil. De integratie met andere bedrijfssoftware, zoals CRM-systemen en projectmanagementtools, zal in de toekomst waarschijnlijk alleen maar verder toenemen. Dit kan organisaties helpen om nog efficiënter te werken en betere beslissingen te nemen. Maar laten we eerlijk zijn: deze tools zijn geen vervanging voor menselijke intelligentie en ervaring.
Vooruitkijkend zie ik dat organisaties die nu beginnen met het veilig en effectief inzetten van AI-tools, zoals Copilot, zich kunnen voorbereiden op een toekomst waarin technologie een steeds grotere rol speelt in ons dagelijks werk. Echter, het blijft cruciaal dat deze tools worden gebruikt als hulpmiddel, en niet als vervanging voor het menselijke oordeel en inzicht.
Mijn advies?
Gebruik Copilot. Maar doe dit met de nodige voorzichtigheid en zorg ervoor dat er altijd een menselijke laag van controle en goedkeuring is. Zo kun je de voordelen van technologie benutten zonder de risico’s uit het oog te verliezen.
