De tijd tikt door

Door Steven Jellinghaus

Op het moment ik dit schrijf is het precies een jaar geleden dat ik tijdens het Eurovision songcontest in Liverpool een dwarslaesie opliep. Wat gaat de tijd toch snel. Afgelopen week ben ik eindelijk ontslagen uit de revalidatiesector! Los van nog wat poliklinische hulp ben ik de vrije wereld ingestuurd. En wat ik wilde is gelukt: ik kan verder leven zonder thuiszorg! Doel bereikt. Hoewel dat wel een jaar van mijn leven koste. Dank aan iedereen die mij hierbij heeft gesteund. De vele steunbetuigingen hebben mij gesterkt om te komen waar ik nu ben. Geweldig! Ik rol weer door het leven.

Bij dit alles is het hartverwarmend om te zien hoe vaak mensen op straat spontaan aanbieden om mij te helpen. Bijvoorbeeld om een heuvel te nemen. Het doet mij goed om te zien dat er nog veel goeds in de wereld gebeurt. Zeker nu je uit de kranten juist moet denken dat niet meer zou plaatsvinden. Ik zeg: au contrair!

De tijd is een aspect dat in mijn praktijk ook vaak een rol speelt. Overal zijn termijnen. Denk aan beroepstermijnen, nietigheidstermijnen.

Ik kreeg de vraag: hoe lang moet je het OR-archief nou eigenlijk bewaren?

De WOR heeft hierover niets opgenomen. Dat betekent dat je vrij bent om dingen te bewaren of niet. Bewaren of niet bewaren, that is the question. Gelukkig brengt digitalisering met zich mee dat het archief steeds minder fysieke ruimte inneemt.

We kunnen wel een aantal richtlijnen destilleren. Laten we eerst eens kijken naar de regelgeving.

• Allereerst de aansprakelijkheid. Na vijf jaar zijn vorderingen in principe verjaard (tenzij gestuit). Maar hier geldt bovendien een algemene verjaringstermijn van twintig jaar. Ergo, bij het gevaar van een vordering weet je dat na twintig jaar en doorgaans na vijf jaar sowieso geen aansprakelijkheidsstelling meer kan plaatsvinden.
• Vervolgens verwacht de Belastingdienst dat belastingplichtigen tenminste zeven jaar hun administratie bewaren voor een mogelijke controle.
• En dan kennen we ook nog de Archiefwet. Deze geldt voor overheidsinstanties en particuliere instanties die overheidstaken uitvoeren. Deze wet houdt in  dat documenten van blijvende waarde voor de overheid of de samenleving permanent moeten worden bewaard. Het gaat hier om historische, culturele of juridische waarde. Doorgaans wordt binnen de organisatie een selectieprotocol gemaakt rondom de vraag wat wel of niet moet worden bewaard en voor welke periode.
• Voorts kennen we natuurlijk ook nog de privacyregelgeving. Hieruit volgt dat tot personen herleidbare informatie niet langer mág worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Dit criterium leidt in de praktijk tot moeilijke keuzes. Want hoe lang ga je video-opnames bewaren van een vergadering waarvan ook notulen bestaan?

We kunnen vaststellen dat het hier een woud van regels gaat waarbij je soms niet meer weet hoe het zit. In mijn praktijk komt het regelmatig voor dat notabene in ons OR-archief stukken worden gevonden die niemand meer had.

Binnen al deze kaders moet de ondernemingsraad besluiten hoe lang hij zaken wil bewaren. Daarbij is vooral belangrijk de vraag: waarom bewaren we dit? Per organisatie kan het antwoord verschillen. De ambtelijk secretaris kan hierbij een belangrijke voortrekkende rol spelen.

Ik heb voor de gein ChatGPT gevraagd om een reglement voor de OR te maken. Het kwam verrassend met een inspirerend protocol. Zie https://chatgpt.com/share/baaa40d3-3eea-41b0-86da-f76f68dbf584. Let op: dit is enkel ter inspiratie. Maar het geeft wel voer tot nadenken.