Jonge ambtelijk secretarissen

De toekomst van medezeggenschap

In ons vorige AS-magazine spraken we met Willy Post en Ellen Hendriks, die na hun pensioen niet stil wilden zitten en besloten om hun kennis en ervaring als adviseurs medezeggenschap in te zetten. Dit keer richten we de spotlight op de nieuwe generatie: jonge ambtelijk secretarissen die aan het begin van hun carrière staan. Soraya Badih en Valentina Kok, beiden begin twintig, hebben vorig jaar een aanstelling gekregen bij het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Wat begon als een bijbaan naast hun studie, groeide uit tot een passie voor medezeggenschap. Met hun frisse blik en vernieuwende ideeën vertegenwoordigen zij de toekomst van het vak. De Sociaal-Economische Raad (SER) pleit voor een verjonging van de medezeggenschap en moedigt jongeren aan om actiever betrokken te raken. Hoe kijken Valentina en Soraya als jonge ambtelijk secretarissen naar dit vakgebied? Welke uitdagingen komen zij tegen, en wat kunnen ervaren collega’s leren van hun frisse blik? En vooral: hoe zorgen we ervoor dat meer jongeren de weg naar de medezeggenschap weten te vinden?

Door Liza Arends en Angèla Abbo

Flexibiliteit en een frisse blik

Soraya en Valentina waren niet actief op zoek naar de functie van ambtelijk secretaris; ze zochten gewoon een bijbaan naast hun studie. Valentina was de eerste die de stap maakte en haar vriendin Soraya volgde snel. Soraya volgt een master Criminologie en Valentina zit in het laatste jaar van de bachelor Bestuurskunde. Nadat ze de eerste vakken van de vakopleiding ambtelijk secretaris hebben gevolgd, zijn ze aan de slag gegaan als junior ambtelijk secretaris.

Soraya: “Wat ik heel fijn vind aan dit werk als ambtelijk secretaris is dat je het goed kan combineren
met studie. Je kunt de week zelf indelen zodat het past, buiten de vergadering om natuurlijk. Daarnaast
kun je de functie inhoudelijk op je eigen manier invullen en er je eigen draai aan geven. Het is niet een
functie die al helemaal in een strak stramien vastligt. Natuurlijk moet je als ambtelijk secretaris wel
bepaalde richtlijnen volgen en rekening houden met de verwachtingen van de OR, maar je kunt een frisse
wind inbrengen.”

“JE VOELT JE ONDERDEEL VAN EEN TEAM. WE LOPEN MAKKELIJK BIJ ELKAAR LANGS MET VRAGEN OF OM HULP TE BIEDEN, EN DAT DRAAGT BIJ AAN EEN GEVOEL VAN STABILITEIT”

Valentina: “Ja, dat is voor mij ook heel herkenbaar. Mijn eerste grote opdracht was bij een grote publieke
organisatie, een ander ministerie. Daar leer je veel, vooral van collega’s die al jaren in de medezeggen-
schap werken. Die ervaring is waardevol. Het werk is goed te combineren met mijn studie. Het is een
mooie afwisseling van nieuwe dingen leren en dingen toepassen die ik tijdens mijn studie hebt opgedaan.
Dat maakt het werk leuk. Organisatietaken zoals het inplannen van overleggen en archiveren zijn
standaardklusjes die wekelijks moeten gebeuren. Die vind ik niet erg uitdagend, al is het fijn als alles op orde is. Waar ik echt enthousiast van word, is bijvoorbeeld het organiseren van trainingsdagen voor de OR, en uitzoeken welke trainingen en trainingsprogramma’s het beste aansluiten bij hetgeen de OR nodig heeft.
Daar kan ik veel van leren. En wat Soraya zegt over een eigen invulling geven aan de functie, dat vind ik ook.
Ik voel me wel heel erg gehoord als jongere ambtenaar in de medezeggenschap. Onze ideeën worden altijd meegenomen en altijd op prijs gesteld. Je hoort er echt bij.”

Medezeggenschap Ministerie van Justitie en Veiligheid
Het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM) ondersteunt de medezeggenschap binnen het departement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid; de groepsondernemingsraad van het bestuursdepartement, de ondernemingsraden van de clusters van het bestuursdepartement, de departementale ondernemingsraad en enkele ondernemingsraden van gelieerde organisaties.

• Aantal medewerkers Ministerie JenV: 36.391
• Aantal ondernemingsraden dat het BOM ondersteunt: 15 (JenV heeft er 75)
• Aantal commissies bij de departementale OR: 3
• Aantal junior ambtelijk secretarissen: 3
• Aantal ambtelijk secretarissen: 18
• Aantal adviseurs: 3

Werken in een team versus een solofunctie

Het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM) telt 18 ambtelijk secretarissen en 3 adviseurs medezeggenschap die samen een hecht en goed samenwerkend team vormen. In andere organisaties
staat een ambtelijk secretaris er vaak alleen voor, zonder directe vakgenoten om mee samen te werken.

