De toekomst vraagt om een andere ambtelijk secretaris

Van ‘notulist’ naar strategisch partner

Wie vandaag de dag nog denkt aan de ambtelijk secretaris als ‘notulist van de OR’, loopt een paar decennia achter. Toch blijkt uit de gesprekken dat dit beeld hardnekkig kan zijn – óók binnen organisaties zelf. Deelnemers pleiten daarom massaal voor een fundamentele herwaardering van de functie.

“Als ik morgen mijn functie opnieuw mag uitvinden, dan begin ik met een nieuwe functietitel. Geen ambtelijk secretaris meer, maar adviseur medezeggenschap. Het is tijd dat we benoemen wat we echt doen.”

Een greep uit de gewenste rollen laat zien hoe veelzijdig en strategisch de functie wordt gezien: procesmanager, coach, facilitator, inspirator, mentor én inhoudelijk adviseur. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar ondersteuning van de OR, maar juist naar het versterken van de strategie en impact van de medezeggenschap in de volle breedte van de organisatie.
De ambtelijk secretaris wordt steeds meer de verbindende schakel tussen bestuur, OR en organisatie – met een scherp oog voor zowel proces als inhoud.

Professionaliseren met hoofd én hart

De toekomst vraagt niet alleen om andere taken, maar ook om een ander profiel. Flexibiliteit en wendbaarheid zijn sleutelcompetenties, net als strategisch denken, juridische kennis en het vermogen om bruggen te bouwen tussen generaties en belangen.

“Als ik morgen mijn functie opnieuw mag uitvinden, dan begin ik met een nieuwe functietitel. Geen ambtelijk secretaris meer, maar adviseur medezeggenschap. Het is tijd dat we benoemen wat we echt doen.”

Empathie, humor en geduld worden daarbij net zo belangrijk gevonden als analytisch vermogen of kennis van AI. De ambtelijk secretaris opereert als gids in een complexe omgeving: hij maakt ingewikkelde trajecten behapbaar en vertaalt beleid naar begrijpelijke keuzes. Daarbij komt ook steeds vaker de rol van coach en trainer in beeld – zeker richting nieuwe OR-leden.

Ook opvallend: de behoefte aan professionele groei. Ambtelijk secretarissen vragen niet alleen om scholing voor de OR, maar ook om ruimte voor hun eigen talentontwikkeling, doorgroeimogelijkheden en erkenning van hun expertise binnen de organisatie.

Techniek: bedreiging of bevrijding?

Digitalisering en AI maken onvermijdelijk deel uit van de toekomst van het vak. Toch heerst er geen angst onder de aanwezige ambtelijk secretarissen. Sterker nog: technologie wordt gezien als kans om ruimte te creëren voor de taken die er écht toe doen.

“Laat ChatGPT het verslag maar schrijven, dan kan ik me richten op wat ik tussen
de regels hoor.”

Taken zoals agendering, verslaglegging, planning of het opstellen van standaard formats kunnen prima door tools worden overgenomen. Ook het inwerken van nieuwe OR-leden of het maken van nieuwsbrieven kan deels geautomatiseerd worden. Maar de mens blijft onmisbaar – juist als het gaat om duiding, relatievorming en het voeren van het goede gesprek.

Tegelijkertijd wordt gewezen op risico’s: privacy, cybersecurity en de noodzaak van duidelijke kaders. Niet alles wat kán, moeten we ook willen. Hier ligt ook een rol voor de ambtelijk secretaris: als kritische mededenker bij de inzet van technologie in de medezeggenschap.

Het samenspel: OR, bestuurder en ambtelijk secretaris

Een goed functionerende medezeggenschap is nooit een solovoorstelling. Het is een samenspel tussen OR, bestuurder en ambtelijk secretaris – en daarin liggen stevige uitdagingen. Denk aan een afnemende belangstelling voor OR-werk, tijdsdruk, de groei van flexibele contracten en verschillen in werkhouding tussen generaties.

“De bestuurder van nu wil snelheid, de OR zoekt verdieping – en ik zit daar tussenin.”

“De bestuurder van nu wil snelheid, de OR zoekt verdieping – en ik zit daar tussenin.”
De ambtelijk secretaris fungeert in dat krachtenveld als stabiele factor en procesbewaker, maar ook als gespreksinitiator. Informeel contact tussen OR en bestuurder wordt steeds belangrijker. De ambtelijk secretaris kan dit stimuleren en helpen om de dialoog te verdiepen – soms buiten de klassieke WOR-kaders om. Maatwerk, gelijkwaardigheid en open communicatie staan hierbij centraal.

Scholing van alle betrokkenen – OR, ambtelijk secretaris én bestuurder – wordt gezien als sleutel tot succes. Alleen als iedereen de spelregels en mogelijkheden kent, ontstaat er ruimte om samen te werken aan organisatiebelang én goed werkgeverschap.

Tot slot: van herwaardering naar toekomstvisie

De World Café-sessie tijdens het 75-jarig jubileum van de WOR maakte één ding glashelder: de toekomst van de ambtelijk secretaris is allesbehalve saai of statisch. Het is een rol die vraagt om vakmanschap, lef en visie – én om organisaties die bereid zijn om die kwaliteiten te benutten.

De aanwezigen zijn het erover eens: het is tijd voor een nieuwe blik, nieuwe woorden en vooral: een stevigere positie. Want de ambtelijk secretaris is geen verlengstuk van de OR, maar een sleutelfiguur in het versterken van de medezeggenschap in haar volle potentie.

“De ambtelijk secretaris van de toekomst? Die zorgt dat de OR gehoord wordt, dat de bestuurder begrijpt wat er leeft en dat de organisatie samen verder komt. En dat allemaal zonder dat iemand het doorheeft. Of juist: zónder dat iemand het nog over het hoofd ziet.”

Taken zoals agendering, verslaglegging, planning of het opstellen van standaard formats kunnen prima door tools worden overgenomen. Ook het inwerken van nieuwe OR-leden of het maken van nieuwsbrieven kan deels geautomatiseerd worden. Maar de mens blijft onmisbaar – juist als het gaat om duiding, relatievorming en het voeren van het goede gesprek.

Tegelijkertijd wordt gewezen op risico’s: privacy, cybersecurity en de noodzaak van duidelijke kaders. Niet alles wat kán, moeten we ook willen. Hier ligt ook een rol voor de ambtelijk secretaris: als kritische mededenker bij de inzet van technologie in de medezeggenschap.