“Ik zie mezelf als verbinder tussen twee raden”

Daniëlle Arendse ondersteunt de ondernemingsraad én de cliëntenraad binnen één organisatie

We ontmoeten Daniëlle Arendse tijdens de diploma-uitreiking van de hbo-opleiding voor ambtelijk secretaris. In korte tijd heeft zij alle modules van de opleiding met succes afgerond en krijgt ze haar diploma uitgereikt. Daarmee is ze er nog niet. Nog anderhalve module en dan kan ze ook het diploma van de post-hbo opleiding adviseur medezeggenschap ophalen. in haar werk zien we die ambitieuze houding terug. Ze ondersteunt en adviseert zowel de ondernemingsraad als de Centrale Cliënten Verwantenraad (CCVR) van de Brabantse zorgorganisatie Cello. Twee verschillende raden binnen één organsiatie ondersteunen is Een bijzondere combinatie. Wij zijn heel benieuwd hoe Daniëlle haar functie voor beide raden vervult en waar ze tegenaan loopt.

Hoe ben je eigenlijk in aanraking gekomen met het vak van ambtelijk secretaris?

“Ik werk al sinds 2001 bij Cello. Eerst als begeleider en daarna in de dagbesteding. Op een gegeven moment kwam er bij een tussentijdse verkiezing een vacature vrij in de ondernemingsraad. Ik heb me aangemeld als kandidaat, maar kwam in eerste instantie op de reservelijst. Uiteindelijk was er toch een plek vrij en zo ben ik de OR ingerold. Ik ben ruim drie jaar OR-lid geweest en was ook lid van het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijk secretaris die de OR destijds ondersteunde maakte een carrièreswitch. Zij was degene die mij attendeerde op de vacature. Ik heb in een sollicitatiebrief aan de raad van bestuur laten weten dat ik interesse had, maar dat ik nog wel veel moest leren. Binnen een uur kreeg ik de baan, een opleiding naar keuze én een coachingstraject door een ervaren ambtelijk secretaris. Dat was anderhalf jaar geleden.”

En hoe gingen je eerste stappen als ambtelijk secretaris?

“De ambtelijk secretaris OR die ik verving had maar liefst twintig jaar ervaring. Haar expertise reikte verder dan alleen ambtelijk secretaris; ze was eigenlijk de adviseur medezeggenschap binnen Cello. Ik was dus best zenuwachtig over de schoenen die ik moest vullen. Door aan de vakopleiding ambtelijk secretaris hbo te beginnen, kreeg ik zelfvertrouwen en werd ik nog enthousiaster over het vak. Nu moet ik nog anderhalve module afronden en een paper schrijven en dan heb ik ook mijn opleiding adviseur medezeggenschap afgerond.”

Hoe is dat zo gekomen dat je ook ambtelijk secretaris bent geworden van de CCVR?

“De CCVR werd ondersteund door een adviseur en door haar vertrek ontstond er een vacature. Ik wilde graag mijn arbeidscontract uitbreiden met meer uren en toen deze mogelijkheid zich aanbood heb ik gelijk gereageerd. Ik heb met de raad van bestuur afgesproken om deze combi-functie voor de periode van een jaar uit te proberen. Die periode is in april 2023 gestart en in april of mei van dit jaar evalueren we met elkaar hoe het is verlopen.”

“Als ambtelijk secretaris zie ik mijzelf als verbinder tussen de twee raden. Het is mijn taak om onafhankelijk te blijven, het proces te begeleiden en de samenwerking te versterken zonder mijn eigen mening te laten doorschemeren.”

Een bijzondere positie. Hoe ervaar je deze tot zover?

“In het begin vond ik het best lastig. De OR was veel beter op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de organisatie dan de CCVR en dat was soms best ingewikkeld. Het bleken twee totaal verschillende raden die zich over veelal dezelfde onderwerpen buigen, maar heel andere ondersteuning nodig hebben. Ze hebben ook een andere visie en invalshoeken. De CCVR heeft veel meer coaching nodig om de onderwerpen van een afstand en overstijgend te bekijken. In de CCVR zitten natuurlijk de verwanten of familieleden en in de OR de medewerkers. Als ambtelijk secretaris heb ik soms te maken met twee ‘kampen’. Als bijvoorbeeld een cliënt even ‘kwijt’ is, kunnen de emoties die dan loskomen bij zowel verwanten als medewerkers doorwerken naar de leden van de raden. Dat merk ik als ambtelijk secretaris.”

Hoe ga je hier als ambtelijk secretaris mee om?

“Ik zie mijzelf als verbinder tussen de twee raden. Het is de wens van beide raden om beter met elkaar te gaan samenwerken en samen op te trekken bij bepaalde onderwerpen. Hier kan ik ze bij helpen en ik zie als ambtelijk secretaris een grote toegevoegde waarde. Belangrijk is dat ik mijn onafhankelijke positie behoud. Zo kom ik niet in conflict. Mijn eigen mening houd ik voor mijzelf en ik ondersteun en begeleid op het proces: het besluitvormingsproces, de structuur, de werkvorm en de toon van de brieven. Ik coach op de relatie. Ik heb geen inbreng op de inhoud en ga ook niet direct of indirect sturen.”

Kun je je voorstellen dat organisaties ervoor kiezen om de functies van elkaar te scheiden?

“Zeker! Je moet als ambtelijk secretaris heel goed kunnen plannen en scheiden. De OR van Cello komt wekelijks bij elkaar en is goed geïnformeerd. De CCVR komt minder vaak bij elkaar en moet dan alle onderwerpen in 3,5 uur behandelen. Terwijl er soms best belangrijke onderwerpen op de agenda staan. Het duurt dan allemaal wat langer. Ook heb ik weleens meegemaakt dat de CCVR wel kon meegaan in een voorgenomen besluit en de OR niet. Dan moet ik wel even schakelen. Het komt voor dat ik gevraagd wordt naar de mening van de andere raad. Die geef ik op hoofdlijnen, als dat kan, maar soms ook niet.”

Is het slagen van deze combinatiefunctie persoonsafhankelijk?

“Ik denk het wel. Het werk is nagenoeg hetzelfde. De WMCZ en de WOR lijken best op elkaar in uitvoering. Ik zie dan ook niet in waarom je beide functies niet kunt combineren. De uitdaging zit in een professionele en onafhankelijke houding als ambtelijk secretaris.”

Vind je dat ondernemingsraden en cliëntenraden (beter) moeten samenwerken?

“De raden hebben te maken met veelal dezelfde onderwerpen. Dan is het toch fijn om van elkaar te weten hoe beide raden erin staan. Medezeggenschap is voor de hele organisatie. Als medewerkers het niet naar hun zin hebben, gaat het werk niet goed. Het is in ieders belang dat het goed gaat met de organisatie, medewerkers en cliënten.”