Soraya:
“Ik werk met nog drie ambtelijk secretarissen en een adviseur voor de Departementale ondernemingsraad (DOR). Met zijn vijven werken we intensief samen en vormen we een hecht team. Het is niet zo dat ik het in mijn eentje hoef te doen en dat helpt wel heel erg.”

Valentina:
“Je voelt je onderdeel van een team. We lopen makkelijk bij elkaar langs met vragen of om hulp te bieden, en dat draagt bij aan een gevoel van stabiliteit in de functie van ambtelijk secretaris. Je ondersteunt de OR, maar maakt er geen deel van uit. Hierdoor kan het soms voelen alsof je geen directe collega’s hebt. Met het team zitten we wekelijks standaard met elkaar, wat goed is voor de onderlinge relatie. Daarnaast is er altijd iemand beschikbaar om bij te springen als een collega afwezig is. Dit intensieve teamwork maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook prettiger. In mijn vorige opdracht miste ik de samenwerking met andere ambtelijk secretarissen. Mijn advies voor andere ambtelijk secretarissen, zeker als je een individuele rol hebt, is dan ook om met anderen in het vak te blijven praten. Ik heb intussen meerdere vrienden en vriendinnen die ook als (junior) ambtelijk secretaris werken. Wij praten daar wel eens over in onze vrije tijd, een soort intervisie. Het levert je nieuwe ideeën op en je kunt sparren.”

De generatiekloof: leren van elkaar

Samen met nog een ambtelijk secretaris zijn Soraya en Valentina de jongsten van het BOM. Ze merken verschillen in aanpak: waar oudere collega’s leunen op ervaring en traditie, brengen zij een vernieuwde kijk en eigentijdse ideeën. Toch vullen beide generaties elkaar vaak juist goed aan.

Valentina:
“De standaardtaken die gewoon moeten gebeuren en die bijvoorbeeld in de wet geregeld zijn, die doet iedereen eigenlijk hetzelfde. Maar bij andere zaken merk je dat oudere collega’s vaak vasthouden aan ‘zo doen we het al jaren’, terwijl wij juist denken: dit kan toch slimmer? Als wij dan met nieuwe ideeën komen, van een vorige organisatie of wat we bij AS-opleidingen hebben geleerd, dan zie je wel dat ze zeggen: O ja, op die manier kun je het ook doen.
Oudere collega’s zijn bijvoorbeeld gewend om vergaderstukken per e-mail te versturen, terwijl ik de leden van de OR die ik ondersteun vraag deze zelf in iBabs te bekijken. Zo heeft iedereen altijd de meest recente versie. Daarnaast zorg ik voor een duidelijke agenda en stukken, waardoor vergaderingen efficiënt verlopen en gericht zijn op besluitvorming. Bij AS- opleidingen leerde ik verder hoe je een jaarverslag of nieuwsbrief aantrekkelijk vormgeeft. In plaats van een verouderd sjabloon te gebruiken, geef ik het jaarverslag een modernere uitstraling, en dat doe ik
met veel plezier.”

Soraya: “Ik merk vooral verschil in de manier waarop wij vergaderen vergeleken met andere ambtelijk secretarissen in het team. Wij richten ons meer op efficiëntie en willen sneller door. Ook passen we inzichten uit onze opleiding toe, zoals het werken met teamrollen: hoe komt iedereen in de OR het beste tot zijn recht en hoe kan je hier als ambtelijk secretaris op sturen? Als je al langer in het vak zit, kan ik me voorstellen dat je zulke aspecten soms uit het oog verliest. Voor ons is dit nog vers in het geheugen, en we willen graag in de praktijk brengen wat we hebben geleerd. Ik vind wel dat ‘oude rotten in het vak’ soms als iets negatiefs wordt neergezet. Ik denk dat wij als jongeren juist heel
veel kunnen leren van de meer ervaren ambtelijk secretarissen. Dat maakt het ook zo fijn dat het BOM nu meer gemengd is. Wij kunnen heel veel van hen leren, maar zij ook van ons. Dat is wel heel veel waard. We hoeven het niet helemaal te verjongen, denk ik. Er is een goede balans en diversiteit. Er mogen misschien wel wat meer mannen bij, gewoon überhaupt in het vak.”

