De gezichten achter Inkesta

Ze zijn al jarenlang een vertrouwd begrip binnen de wereld van medezeggenschap: de mensen van Inkesta, marktleider op het gebied van digitale verkiezingen. Jaarlijks begeleiden ze zo’n 500 ondernemingsraden bij hun verkiezingen. Hoewel hun naam in de OR-wereld meteen een belletje doet rinkelen, reikt hun werk veel verder. Inkesta faciliteert verkiezingen voor onder meer medezeggenschapsraden, universiteitsraden, pensioenfondsen, politieke partijen, het Nederlands Filmfestival én zelfs de verkiezing van sportman en sportvrouw van het jaar.
In een sfeervol en karakteristiek pand in het hart van Breda spreken we met oprichter Jan Versluys en de projectmanagers Eva van Vliet, Sanne Muskens, Bratley de Boon en Eline Top. Ze vertellen gepassioneerd over hun werk, de uitdagingen van digitale verkiezingen en het geheim achter hun succes.

Door Liza Arends en Angèla Abbo

Van idee tot impact – van enquête naar verkiezing

Inkesta werd in 2012 opgericht door Jan Versluys, samen met zijn vrouw Annemarein Jaspars. Wat begon als een ambitieus idee, is inmiddels uitgegroeid tot een dynamische organisatie die sinds de oprichting al duizenden organisaties en verenigingen heeft begeleid bij digitale verkiezingen.

Jan Versluys blikt terug op een mooi staaltje omdenken: “Ik kom uit de techniek – wij ontwikkelden maatwerksoftware voor klanten. Op een gegeven moment hadden we voor een klant een systeem ontwikkeld om enquêtes mee te houden. Helaas ging die klant failliet. In plaats van netjes achteraan te sluiten bij de curator, dachten we: kunnen we niet iets anders doen met die software? Tijdens een brainstorm ontstond het idee om het systeem om te bouwen tot verkiezingssoftware. Hoe moeilijk kon dat zijn? Nou… toch iets moeilijker dan gedacht. Het bleek technisch een stuk complexer, maar we zijn erin gedoken – en uiteindelijk is het gelukt. In het begin waren we echt de nieuwkomer tussen gevestigde partijen – een beetje de vreemde eend in de bijt. We hebben ook best wel tijd nodig gehad om te laten zien dat we het eigenlijk heel goed kunnen. Ik ben ook heel trots op de keer dat zo’n 2,5 miljoen mensen tegelijk op onze applicatie hun stem konden uitbrengen. Dat was één verkiezing van twee miljoen stemgerechtigden die samenviel met nog andere verkiezingen. Natuurlijk stemt niet iedereen, maar het idee dat zoveel mensen via ons platform kúnnen stemmen, blijft bijzonder.”

Heldere processen, duidelijke afspraken

Voor elke verkiezing maakt Inkesta een uitgebreid draaiboek. Op basis van de afspraken met de klant staat daarin precies beschreven wat er wanneer moet gebeuren en wie wat doet. Alles staat erin. Toch wordt dat niet altijd gelezen, vertelt Sanne Muskens met een knipoog: “Onze grootste frustratie? Dat is als mensen het draaiboek niet lezen. Dan krijgen we regelmatig een mail of telefoontje: ‘Wat moet ik nu doen?’ of ‘Wat zijn de volgende stappen?’ Dan willen we bijna roepen: ‘Kijk in het draaiboek!’ Maar ja, dat doe je natuurlijk niet.”

Nauwkeurigheid essentieel bij digitale verkiezingen

Digitaal stemmen via Inkesta is veilig en voldoet aan de Wet op de ondernemingsraden en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De software is in eigen beheer ontwikkeld en draait op Nederlandse servers. Hoewel het proces grotendeels geautomatiseerd is, blijft het mensenwerk – en dat vraagt om zorgvuldigheid.

Waar lopen jullie het meest tegenaan bij verkiezingen?

“De lijst van stemgerechtigden!”, zegt Jan. “Het blijkt voor veel organisaties toch behoorlijk ingewikkeld om een correcte lijst aan te leveren.”
Eva van Vliet vult aan: “Soms wordt een hele groep per ongeluk vergeten en ontdekt de OR dat pas een dag voor de start van de verkiezing. Het komt ook voor dat iemand op de kandidatenlijst staat die daar eigenlijk niet op had mogen staan – omdat diegene nog te kort in dienst is.”

Sanne geeft nog een voorbeeld: “Een onderwijsinstelling werkte met een reglement op basis van een lijstenstelsel. In werkelijkheid werden echter alleen eenmanslijsten (vrije lijsten) ingediend. Dat gebeurde jarenlang, wat in feite neerkwam op een verkapt personenstelsel – en dat leverde veel extra werk op. Het proces-verbaal moest immers formeel worden opgemaakt volgens het lijstenstelsel: kiesdeler berekenen, zetels en restzetels toekennen. Soms leidde dat tot meer zetels dan er kandidaten waren – met als gevolg veel vacante plekken. We hebben regelmatig aangegeven dat een personenstelsel passender zou zijn, maar dat is niet aan ons om de keuze te maken.” Zie tabel onderaan de pagina voor de verschillen tussen het lijsten- en personenstelsel.

