Van ondernemingsraad naar Team medezeggenschap

10 jaar medewerkersparticipatie bij Veiligheidsregio Drenthe

Binnen de kaders van de Wet op de ondernemingsraden is veel mogelijk. De traditionele ondernemingsraad maakt soms plaats voor organen als een strategische raad of een team medezeggenschap. De Veiligheidsregio Drenthe introduceerde tien jaar geleden een vorm van medewerkersparticipatie binnen de organisatie. De medezeggenschap volgde deze ontwikkeling. De ondernemingsraad werd omgevormd tot het Team Medezeggenschap (TMZ). Hoe de medezeggenschap er nu uitziet binnen de VRD bespraken we met Hero Brontsema, lid van het Coördinerend Team Medezeggenschap (CTMZ), en Mirjam Volders, ambtelijk secretaris van het TMZ.

Door Liza Arends

Starten met medewerkersparticipatie
In 2014 werd een aantal brandweerregio’s samengevoegd tot de VRD en werden de eerste stappen gezet naar medewerkersparticipatie. In de organisatievisie van die nieuwe organisatie staan de volgende vier waarden centraal:

• streven naar flexibiliteit, wendbaarheid, efficiëntie en effectiviteit,
• werken vanuit de bedoeling en vanuit vaste waarden,
• iedereen doet mee,
• we blijven in gesprek.

De leidinggevenden werden vanaf dat moment portefeuillehouders genoemd. Zij bespreken met de medewerkers verschillende onderwerpen die spelen in de organisatie. Per onderwerp wordt met de medewerkers gekeken wat het niveau van participatie is dat past bij het onderwerp. Dat kan per onderwerp en per groep anders zijn. Ieder onderwerp kent een participatiedocument waarin staat wat de rol en invloed van de medewerkers is geweest en welke trede van de participatieladder (zie onderaan deze pagina) hiervoor is gebruikt. Bij sommige belangrijke organisatie brede onderwerpen stelt het bestuur een projectteam in. Medewerkers worden uitgenodigd om hierin te participeren.

Vorming Team Medezeggenschap
Voor de ondernemingsraad was de overgang naar medewerkersparticipatie een ingrijpende wijziging. Het kostte tijd om de formele WOR-procedures los te laten en zich de nieuwe werkwijze eigen te maken. Vertrouwen was hierbij een sleutelwoord. De WOR dient nu nog als ‘back-up’. De OR ontwikkelde een eigen visie op zijn rol binnen de VRD. En hij stelde samen met de bestuurder een convenant op met samenwerkingsafspraken. De grote winst voor de medezeggenschap is dat er sprake is van optimale medewerkersbetrokkenheid in een vroeg stadium. Dat zorgt voor meer draagvlak.

Werkwijze
De leden van het Team Medezeggenschap (TMZ) voeren regelmatig overleg met de portefeuillehouders. In dit overleg staat de stand van zaken van de (besluitvorming van de) verschillende onderwerpen op de agenda. Als er een projectteam wordt ingesteld voor een specifiek onderwerp zit daar ook (een vertegenwoordiging van) het TMZ in. Ook de projectteams bepalen in gezamenlijkheid wat de invloed van de medewerkers wordt (welke trede van de participatieladder). Doordat de medewerkers en het TMZ zo vroeg zijn betrokken, is de uiteindelijke besluitvorming doorgaans een hamerstuk.
Formele advies- en instemmingsverzoeken zijn er bijna niet meer. Al wil het TMZ voor sommige onderwerpen nog wel een instemmingsverzoek ontvangen.

Rol van ambtelijk secretaris
De ambtelijk secretaris vervult binnen het TMZ een essentiële begeleidende en coachende rol. Zij ondersteunt nieuwe leden en helpt hen met vertrouwd raken met de werkwijze. Ook zorgt zij dat de leden zicht blijven houden op en vertrouwen blijven houden in de visie van het Team Medezeggenschap.

Vertrouwen
Ongeveer twee keer per jaar vindt een formeel (artikel 24-)overleg plaats met bestuurder. Dat overleg brengt nooit verrassingen met zich mee, omdat het TMZ goed is geïnformeerd door de portefeuillehouders. Er is ook regelmatig informeel overleg tussen het CTMZ en de bestuurder. Deze werkwijze draait om vertrouwen in elkaars kracht en vakmanschap en in gesprek blijven. Ook als de medezeggenschap en de bestuurder lijnrecht tegenover elkaar staan. Conflicten worden gezien als leermomenten en helpen om elkaar beter te leren kennen.

Participatieladder
De participatieladder is oorspronkelijk ontwikkeld door de Amerikaanse socioloog Sherry Arnstein. Zij introduceerde het concept van de participatieladder in het artikel “A Ladder of Citizen Participation” uit 1969. Arnstein stelde een model voor waarin ze acht niveaus van burgerparticipatie beschreef, van manipulatie en versiering (de laagste niveaus) tot echte macht en controle door de burgers (de hoogste niveaus). Het doel van haar ladder was om de uiteenlopende manieren waarop burgers betrokken kunnen worden bij besluitvormingsprocessen te analyseren en te begrijpen. Intussen is de participatieladder doorontwikkeld.