Ook binnen de OR-organen die Soraya en Valentina ondersteunen, merken zij dat leeftijd een rol kan spelen in de dynamiek van vergadering en besluitvorming. De verschillen in ervaring en werkwijze tussen jongere en oudere leden kunnen zowel uitdagingen als voordelen met zich meebrengen.

Soraya:
“Ik ondersteun nu een commissie die voornamelijk uit oudere leden bestaat. Het duurt soms wat langer voordat
iedereen goed voorbereid is en er echt inhoudelijk vergaderd kan worden of voordat er besluiten worden genomen. Daar probeer ik echt actief op te sturen. Ik bespreek dit regelmatig met de voorzitter: hoe stimuleren we iedereen om actief betrokken te zijn en wat meer tempo te maken? Meer daadkracht.”

Valentina:
“Voor het eerst ondersteun ik als ambtelijk secretaris een OR met heel jonge OR-leden, en dat vind ik echt superleuk.
Daar krijg ik veel energie van. Voorheen werkte ik met mensen die al heel lang in de OR zaten en tegen de pensioengerechtigde leeftijd aanliepen. Daarin merkte ik veel verschil. Jongere mensen zijn enthousiaster, positiever, handelen sneller en werken efficiënter. Voor mij is dat fijn, omdat ik makkelijk met hen mee kan gaan. Dat was lastiger toen ik nog een ‘oudere’ OR ondersteunde.”

Hoe krijgen we meer jongeren in de medezeggenschap?

De medezeggenschap worstelt al jaren met de vraag: hoe betrekken we meer jongeren? Valentina en Soraya hebben als ondersteuners van de medezeggenschap daar ook hun kijk op.

Valentina ondersteunt een OR met jonge mensen, en ze ziet dat de invloed van de bestuurder van doorslaggevend belang is geweest. “Wij hebben de bestuurder actief betrokken bij de OR- verkiezingen, en zij heeft ons heel goed geholpen door extra aandacht aan de verkiezingen te besteden. Voor jongeren die nog carrière willen maken, is het natuurlijk aantrekkelijk om met een bestuurder aan tafel te zitten. Dat gaf voor de meeste OR- leden de doorslag: de mogelijkheid om met de bestuurder te praten over de belangen van hun collega’s. Daarnaast hebben we de jongeren binnen de OR ingezet om weer andere jongeren te werven. Ik merk ook dat er binnen het ministerie steeds meer animo is voor de OR, en dat er vaker bij de OR wordt aangeklopt. Dat heeft natuurlijk ook te maken met wat er speelt en welke stukken op tafel liggen. Door de taakstelling vindt iedereen de OR nu superbelangrijk.”

Soraya:
“Het is belangrijk om medezeggenschap aantrekkelijker te maken voor de jongere generatie. De mogelijkheid om daadwerkelijk impact te maken, speelt hierin een grote rol. Als je ziet dat je werk echt iets verandert, motiveert dat enorm.”

En de toekomst…

Soraya twijfelt nog: “Ik ben voorlopig nog wel een jaar bezig met mijn master. Voor nu blijf ik dit werk zeker doen. Wat daarna mijn plannen zijn voor het medezeggenschapswerk weet ik nog niet zo goed, maar ik ben in ieder geval superblij met de ervaring die ik nu al opdoe.”

Valentina ziet zichzelf wel doorgroeien: “Ik wilde eigenlijk altijd al in de publieke sector werken. Dat ik nu echt als ambtenaar aan het werk ben, dat is wel iets wat ik voor de komende jaren nog wel voor me zie. Sowieso tijdens mijn studie. Wellicht wil ik ook nog de opleiding voor adviseur medezeggenschap doen. Ik wil nog meer leren.”

Valentina Kok

Opleidingen

• 2021 – heden: Bsc Bestuurskunde – Beleid, Bestuur en Organisatie
  Universiteit Leiden, Leiden
• 2022 – 2024: Vakopleiding ambtelijk secretaris 1 – AS-opleidingen, Gouda

AS werkervaring

• 2023 – 2024: junior ambtelijk secretaris – Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Den Haag
• 2024 – heden: ambtelijk secretaris – Ministerie van Justitie en Veiligheid, Den Haag (20 uur)

Soraya Badih

Opleidingen

• 2020 – 2023: BSc Criminologie – minor: Cross Cultural Psychology Erasmus Universiteit, Rotterdam
• 2023 – heden: Vakopleiding Ambtelijk Secretaris –
  AS‐opleidingen, Gouda
• 2024 – heden: Msc Criminologie – Interventiecriminologie, criminele carrières en interventies

AS werkervaring

• 2023 – heden: junior ambtelijk secretaris – Ministerie van Justitie en Veiligheid, Den Haag (18 uur)