Leertraject ambtelijk secretaris
Niek en jorinde delen hun ervaringen als startende ambtelijk secretaris en coach bij Stadgenoot
In januari 2023 kregen we een aanvraag binnen van Stadgenoot Amsterdam. Zij waren op zoek naar een ‘stevige’ interim ambtelijk secretaris voor 12 uur per week. Iemand die de nieuwe OR wegwijs kan maken in het OR-werk en daarnaast inventariseERT hoeveel ondersteuning de OR structureel nodig heeft. Stadgenoot had namelijk de wens om later een (rechten)student aan te nemen voor de structurele ondersteuning van de OR.
OR-ondersteuning was al even aan het werk met studenten en na een paar gesprekken was de opzet rond. We gingen voor een combinatie van een student voor 12 uur per week in combinatie met een adviseur medezeggenschap / coach voor 4 uur per week. zo zijn Niek van leeuwen (student BESTUURSKUNDE) en Jorinde Koenen (adviseur/coach) in maart 2023 samen gestart bij Stadgenoot. Intussen zit de taak van Jorinde erop en heeft Niek een dienstverband bij Stadgenoot als ambtelijk secretaris. Tijd om samen met jorinde bij Niek op bezoek te gaan om te kijken hoe het nu met hem gaat. en om te horen hoe beiden tegen het vak aankijken. We hebben ook de Or-voorzitter van stadgenoot om een reactie gevraagd.
Door Liza Arends
Niek
“Toen mijn studiegenoot Nico enthousiast vertelde over het vak van ambtelijk secretaris, werd ik nieuwsgierig. Hij werd voor deze functie al opgeleid via OR-ondersteuning. Ik had op dat moment een tussenjaar en werkte als teamleider bij de Jumbo. Ik heb mij aangemeld bij OR-ondersteuning en na een intakegesprek kon ik ook instromen in de Vakopleiding Ambtelijk Secretaris bij AS-opleidingen. Eigenlijk wist ik nog heel weinig van het vak.
Nu ik ruim een jaar als ambtelijk secretaris werk, kan ik zeggen dat ik het heel leuk vind. Je krijgt een heel breed beeld van een organisatie en je ziet bijna alles wat er speelt. Op een andere afdeling zie je meestal alleen wat daar gebeurt. Je krijgt ook te maken met de bestuurder, wat natuurlijk best bijzonder is als starter. Je ziet de verschillende aspecten die op directieniveau aan de orde komen. Daarnaast heb je als ambtelijk secretaris een breed scala aan werkzaamheden en is je functie heel divers. Je werkt samen met OR-leden die op verschillende afdelingen werken. Zo krijg je overal een beetje van mee. Dat vind ik leuk en interessant. Juist die diversiteit aan ervaring en gesprekken met tal van mensen, maakt dat ik veel meekrijg. Dat helpt mij ook in het maken van de keuzes voor wat ik later wil gaan doen.
De samenwerking met Jorinde heb ik als heel prettig ervaren. Jorinde heeft mij de basisvaardigheden goed bijgebracht. Na de vakken Wet & Regelgeving (WOR 1 en WOR 2) denk je dat je best zicht hebt op wat bijvoorbeeld instemming- of adviesplichtig is, maar de praktijk is een stuk weerbarstiger. Jorinde heeft de verschillende aanvragen met mij doorgenomen zodat ik het wat beter zou snappen. Ook heeft ze mij goed begeleid bij de verslaglegging. Wat leg je vast, wat niet. In het begin typte ik maar gewoon alles mee. Waar we ook veel over hebben gesproken was de rol en positie van de ambtelijk secretaris en leren wanneer je wat zegt en wanneer niet. Dat je niet over de inhoud gaat en goed in de gaten houdt dat je het proces niet gaat sturen. Het is niet allemaal zwart-wit en je moet hier als ambtelijk secretaris altijd alert op blijven. Ik heb van Jorinde een mooi overdrachtsdocument gekregen met alle zaken waar ik als ambtelijk secretaris mee te maken krijg en waar ik op moet letten. Daar heb ik in de praktijk veel aan.
Nu ik zo’n vijf maanden ‘solo vlieg’, merk ik duidelijk verschil. Mijn notulen komen nu vaker terug met opmerkingen van de OR. Jorinde was altijd positief-kritisch op mijn notulen, wat mij heeft geholpen om de inhoud beter te begrijpen. Het leukste onderdeel van mijn werk vind ik nu het uitzoeken van de verschillende onderwerpen. Het advieswerk dus. Dit zie ik als een mooie uitdaging, maar (lachtend) de verslaglegging zie ik een beetje als corvee.
Nu ik het werk van ambtelijk secretaris me eigen heb gemaakt, realiseer ik me hoe belangrijk het is om te weten wat er speelt in de organisatie. En ook te weten hoe de hazen lopen. Ik heb aan het begin onderschat hoe belangrijk dit is. Mijn tip is om goed te kijken en te begrijpen wat er zowel in de OR als in hele de organisatie gebeurt. Dus zorg dat je je de organisatie snel eigen maakt.
