Medezeggenschap in de snelle wereld van technologie en innovatie

Aan de rand van Schiphol, staat het gebouw van het Nederlandse hoofdkantoor van Microsoft. Het gebouw draagt de naam: Outlook. Microsoft is een van ’s werelds grootste en invloedrijkste techbedrijven. Achter het strakke glas en staal werkt een bonte mix van developers, marketeers, beleidsmakers en strategen aan oplossingen die wereldwijd impact hebben. Maar wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen van zo’n reusachtige techgigant? Hoe is de medezeggenschap geregeld van de medewerkers in een bedrijf dat symbool staat voor digitalisering, schaalvergroting en snelheid? Waar technologie regeert, innovatie altijd voorop staat en de schaal bijna onvoorstelbaar is? Wat maakt deze OR anders dan die van een gemiddeld Nederlands bedrijf?

We spreken af met Nico Brandt en Hanneke Versluis.

Door Liza Arends en Angèla Abbo

Bij binnenkomst in de hal van het gebouw is het eerste dat de aandacht trekt de trap met de ‘mission statement’ van Microsoft: Empower every person and every organization on the planet to achieve more. Een zin die al meteen de dynamiek van de organisatie weergeeft. We worden bij de receptie opgewacht door Nico Brandt (voorzitter van de ondernemingsraad en Director EMEA Technical Services) en Hanneke Versluis (adviseur medezeggenschap). Terwijl we door het gebouw lopen, valt direct de speelse inrichting op: een grote ontmoetingsplek met een koffiebar met barista, veel zithoekjes en muziek. Een mix van culturele achtergronden kenmerkt de organisatie. De voertaal is Engels.

Organisatie van de medezeggenschap

Microsoft Nederland heeft één OR waarin de verkoop-/consultancyorganisatie, de datacenters en Quantum lab zijn vertegenwoordigd. De OR telt momenteel negen leden en evenveel zetels. De structuur is klassiek vormgegeven, met zowel vaste als tijdelijke commissies die doorgaans bestaan uit OR-leden. De gemiddelde leeftijd van de OR-leden ligt rond de dertig jaar.
De OR kiest er op dit moment bewust voor om met negen leden aan de slag te gaan, ondanks het formele recht op vijftien zetels. Het idee: een compact en wendbaar team dat snel kan schakelen in een organisatie die voortdurend in beweging is. Maar met een jaarlijkse workload van enkele honderden aanvragen rijst de vraag of dit aantal zetels nog houdbaar is. De nieuwe OR heeft de samenstelling dan ook weer op de agenda gezet. Een subcommissie onderzoekt of de huidige bezetting de toenemende werklast aankan, of dat uitbreiding noodzakelijk is. Daarbij wordt ook gekeken naar andere manieren om de druk te verlichten, zoals het inzetten van (tijdelijke) commissies waarin ook collega’s van buiten de OR actief kunnen meedenken en meewerken.
Nico is sinds januari van dit jaar voorzitter. Hij is één van de zeven nieuwe leden die begin dit jaar gestart zijn. Hanneke ondersteunt als extern adviseur medezeggenschap de OR al ruim twee jaar. De keuze voor een extern adviseur was een weloverwogen beslissing van de OR. Vanwege de professionaliteit en onafhankelijke blik op de organisatie. Het zwaartepunt van Hannekes werk ligt bij procesbegeleiding en training-on-the-job.

Eigen testomgeving

Microsoft bevindt zich in de wereld van AI. Een wereld die heel snel verandert en nieuwe toepassingen volgen elkaar snel op. Deze nieuwe toepassingen worden binnen de Microsoft-organisatie zelf getest voordat ze in de wereld worden geïntroduceerd. Nico: “De medewerkers zijn ‘de gebruikers’, wij drinken onze eigen champagne. Met 220.000 medewerkers en verschillende culturele achtergronden zijn wij een hele mooie doelgroep om dingen te proberen, voordat het naar klanten wordt uitgerold.”
In het proces gaan de nieuwe toepassingen automatisch eerst langs de OR voor instemming, of ter informatie, waarbij de OR zelf checkt of instemming nodig is. Dan moet je vooral denken aan dataprivacy vraagstukken. Daarnaast hebben de AI-ontwikkelingen veel gevolgen voor de organisatie. Deze voorgenomen besluiten staan ook allemaal op de agenda van de OR.