Ook Bratley de Boon benadrukt hoe belangrijk de input van de klant is: “We zijn volledig afhankelijk van de gegevens die de organisatie aanlevert. Wij kennen de interne structuren niet en kunnen dus niet beoordelen of iemand bijvoorbeeld echt stemgerechtigd is.”

Gaat er tijdens het proces toch iets mis, dan zoekt Inkesta samen met de klant naar een pragmatische oplossing. Eva: “Of het nu gaat om een vergeten naam op een kieslijst of mails die niet aankomen door beveiliging aan de klantzijde: wij schakelen snel en lossen het vaak binnen een kwartier op. Dat is de kracht van digitale flexibiliteit.” “Soms verlengen we de stemming, en in uitzonderlijke gevallen moet de verkiezing opnieuw”, legt Jan uit. “Het proces lijkt misschien eenvoudig, maar het vereist grote nauwkeurigheid. Eén klein foutje kan verstrekkende gevolgen hebben.”

De AVG heeft impact gehad op de werkwijze. “Door de invoering van de AVG is het besef verder gegroeid dat je zorgvuldig moet omgaan met privacygevoelige gegevens. Dat is bij ons het geval maar zeker ook bij onze klanten”, legt Jan uit. “Zes jaar geleden had slechts tien procent van de klanten een verwerkingsovereenkomst; nu is dat standaard. We hebben onze collega Michelle Postema -Verouden opgeleid tot privacy officer – zij besteedt inmiddels dertig procent van haar tijd aan verwerkingsovereenkomsten.”

Wanneer is een verkiezing succesvol?

Ongeveer twintig procent van de offerteaanvragen voor digitale verkiezingen leidt uiteindelijk niet tot een stemming. Als er te weinig of precies genoeg kandidaten zijn, is een stemming overbodig. “Klanten wachten vaak met aanvragen tot ze zeker weten dat de verkiezing doorgaat”, legt Eline Top uit. “Soms valt het besluit pas op het laatste moment.”
Maar wanneer is een verkiezing nou echt geslaagd? “Simpel gezegd: als er daadwerkelijk gestemd wordt en meerdere kandidaten strijden om de beschikbare zetels”, zegt Jan. Volgens Bratley is communicatie hierin cruciaal. “Je merkt dat organisaties die de OR actief onder de aandacht brengen en vooraf goed communiceren – bijvoorbeeld via posters of kennissessies – een veel hogere opkomst hebben. Medewerkers zijn dan beter geïnformeerd en enthousiaster om te stemmen.”
Jan vult aan: “Bij sommige universiteiten is de OR-verkiezing bijna een sociaal hoogtepunt van het jaar, terwijl het bij andere instellingen meer als een ‘moetje’ voelt.” Sanne herinnert zich een levendig voorbeeld: “Ik was ooit bij de bekendmaking van de uitslag en dat was echt een happening – met spandoeken, bitterballen en supporters die juichten bij elke benoeming. Zo’n sfeer draagt echt bij aan het succes van een verkiezing.”

De toekomst van stemmen

Volgens Jan is het opvallend dat de manier waarop we stemmen sinds 1848 nauwelijks is veranderd. “Dat is eigenlijk best gek”, zegt hij. “Met alle technologische mogelijkheden van nu zou je verwachten dat het stemproces moderner is ingericht. Ik denk dat daar de komende jaren nog wel verandering in komt, al heb ik nog geen idee hoe dat er precies uit gaat zien.”
Stemmen met pen en papier komt nog zelden voor. “Alleen bij bijvoorbeeld pensioenfondsen of sociale werkplaatsen”, legt Jan uit. “Maar dat neemt af. Digitaal stemmen is toegankelijker en zorgt vaak voor een hogere opkomst.”
Ook over digitaal machtigen krijgen ze bij Inkesta regelmatig vragen. “Dat kan zeker”, vertelt Jan. “In ons systeem kun je iemand machtigen om namens jou te stemmen. Online kunnen we alleen niet verifiëren of iemand echt degene is die gemachtigd is – zoals bij een fysieke stemming. Maar daar staat tegenover dat je flexibel kunt stemmen, gewoon vanuit huis of zelfs vanaf je vakantieadres.”

De mensen achter het scherm

Wat ons vooral opvalt is dat achter de technologie van online verkiezingen een betrokken team schuilt dat met zorg, scherpte en een vleug humor de verkiezing tot een succes maakt. Geen poespas, maar mensen die weten wat ze doen – en dat met zichtbaar plezier.