Samenwerking tussen ambtelijk secretaris adviseur en bestuurssecretaris bij de SVB

Een sleutel tot succes

Bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB) vormt de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris adviseur en de bestuurssecretaris een van de succesfactoren voor het soepel verlopen van het medezeggenschapsproces. Ron van der Wens biedt als adviseur ondersteuning en advies aan de ondernemingsraad, terwijl Stefan Cornelissen als bestuurssecretaris een ordentelijk besluitvormingsproces bewaakt en daarin de bestuurder ondersteunt. Sinds 2020 werken zij nauw samen. Tijdens een bezoek aan het hoofdkantoor van de SVB in Amstelveen vertellen ze ons hoe hun samenwerking tot stand is gekomen en welke uitdagingen ze tegenkomen.

Effectief en efficiënt medezeggenschapsproces

Stefan: “Eigenlijk begon het proces van stroomlijning van de medezeggenschap al in 2017. Een adviesaanvraag over Agile werken riep vragen op bij de OR, waardoor de OR geen goed onderbouwd advies kon geven. De toenmalige bestuursvoorzitter besloot om met de werkgroep, die de medezeggenschap hiervoor in het leven had geroepen, in gesprek te gaan en te achterhalen wat nodig was om wél een gedegen advies te kunnen geven. Deze aanpak leidde tot een doorbraak in het proces en heeft de basis gelegd voor een efficiënter proces van advies- en instemmingsaanvragen. Het voorkomt ruis, herstelwerk en een formeel circus van heen-en-weer geschreven brieven.”

Samenwerking

In een organisatie waar de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris adviseur en de bestuurssecretaris soepel en effectief verloopt, is er sprake van constructieve communicatie. Ze hebben regelmatig overleg om te bespreken welke onderwerpen bij de RvB spelen en relevant zijn voor de OR. De adviseur brengt expertise in op het gebied van medezeggenschap en arbeidsverhoudingen, terwijl de bestuurssecretaris waardevolle inzichten biedt in interne processen en besluitvormingsmechanismen. Het medezeggenschapsproces komt namelijk altijd tot een einde aan de bestuurstafel waar het definitieve besluit wordt genomen. Een soepel verlopend medezeggenschapsproces, opgevolgd door een ordentelijk besluitvormingsproces, is hierbij van grote waarde.

De pijn en het verlangen activeren

In 2020 start Ron van der Wens als ambtelijk secretaris adviseur bij de SVB. Hij vindt snel aansluiting bij de bestuurssecretaris, resulterend in een goede samenwerking. Ron legt uit hoe je als adviseur de samenwerking met de bestuurssecretaris kunt initiëren.
Ron: “Je moet eerst pijn en verlangen activeren, om maar met termen van Karin de Galan te spreken. Zij heeft een prachtig model ontwikkeld hoe je mensen in beweging krijgt en ze iets kunt leren. Dat begint altijd met het benoemen van de pijn en daaraan het koppelen van verlangen. Waar zitten de problemen? Dat kan zijn dat de OR niet genoeg informatie heeft, dat stukken niet in orde zijn, dat de OR te laat wordt meegenomen. Ook aan de kant van de bestuurder kan er pijn liggen, zoals telkens voor verrassingen komen te staan. Dan is contact met de bestuurssecretaris voor de hand liggend. Maak eens kennis en ga gewoon koffiedrinken. Het hoeft niet zwaar te zijn. Je moet samen het medezeggenschapsproces goed laten verlopen, en daarbij hoef je het niet altijd inhoudelijk met elkaar eens te zijn. Verder is het belangrijk om je meerwaarde te laten zien. Dat betekent je verdiepen in wat de medezeggenschap nodig heeft om processen vlot te krijgen. Je probeert samen te voorkomen dat dingen onnodig vertraging oplopen, want daar is niemand bij geholpen.”

