Onafhankelijk ondersteuner van drie raden

Hoe ben je in de medezeggenschap terechtgekomen?

“In 2006 startte mijn carrière als planner bij de voorloper van Envida. Op een gegeven moment wilde ik meer betrokken zijn bij de organisatie en leek het me een interessante uitdaging om lid te worden van de OR. Dat werd ik in 2015 na verkiezingen. Een jaar later, in maart 2016, deed zich de kans voor om te solliciteren naar de functie van ambtelijk secretaris van de OR. Ik greep deze mogelijkheid aan en zo ben ik ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad geworden.”

Inmiddels ben je adviseur medezeggenschap en participatie. Hoe is dat gegaan?

“In de coronatijd werkte ik thuis en had ik minder directe binding met collega’s. Dat zette me aan het denken over mijn functie. Het werk als ambtelijk secretaris begon voor mij de uitdaging te verliezen. Vergaderingen met de OR, overleggen met de bestuurder of management, contact met de achterban, adviseren en conceptadviezen schrijven. Dat is leuk en afwisselend werk, maar al die taken kwamen steeds in een vast patroon terug. Ik wilde iets anders, iets meer uitdaging. Ik keek al rond naar vacatures voor ambtelijk secretaris bij andere organisaties. Nou wilde het toeval dat de ambtelijk secretaris van de Professionele Adviesraad (PAR) met pensioen ging, terwijl de ambtelijk secretaris van de Centrale Cliëntenraad (CCR) uitviel. Envida vroeg mij daarom of ik de ondersteuning voor alle drie raden op me wilde nemen en mijn eigen functie daarop zou willen herschrijven. Dat heb ik gedaan en mijn eigen functiebeschrijving samengesteld voor de adviseur medezeggenschap die erop toeziet dat de medezeggenschapsprocessen binnen Envida soepel en effectief verlopen.”

Wat was de uitdaging van je nieuwe functie?

“Het was een uitdaging om de raden en raadsleden te overtuigen van mijn rol. Vooral OR-leden vonden het spannend dat ik ook de CCR en de PAR ging ondersteunen. Ik wilde laten zien dat ik een onafhankelijke ondersteuner ben en niet ‘Bas van de OR’. Dat label had ik inmiddels wel een beetje gekregen. Met mijn nieuwe functiebeschrijving heb ik ook voorgesteld om de functienaam te veranderen van ambtelijk secretaris OR naar adviseur medezeggenschap en participatie. Hiermee overstijgt de functie de drie raden. Mijn doel is om mijn onafhankelijke rol zo goed mogelijk te vervullen, en tot nu toe heb ik daarover geen klachten ontvangen. Ik vind dat ik de hoedjes wel kan scheiden.”

Je ondersteunt nu drie gremia in dezelfde hoeveelheid tijd (fulltime – 36 uur) als toen je alleen de OR ondersteunde. Hoe heb je dat gerealiseerd?

“Dit lukte door binnen mijn contracturen de medezeggenschapsprocessen van Envida efficiënter in te richten, waaronder minder en korter vergaderen met een goede agenda. Toen ik net begon als ambtelijk secretaris, vergaderde de OR van 15 leden elke maandagmiddag van half twee tot vijf uur. Dat waren ontzettend veel uren. De huidige OR vergadert veel minder en efficiënter. De vrijgekomen tijd besteden de OR-leden nu aan achterbanraadpleging of uitzoekwerk. En de OR is met commissies gaan werken, volgens het BOB-model. De beeldvorming vindt plenair plaats om input van alle OR-leden mee te nemen. De commissies werken het vervolgens uit en leggen hun oordeel voor aan de OR-vergadering ter besluitvorming. Ik begeleid alleen de commissies die dat vragen en nodig hebben.
Omdat ik drie raden ondersteun, heb ik een goed zicht op de zaken die spelen. Dat helpt om meer samen te werken. Of in ieder geval van elkaar te weten wat de inzichten zijn op die dossiers die alle drie de raden aangaan. Denk dan aan de grote strategische uitdagingen van Envida en hoe we in de toekomst de zorg inrichten. Als ik merk dat iets op meerdere plekken speelt, kaart ik dat aan bij de DB’s van de raden, of bij de bestuurssecretaris. En ik stel voor om iets gezamenlijks te organiseren. Dat is voor iedereen prettiger, want dan hoeft het niet drie keer over de bühne.”

