ANNA
Hoe je als adviseur medezeggenschap zorgt at de OR goed geïnformeerd blijft
Door Huub Brinkhof
Ik sta op het perron. Naast mij arriveert een lege intercity, de deuren gaan open. Boven ons, een bord met in hoofdletters ‘NIET INSTAPPEN’. Wat nu? In de verte zien we twee conducteurs. Zij kijken naar het bord. En wij kijken naar hen. Gaat de trein naar Heerlen of niet? Waar blijft nou die informatie? Ik stap toch maar in, de twijfelaars blijven op het perron staan. Nog geen vijf seconden later klinkt het signaal, sluiten de deuren en trekt de trein langzaam op in zuidelijke richting, verdwaasde reizigers achterlatend op het perron. Dus deze trein gaat toch naar Heerlen.
Deze situatie deed me denken aan een situatie die ik bij een ondernemingsraad tegenkwam. De bestuurder had de OR summier geïnformeerd over een voorgenomen reorganisatie. Hij zou de leden goed betrekken bij en op tijd informeren over het vervolg. Naarmate de kerstperiode dichterbij kwam begon het bij drie leden te kriebelen: nog steeds geen plannen of een adviesaanvraag ontvangen. De overige zes OR-leden gingen er nog altijd van uit dat de bestuurder zijn belofte wel zou nakomen. Ondertussen was er al een kwartiermaker gestart met een opdracht om een nieuwe afdeling te vormen met daarin nieuwe rollen (later bleek nieuwe functies), collega’s werden alvast gepolst en vacatures uitgezet. Nu begonnen ook andere OR-leden zich hardop af te vragen wat hier gaande was. Voorzitter Bianca begreep het ook niet helemaal. De afgelopen maanden had ze in informele overleggen met de WOR-bestuurder begrepen dat er op korte termijn informatie naar de OR zou komen. Maar de informatie kwam niet. En de voorzitter had ook niet schriftelijk vastgelegd wat er in het informele overleg was afgesproken (“Want dat is toch informeel?”). Eén lid meldde dat het toch niet uitmaakt, want volgens de WOR moet informatie op een dusdanig tijdstip komen, dat de OR er nog redelijkerwijs iets van kan vinden. Maar hoe weet je dan dat de trein de goede kant op gaat en wanneer stap je in?
ANNA: Altijd Navragen, Nooit Aannemen
Misschien wel het belangrijkste fundament voor goede medezeggenschap. En in de praktijk een van de moeilijkste. Altijd navragen, nooit aannemen is dan ook een centrale les die ik meebreng in de leergang Adviseurschap voor ambtelijk secretarissen. In deze situatie had de voorzitter wel navraag gedaan, maar geen concrete afspraak vastgelegd. Ook in een informeel overleg is het belangrijk om in de vorm van een mail of appbericht de hoofdlijnen schriftelijk te
delen. De OR kan later altijd terughalen welke afspraken zijn gemaakt en in hoeverre de OR/voorzitter de directie actief om informatie gevraagd heeft (Gaat deze trein naar Heerlen?). Een voorbeeld van zo’n berichtje naar aanleiding van een informeel overleg:
Hallo directeur/voornaam,
fijn om net even te kunnen bijpraten over de komende reorganisatie. We hebben afgesproken dat ik als voorzitter de OR summier zal informeren over de voortgang en dat deze informatie nog vertrouwelijk is. Jij zal ons elke twee weken bijpraten over de voortgang. Ook liet je me weten dat er nog geen onomkeerbare besluiten worden genomen t.a.v. nieuwe rollen/functies zonder dat we daar vooraf in het kader van de WOR met elkaar over gesproken hebben.
Succes met de voortgang!
Het mooie aan dit soort korte informele berichten is dat ze samenvatten wat er is besproken en zowel de OR als de bestuurder aangehaakt blijven. De toon is zacht op de relatie maar duidelijk op inhoud en proces. Dit maakt de OR voorspelbaar en betrouwbaar. En heeft hij een haakje om op terug te komen als afspraken ‘anders worden uitgevoerd’ dan verwacht.
Als bijstander toekijken of actief navragen Veel mensen nemen in groepsverband de klassieke bijstanderspositie in. Afwachten tot iemand actie onderneemt en aannemen dat een ander navraag zal doen, dan wel het antwoord al zal weten. Het ene OR-lid weet niet zeker of wat de bestuurder beweert ook echt wordt uitgevoerd, maar doet de aanname dat een andere (meer ervaren) collega het toch wel zal laten weten als dat niet zo is. Maar als je zelf niet checkt of iedereen hetzelfde beeld heeft, moet je ervan uitgaan dat iemand anders het ook niet precies weet. Gevalletje op het perron blijven staan of toch maar instappen?
Het is menselijk aannames te doen, helemaal als men ook andere OR-leden dat ziet doen. (Voorbeeld doet volgen). Des te meer reden om als adviseur de OR te blijven houden aan ANNA. Ook ik. Volgende keer loop ik dus gewoon even naar de conducteur toe.