Neusje van de zalm

Voor ambtelijk secretaris Hanneke Versluis is deze opdracht het ‘neusje van de zalm’. Behalve dat ze zich als ex-stewardess helemaal thuis voelt op Schiphol, is het geweldig om als tech-liefhebber in de keuken te mogen kijken van één van ‘s werelds grootste techbedrijven. Een bedrijf dat in de voorlinie staat van alle technologische ontwikkelingen. Wat onderscheidt deze organisatie volgens haar van andere? “Vooral de dynamiek en het enthousiasme”, zegt ze zonder aarzelen. “De organisatie bruist van de energie. Er werken bevlogen mensen en er heerst een sterk ondernemende cultuur. Ook de OR springt eruit. Die functioneert als een hecht team, waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. De leden zijn goed voorbereid, betrokken en nemen hun rol serieus. De OR wordt in de organisatie écht gezien als een waardevol klankbord”, benadrukt Hanneke. “Sterker nog, meer dan bij andere opdrachten waar ik heb gewerkt. De feedback vanuit de OR leidt regelmatig tot concrete verbeteringen, zelfs ook wel eens buiten Nederland.”

Betrokkenheid van het managementteam

De Nederlandse CEO heeft medezeggenschap hoog in het vaandel staan. Het managementteam wordt actief geïnformeerd over het belang van de medezeggenschap en het werk van de OR-leden. Nico vult aan: “Bovendien wordt de OR maandelijks betrokken bij de ‘All together-bijeenkomsten’. Dat zijn hybride, open medewerkersbijeenkomsten waarin de CEO medewerkers bijpraat over de laatste ontwikkelingen.” Daarbovenop heeft de CEO een eigen adviseur arbeidsverhouding die goed op de hoogte is van de medezeggenschap en waarmee Hanneke ook regelmatig overleg heeft.

Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. En hoe zit het dan met besluiten die door het Amerikaanse hoofdkantoor worden genomen?

Menig Nederlandse vestiging van internationale organisaties worstelt hiermee omdat ze vaak worden gepasseerd. Niet bij Microsoft. Hanneke: “De organisatie is zich heel erg bewust van de sociale processen in de verschillende landen. Er wordt altijd rekening gehouden met de lokale medezeggenschap”. Nico: “De echt grote organisatieveranderingen worden natuurlijk in Amerika besloten, maar HR in Amerika beseft heel goed dat in elk land andere processen gevolgd moeten worden. We hebben dan ook zeker het gevoel dat we nog invloed hebben en besluiten in zekere mate kunnen aanpassen aan de Nederlandse situatie.”

Innovatieve applicaties

Binnen Microsoft heeft de OR uiteraard toegang tot een breed scala aan technologische oplossingen. De OR fungeert als een eigen proeftuin om te onderzoeken hoe technologie effectief ingezet kan worden, met oog voor privacy en veiligheid. Dankzij deze digitale mogelijkheden kan de OR asynchroon werken: aanvragen worden veelal in Microsoft Teams verwerkt, en ook discussies over lopende onderwerpen vinden vaak online plaats.
Nico: “Het werkt bij ons niet standaard dat je eerst bespreekt en dan in de volgende vergadering het besluit neemt. Dat gaat regelmatig tussen de vergaderingen door, als het onderwerp het toelaat. Met bijvoorbeeld de ‘poll-optie’ van Teams kunnen we asynchroon besluiten nemen. En we werken met actielijsten in Planner. Maar voor het bijhouden van de lijst met onze vele aanvragen vinden wij Excel nog steeds de handigste tool!”

Hanneke Versluis

Adviseur medezeggenschap

Hanneke’s medezeggenschapscarrière is gestart bij Martinair. Ze werkte als stewardess tijdens haar studie Arbeid- en organisatiepsychologie aan de VU. Na vier jaar als stewardess en later als purser gewerkt te hebben, besloot ze in 1995 ook in de medezeggenschap te stappen. Ze werd OR-lid. Na twaalf jaar maakte zij de overstap en werd ze ambtelijk secretaris van de OR. In 2009 richt Hanneke haar eigen organisatieadviesbureau op en sindsdien heeft ze verschillende ondernemingsraden begeleid en geadviseerd. Hanneke ondersteunt naast de OR van Microsoft nog drie andere ondernemingsraden.