Samenwerking

Met hun samenwerking ontzorgen Ron en Stefan de OR en de bestuurder. Met de nodige organisatiesensitiviteit en kennis van de vraagstukken die spelen in de organisatie, zorgen ze dat beide partijen goed voorbereid met elkaar in gesprek kunnen.
Ron: “Wij hebben regelmatig overleg en houden een voorbespreking voor de overlegvergadering. We bespreken de agenda en stemmen af wat nodig is om een formeel traject in gang te zetten. We bespreken wat stukken in de conceptfase mogelijk kunnen betekenen in het overleg tussen bestuurder en OR. Wij halen de angels eruit om te voorkomen dat er een obstakel is over een punt waarvan je eigenlijk zou moet zeggen: daar gaat het toch eigenlijk niet om. Zo zorgen we dat het heen-en-weer-getik van formele stukken zich beperkt tot dat wat echt nodig is om een WOR-traject goed af te ronden.”
Stefan vult aan: “Als de RvB bijvoorbeeld een definitief besluit wil nemen en daar ligt een advies of een instemmingsoordeel van de OR waarin staat: ‘De OR kan zich er wel in vinden, maar in passage a ontbreekt het nog aan scherpte’, zou het zonde zijn als de RvB een discussie heeft over een alternatief tekstvoorstel. Dat zijn nou juist de onderwerpen die wij met elkaar kunnen aftikken. Als wij ons werk goed doen, kunnen zij met elkaar het goede gesprek voeren. Op het moment dat Ron tegen mij zegt: ‘De medezeggenschap gaat niet instemmen om deze redenen’, dan kan ik van mijn kant de bestuurder informeren over de beweegredenen van de medezeggenschap, zodat hij voorbereid een overlegvergadering in kan gaan en inhoudelijk onderbouwd het gesprek kan voeren met de OR. Dan heb je een veel beter gesprek.”

Valkuilen

Zowel de ambtelijk secretaris adviseur als de bestuurssecretaris hebben een spilfunctie in de organisatie met vergelijkbare valkuilen waar beiden alert op moeten zijn. Een goed begrip van de eigen positie is daarbij essentieel. Het kan nooit zo zijn dat zij op de stoel van de OR of bestuurder gaan zitten. Ook hun onderlinge positionering moet glashelder zijn.

Rolverdeling

Stefan: “Wij kijken vanuit onze rol: Wat is er te doen? Wij hebben niet de behoefte om inhoudelijk het gesprek van bestuurder en OR te voeren. Ron is geen plaatsvervangend OR en ik ben geen plaatsvervangend bestuurder, dus waarom zouden wij inhoudelijk discussiëren? We zijn er allebei alert op dat we het niet ongemerkt met elkaar over de inhoud hebben. Want als we dat doen, ga je misschien toch richting geven aan bepaalde stukken, terwijl je daar niet van bent. Dat is niet onze rol en vanuit die zuiverheid werkt de samenwerking eigenlijk heel goed. We proberen onnodige vertragingen te voorkomen. Daar is niemand bij geholpen.”

Ron: “En wat enorm belangrijk is: check en koppel altijd terug. Je begrijpt, ik komen een heel eind met Stefan, maar als ik iets vergeet terug te koppelen naar de OR, kan dat problemen geven. Dus deel met de medezeggenschap en dat geldt natuurlijk ook voor de bestuurssecretaris richting de bestuurder. Ook in het overleg met de bestuurssecretaris moet je eigen positionering duidelijk zijn. Het moet volstrekt helder zijn, hoe informeel het gesprek ook lijkt, waar je elkaar de ruimte geeft om dingen te kunnen delen. Daar zie ik gradaties in. Je kunt elkaar informeren. Je kunt ook over en weer met elkaar delen wat er aan de hand is en wat je hebt geadviseerd. Je kunt er ook nog je eigen mening aan toevoegen en vervolgens in gezamenlijk overleg vervolgacties plannen. Of je bent de boodschapper en vraagt, in mijn geval, de medezeggenschap ‘wat vinden jullie belangrijk om mee te geven in mijn gesprek met de bestuurssecretaris?’. Het zijn allemaal verschillende rolnemingen in de relatie die we met elkaar hebben en die we afstemmen.”

De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is een zelfstandig bestuursorgaan, onder het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, dat sociale verzekeringen uitvoert, zoals de AOW, kinderbijslag of het Persoonsgebonden budget (PGB). De SVB telt bijna 4.800 medewerkers verspreid over elf verschillende locaties in Nederland. Naast de ondernemingsraad heeft de SVB ook een cliëntenraad. Klanten van de SVB en vertegenwoordigers van belangenorganisaties zijn daarin vertegenwoordigd.