Alles noteren?
Door Steven Jellinghaus
Toen ik zo’n dertig jaar geleden als jong broekie mijn eerste schreden in de advocatuur zette, vond ik het stoer dat ik een eigen kamer had met een secretaresse. Communicatie intern ging vaak met telefoonnotities. Speciale to‑do-boekjes in een ringbandje completeerden het geheel. En af en toe stopte je een document of notitieblaadje in een dossiermap. Mijn kleur was trouwens chamois. Iets waar ik nooit echt voordeel van had, aangezien ik mijn hele leven al kleurenblind ben.
Hoe anders is dat tegenwoordig! Alles wordt digitaal vastgelegd in systemen. Vaak ook automatisch. Lekker handig dat je overal het dossier kunt inzien. Maar het betekent vaak ook extra handelingen; ook bij eenvoudige mailtjes, zoals kijken of er al nieuws is (en dat is er dan niet). Met weemoed denk ik dan ook terug aan die good old time.
We zien het overal in de maatschappij gebeuren. Ik draai nu alweer zo’n twee jaar mee in de medische molen. Het is opvallend wat hier allemaal wordt geregistreerd. En wat een werk! Het is verbazingwekkend en is het allemaal wel nodig? Ik projecteer dat dan meteen op mijn eigen advocatenpraktijk. Wat ik in het kader van anti-terrorismewet-geving en anti-witwasregelgeving niet allemaal moet nagaan bij ieder dossier. Absurd!
En dan komen we ook op de ondernemingsraad. Ook van de OR mag worden verwacht dat hij zijn administratie op orde heeft. Maar hoever gaat dat? De wet zegt an sich niet veel hierover. De ondernemingsraad moet volgens de WOR beschikken over een reglement (artikel 8). Hierin moet onder meer de verkiezingsprocedure worden geregeld (artikel 10) en de interne gang van zaken (artikel 14). Daaronder hoort de voorziening in het secretariaat, het bekendmaken van de agenda van de vergaderingen, het jaarverslag en het verslag van de besprekingen. Daar ben je als OR aan gebonden. Dit bleek recent nog toen een medewerker van Funda bij de rechter vorderde dat de OR hieraan gevolg moest geven.* Dit werd – niet verrassend – toegewezen. De OR moest zijn reglement, agenda’s, verslagen van OR- en overlegvergaderingen en jaarverslagen publiceren, maar wel voor zover dit nog redelijkerwijs kon worden verlangd.
Opvallend bij dit alles is dat de WOR geen definitie geeft van het begrip verslag. Het hoeft geen woordelijk verslag te zijn; de OR mag volstaan met een eenvoudige weergave van hetgeen is besproken. Met andere woorden: er kan sprake zijn van uitgebreide notulen voor intern gebruik en een verkorte versie voor publicatie binnen de organisatie. En wellicht kan ChatGPT helpen om deze verkorte versie op te stellen. Daarmee ontlasten we (ambtelijk) secretaris. Wordt het werk wéér een beetje leuker.
* Kantonrechter Amsterdam 1 mei 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:2891.
