Joke van Saane langs de meetlat
In Langs de meetlat vragen we bestuurders naar hun visie op de functie van ambtelijk secretaris/adviseur medezeggenschap. In dit nummer spreken we met Joke van Saane, rector magnificus van de Universiteit voor Humanistiek.
Door Liza Arends en Helene Hubers
Joke van Saane is sinds 2019 rector magnificus van de Universiteit voor Humanistiek (UvH). Daarvoor was ze universitair hoofddocent en hoogleraar Godsdienstpsychologie. De UvH is een kleinschalige universiteit in het centrum van Utrecht met het humanisme als inspiratiebron. De missie is door het realiseren van kwalitatief hoogstaand onderzoek en onderwijs een bijdrage te leveren aan een humane en zinvolle samenleving. Onderzoek en onderwijs richten zich daarom op eigentijdse vragen rondom zingeving, levensbeschouwing en de inrichting van een menswaardige samenleving. De universiteit telt ongeveer 90 medewerkers en 500 studenten. Het college van bestuur (CvB) bestaat uit de rector en een lid-CvB.
De universiteit kent een universiteitsraad (U-raad) die acht zetels telt. Vier zetels zijn bestemd voor medewerkers en vier voor studenten. De universiteitsraad UvH werkt conform de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). De U-raad heeft gekozen voor ondersteuning door een ambtelijk secretaris zonder adviserende rol.
- Wat is volgens jou nut en noodzaak van een ambtelijk secretaris?
“Voor mij is een ambtelijk secretaris meer dan iemand die alleen een verslag maakt en zorgt dat de stukken op orde zijn. Dat hoort erbij, maar dat gaat alleen maar goed als de ambtelijk secretaris weet wat er speelt, weet wat de agenda is voor de langere termijn, en weet op welke manier U-raad en CvB zich tot die punten verhouden. Het is voor mij dus vooral het beheer van de processen.”
2. Welke rol vervult de ambtelijk secretaris in de medezeggenschap?
“De ambtelijk secretaris is het fundament waardoor de medezeggenschap zijn taken goed kan uitvoeren. De ambtelijk secretaris zorgt er idealiter voor dat de medezeggenschap meningsvormend en oordeelsvormend bezig kan zijn, wel of niet kan instemmen en tot goede adviezen kan komen.”
3. Over welke competenties moet de ambtelijk secretaris beschikken?
“De ambtelijk secretaris moet precies zijn, proactief en verbindend. Hij moet ook initiatief kunnen nemen. Dat laatste is ondersteunend bij het vormgeven en het rolbewust houden van de medezeggenschap. Met proactief en verbindend bedoel ik dat de ambtelijk secretaris er bijvoorbeeld op wijst dat de vraag bij een stuk niet klopt. Of dat hij ons voorstelt om er een paragraafje aan toe te voegen.
Binnen onze eigen universiteit gaat het soms mis in de communicatie. Dan hebben wij als CvB bijvoorbeeld al een duidelijk beeld van hoe het beleid er over twee jaar uitziet, maar de U-raad heeft dat niet. Die ziet alleen het beleidsstuk over concrete aanpassingen die bij wijze van spreken morgen op de website moeten komen. Onze toelichting gaat dan soms te hoog over en vervolgens ervaren wij de vragen vanuit de U-raad als gedetailleerd en niet to-the-point. De ambtelijk secretaris zou dan moeten signaleren dat er op twee verschillende niveaus wordt gepraat. Hij mag dan tegen het CvB zeggen: ‘Op deze manier kun je het niet goed met elkaar bespreken. Daar moet je eigenlijk een ander soort vraag bij stellen of een ander soort stuk van maken’.”