Hoe vaak is er een gezamenlijke bijeenkomst?

“We organiseren twee keer per jaar een geledingenmiddag voor de OR, de CCR, de PAR, directieleden en de voorzitter van de raad van bestuur. Een keer per jaar zijn ook alle leden van de raad van toezicht aanwezig. Aan bod komen actuele thema’s zoals de meerjarenstrategie van Envida of het Deltaplan voor de zorg, van regionale zorg- en maatschappelijke organisaties hier in Zuid-Limburg. Het doel is vooral om input op te halen bij de geledingen, maar ook om de onderlinge verbinding te versterken.
Ik zit deze middagen voor, praat alles aan elkaar, en begeleid het. Samen met de bestuurssecretaris bepaal ik de agendapunten en organiseer ik de dag inhoudelijk. Dit geeft me enorm veel energie. Het is echt hartstikke leuk om te doen!”

Wat zijn je toekomstplannen?

“Voorlopig blijf ik bij Envida. Met mijn nieuwe functie heb ik een traject ingezet om de medezeggenschap zo goed mogelijk te organiseren in en tussen de drie raden. In september zijn er OR-verkiezingen en komt er een nieuwe OR. Het zou mooi zijn als we de medezeggenschap zo laag mogelijk op de werkvloer kunnen krijgen. Dat is een best een uitdaging voor de OR in een organisatie met meer dan 4000 medewerkers; van Maastricht tot Vaals. De OR kan beginnen om medewerkers meer bij thema’s te betrekken in bijvoorbeeld projectgroepen. Dan heb je ook meteen potentiële nieuwe OR-leden voor de toekomst. En ik streef naar nog meer verbinding tussen de geledingen. Genoeg te doen de komende tijd.”

Je hebt je carrière zelf opgebouwd, ook door verschillende opleidingen en trainingen te volgen en lid te worden van netwerken. Wat kun je andere ambtelijk secretarissen meegeven die zich ook verder willen ontwikkelen?

“Een paar puzzelstukjes vielen voor mij natuurlijk wel op de juiste plek. Maar ik heb drie Vasmo-opleidingen gevolgd, de leergang Dialoog en participatie en ik ben lid geworden van het SER jongerenplatform medezeggenschap. Een belangrijk tip is om vooral ook buiten je eigen organisatie te kijken voor nieuwe inzichten. Het grootste nadeel van de functie van ambtelijk secretaris is misschien het ontbreken van directe collega’s om mee te sparren. Daarom ben ik altijd actief op zoek naar uitbreiding van mijn netwerk buiten mijn directe werkomgeving, bijvoorbeeld via LinkedIn en door deelname aan diverse vakgroepen. Ik zit in het MZ-platform van Brabant, die komen één of twee keer per jaar bij elkaar. Dat geeft me waardevolle inzichten over verschillende benaderingen binnen ons vakgebied.

Ga sowieso in gesprek met je leidinggevende. Zorg ervoor dat je helder hebt wat je precies wilt bereiken en welke stappen je daarvoor moet zetten. Durf voor jezelf op te komen, want uiteindelijk ben jij degene die je eigen groei en ontwikkeling moet sturen. Tot slot mogen we trots zijn op het vak van ambtelijk secretaris. Het is een heel mooi vak, waar je echt van waarde bent!”

Bas Linssen

Adviseur medezeggenschap & participatie bij Envida

• 2006 Planner Verplegen & Verzorgen – Groene Kruis Domicura
• 2015 Lid van de ondernemingsraad van Envida
• 2016 Overstap naar de functie van ambtelijk secretaris ondernemingsraad
• 2022 Adviseur medezeggenschap en participatie
• 2024 Ambtelijk secretaris regionale klachtencommissie cliënten.

Bas is 40 jaar en woont met zijn partner Bas in Heerlen.

Envida is een zorg en welzijnsorganisatie in Zuid-Limburg op het gebied van ouderenzorg met wijk- en verpleegzorg. Ruim 4.000 medewerkers en 750 vrijwilligers ondersteunen bijna 10.000 mensen met een zorg- of ondersteuningsbehoefte. De medezeggenschap bij Envida bestaat uit de OR, de Centrale Ciëntenraad en de Professionele Adviesraad. Daarnaast zijn er twee Chief Nursing Officers (CNO’s).