Hoe kan een ambtelijk secretaris grenzen echt goed aangeven én bewaken?
Huub Brinkhof begeleidt intervisiebijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen.
Geregeld dragen deelnemers casuïstiek over werkdruk en het stellen van grenzen aan. Enkele voorbeelden van wat ik hoor tijdens die intervisiebijeenkomsten:
“Het punt is dat ik best uitgebreide notulen wil maken, maar als daardoor adviesbrieven blijven liggen, voel ik me daar toch niet goed over.”
“Het DB vindt dat het mijn taak is om dat allemaal op te pakken, maar ik moet deze week ook nog de notulen
opleveren.”
“Tijdens het overleg steekt niemand zijn hand op en dan zegt de voorzitter: dat moet jij vanmiddag maar even doen.”
Dilemma: loyaal zijn óf grenzen aangeven
Als ambtelijk secretaris ondersteun en adviseer je de OR. Het kan voorkomen dat de werkdruk zo hoog oploopt dat er meer taken zijn dan de beschikbare uren in een week. In zulke situaties werken sommige ambtelijk secretarissen tijdelijk over om alles af te krijgen. Dat is geen probleem, zolang dit niet structureel wordt. Je ervaart dat langdurig overwerken niet goed voelt, maar je wilt ook blijven presteren om te laten zien je goed functioneert.
Laatst kwam tijdens intervisie deze casus aan bod: Hoe kan ik effectief mijn grenzen aangeven aan het DB?
Een deelnemende ambtelijk secretaris gaf het volgende advies: “Verleid jouw OR met het volgende: de best presterende OR’s kiezen de belangrijkste onderwerpen die ook echt gerealiseerd moeten worden. En niet vijftien onderwerpen die door tijdgebrek nog niet eens half afgemaakt kunnen worden. De kunst is samen te kiezen voor het ene en het andere te laten of later te doen. Doe je dat niet, dan neemt de werkdruk in de OR toe, en daarmee ook de stress voor de ambtelijk secretaris. We moeten stoppen met het herkenbare gevoel geleefd te worden door de waan van de dag.”
De Eisenhower-matrix:
focus en prioriteiten stellen
We kwamen op het idee om de Eisenhower-matrix (ook wel prioriteitenmatrix) in te zetten. Hiermee kun je als ambtelijk secretaris effectief invloed uitoefenen op de keuzes die de OR belangrijk vindt. Én daarmee zorg je ervoor dat je de OR helpt bij het stellen van de prioriteiten.
De matrix helpt je om focus te houden op wat echt belangrijk is en om tijdverspilling te vermijden. Laat de OR-leden elke OR-taak in een van de vakjes plaatsen. Blijf niet hangen bij taken die onmiddellijk aandacht vragen, maar niet cruciaal zijn voor de OR-doelen. Dat zijn zaken als reageren op mails of appjes. Plan (twee-)wekelijks een uurtje met de OR of het DB waarin je de matrix bekijkt, aanpast en met elkaar afspreekt: hier houden we ons deze week (of twee weken) écht aan.
Oefening baart kunst.