4. Vind je dat de bestuurder betrokken moet worden bij de werving van de ambtelijk secretaris?
Beslist: “Ja. Dat vind ik zeker; omwille van de verbinding tussen bestuurder en medezeggenschap. Als er iemand zit waar je weinig vertrouwen in hebt of die je niet de goede dingen ziet doen, belemmert dat de medezeggenschap. Het gaat niet om de persoon op zich. Ik vind het vooral belangrijk dat je het met elkaar eens bent over wat voor persoon het moet zijn en over de rol en taken.”
5. Kan de ambtelijk secretaris zowel het medezeggenschapsorgaan als de bestuurder adviseren?
“Voor ons zou het een fantastisch model zijn als de ambtelijk secretaris het proces ondersteunt én de medezeggenschap bevordert in de organisatie. Nu missen we die rol in het midden. De communicatie verloopt nu via het CvB met de U-raad; daar raak je verbinding kwijt. Als de ambtelijk secretaris een wat vrijere rol heeft en alle stakeholders bij hem terechtkunnen, kan hij hen ook zelf advies geven.”
6. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het goed?
“Volgens mij doet hij het goed als mensen amper merken dat hij er is. Dat betekent dat het vloeiend loopt. Mensen hoeven zich niet af te vragen of ze iets zijn vergeten en of alles nog wel klopt. En met die rol als tussenfiguur – het oliemannetje – krijg je ook geen discussies meer die eigenlijk over het proces gaan.”
7. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het minder goed?
“Als ik kijk naar onze eigen casussen en naar wat ik op andere universiteiten heb meegemaakt, heeft het vaak iets te maken met verkeerde verwachtingen aan de voorkant. Stel dat ik als bestuurder denk: fijn iemand die al die processen aan elkaar linkt. Ik geef hem vrijheid, ook om zaken met de bestuurlijk secretaris af te stemmen. En de U-raad zegt: ‘Daar is diegene helemaal niet voor’, dan kan de ambtelijk secretaris niet functioneren. Dus het gaat niet goed als wat hij doet niet matcht met de verwachtingen van beide kanten van de medezeggenschap. Het gevaar is dat hij – en dat is volgens mij funest voor zo’n ambtelijk secretaris – dan wordt gezien als ‘van een van beide kanten’. Dat leidt tot wantrouwen en dat maakt het heel lastig om de rol nog goed te vervullen.”
8. Hoe ziet jouw contact met de ambtelijk secretaris eruit?
“We spreken elkaar in het agendaoverleg voor de OV. De ambtelijk secretaris heeft ook regelmatig contact met onze bestuurssecretaris. Maar verder is er weinig contact doordat de ambtelijk secretaris wordt geclaimd als ‘van de U-raad’. Hij wordt niet geacht ook contact met het CvB te hebben. Dat is eigenlijk zonde.”
9. Als ik ambtelijk secretaris was, dan zou ik…
Lacht: “Het klinkt misschien gek uit de mond van een bestuurder, maar ik zou het een heel leuke rol vinden. Je kunt goed sturen op processen, op voortgang en op doelen die behaald moeten worden. Dus als ik ambtelijk secretaris was, zou ik de rol nooit zo invullen dat ik alleen maar verslag moet leggen. Ik zou voortdurend – veel meer dan nu bij ons gebeurt – de mensen met verschillende rollen in de medezeggenschap op informele manier bij elkaar zetten. Ik zou veel meer op die verbindende rol gaan zitten. Ik snap daarbij wel dat die ruimte je gegund moet worden.”
10. Welke tip heb je voor andere bestuurders?
“Zie de medezeggenschap als een gezamenlijke verantwoordelijkheid, én als een verantwoordelijkheid van het bestuur. Het is heel simpel: besluitvorming wordt gewoon beter met goede medezeggenschap. Probeer uit een stramien te blijven van medezeggenschap zien als ‘lastig’. Je hebt veel aan goede medezeggenschap, waar je makkelijk contact mee hebt. Je weet meer en je kunt betere besluiten nemen. Je wordt dan ook goed tegengesproken. Dat kan misschien even pijn doen, maar uiteindelijk is beter voor je organisatie. Ik geloof daar echt in.”
