Gretig, betrokken… maar stellen we wel de juiste vragen?

Huub Brinkhof begeleidt intervisiebijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen. Er komen boeiende en interessante casussen langs.

Het is mooi om te zien hoe gretig ambtelijk secretarissen – die toch best een solistische rol hebben in de medezeggenschap – elkaar tijdens intervisiebijeenkomsten willen helpen bij alledaagse praktijksituaties. Zoals: hoe ga je om met een dominante voorzitter die wil bepalen hoe jij jouw werk doet? Wat doe je als een ondernemingsraad zich heel passief blijft gedragen? Of als je overvraagd wordt met allerlei extra klussen die niet in jouw takenpakket zitten?

De ambtelijk secretaris als sportverslaggever

Het valt me daarbij op dat ambtelijk secretarissen in hun rol als intervisiedeelnemer niet altijd de competenties inzetten die ze in hun dagelijkse praktijk juist wél toepassen: observeren en luisteren. Tijdens intervisie krijgen de onderlinge betrokkenheid en het enthousiasme om de casusinbrenger te helpen de overhand. En wat er dan gebeurt, is fascinerend. De casus is net ingeleid, en er volgt spontaan een kruisverhoor met gesloten vragen (“Vind je harmonie belangrijk?”), keuzevragen (“Vind je harmonie óf duidelijkheid belangrijk?”), meerdere vragen tegelijkertijd of zelfs suggestieve vragen (“Vind je ook niet dat je wat strikter kunt zijn over die afspraken?”).

Wat ik ook merk, is dat intervisiedeelnemers zich soms als een sportverslaggever gaan gedragen: “Hoe heb je die werksituaties beleefd? Want als ik je zo beluister, dan…” – waarna de vraagsteller de vraag eigenlijk zelf al beantwoordt.

Oordeel uitstellen, open vragen stellen en écht luisteren

Het blijkt nog niet zo eenvoudig om, ondanks de betrokkenheid, te starten met het stellen van open vragen die eerst de context verhelderen en daarna verdiepend ingaan op de beleving van de casusinbrenger. Als collega’s met een probleem komen, voelen we sterk de neiging om meteen te willen helpen. Dat is heel menselijk. Maar het helpt juist om het oordeel en het advies uit te stellen en eerst écht te luisteren naar het antwoord op open vragen. Bijvoorbeeld: Waar speelt de situatie zich af? Wie speelt er een rol in? Wat is ieders rol in deze situatie? Wat deden zij wel of niet, en wat gebeurde er? Wat deed jij in die situatie? Hoe liep het af?

Daarna is er ruimte voor verdiepende vragen als: Wat vond je zelf van de situatie? Wat maakte dat je deed zoals je deed? Wat vond je van het gedrag van de anderen? Wat was jouw beleving daarbij? Wat is concreet het probleem en hoe groot is het probleem voor jou? Hoe had je gewild dat het was verlopen?

Een casus in intervisie is gebaat bij het stellen van goede vragen. Een groep die goede vragen stelt, helpt zowel de casusinbrenger als de deelnemers verder in ontwikkeling en reflectie. Dat is de reden waarom intervisie een belangrijk vak is in de AS-opleiding. Ambtelijk secretarissen helpen de OR verder met goede, open vragen – het maakt de OR zelfredzamer. En als de situatie voldoende helder is, kun je na alle gestelde vragen gerust met jouw advies komen.