Ik ben ook nog bezig met mijn scriptieonderzoek dat ik eveneens bij Stadgenoot mag uitvoeren. In augustus rond ik de scriptie af en dan zou het mooi zijn als ik er nog een OR bij kan doen en verder kan leren. Al weet ik nog niet helemaal wat ik in de toekomst ga doen, adviseur medezeggenschap is zeker een optie!”
Jorinde
“Nadat ik de overstap had gemaakt van OR-lid naar ambtelijk secretaris had ik gelijk al leuke opdrachten. Gezien mijn achtergrond kon ik ook vrij snel doorgroeien naar het adviseurschap. Toen OR-ondersteuning mij benaderde met de vraag of ik een nieuwe OR wilde ondersteunen en tegelijkertijd een student wilde inwerken in een combinatiefunctie, dacht ik: ‘Leuk. Dat heb ik nog nooit gedaan’. Ik vind het ook heel bijzonder dat ik mag bijdragen aan en zorgen voor nieuwe aanwas. De jongeren zijn nu aan de beurt, ook al ben ik op mijn 63e nog lang niet uitgewerkt.
Wat deze opdracht zo leuk maakte, was enerzijds helpen van Niek als starter en anderzijds was het ook een reflectie van mij en mijn werk. Wat doe ik nu als ambtelijk secretaris en waarom doe ik het zo? En ik had aan Niek zeker een goeie, want hij stelt veel vragen. Tegelijkertijd was ik heel kritisch op hem. Als voormalig redacteur betekende dit natuurlijk ook concrete, heldere en nette verslagen. Toch ben ik er best blue in gestapt zonder een concreet inwerkplan en heb ik al doende geleerd. Een starter op de arbeidsmarkt heeft een andere begeleiding nodig dan alleen een starter in het vak. Bijvoorbeeld hoe stel je een zakelijk emailbericht op? Ook hulp bij het plannen van vergaderingen hoort erbij. En hoe maak je een agenda op? Het coachen tijdens vergaderingen heb ik rustig afgebouwd en ik heb Niek zijn rol laten pakken. Ik heb voor Niek een overzichtsdocument opgesteld met aandachtspunten voor een ambtelijk secretaris. Hierin komen niet alleen de praktische en organisatorische zaken aan bod, maar ook hoe de OR ontlast kan worden en welke ‘softskills’ hij kan gebruiken.
Wat ik een volgende keer anders ga doen, is mij beter voorbereiden. Ik ben er nu blanco ingestapt en heb Niek al doende ingewerkt in het vak van ambtelijk secretaris. In de toekomst start ik eerst met een (onboarding) plan voor een meer gestructureerde aanpak, waarbij alle onderdelen voldoende aan bod komen. Zo raad ik ook alle ambtelijk secretarissen aan om aan het begin een rondje langs de velden te doen. Ga bijvoorbeeld koffiedrinken met de belangrijke stakeholders. Zo kom je te weten wat overal speelt. Lees notulen en het jaarverslag, et cetera.
Het was ontzettend leuk om te doen en een erg leerzaam traject. Vooral het reflecteren heb ik veel aan gehad. Is het zoals ik het doe wel de beste manier. Dit leverde gelukkig geen schokkende dingen op!”
Abe, co-voorzitter OR twijfelde aanvankelijk over de aanpak om een startende ambtelijk secretaris te verbinden aan een ervaren ambtelijk secretaris/coach. De OR kwam uit een woelige periode en was gewend aan een zeer ervaren ambtelijk secretaris.
Abe: “Vanaf het moment dat Niek en Jorinde begonnen, ging het heel goed. Ze hebben niet echt lang hoeven zoeken naar een werkwijze. De rolverdeling was duidelijk en de OR wist precies bij wie ze terecht konden. De vorige ambtelijk secretaris kende de organisatie en de historie goed, dus daarin heeft de OR zowel Niek als Jorinde moeten inwerken. Op de inhoud echter niet.
Zou ik dit andere OR’s aanbevelen? Het zorgt voor een andere dynamiek. Maar juist het aantrekken van een jonge student, die nog niet gepokt en gemazeld is in het begeleiden van ondernemingsraden kan een belangrijke afwisseling zijn. Het is wel even uit je comfortzone en je zult ook iets meer tijd moeten investeren in de begeleiding en uitleg, maar het betaalt zich wel uit. Anders blijf je op de plek waar je altijd al was. Onze organisatie is in beweging en dan is het fijn om een jonger persoon te hebben die een iets andere blik heeft op werk en werken. Ook om andere ideeën te krijgen en je creativiteit te laten prikkelen.”
Stadgenoot is een van de grootste Amsterdamse woningcorporaties. Ze verhuren ongeveer 30.000 sociale huurwoningen, 1.700 bedrijfsruimtes en 2.700 parkeerplekken. Stadgenoot verhuurt ook ruimtes aan zorginstellingen.
