Vastgoed-ontwikkelingen,wat nu?

Sinds de COVID-19-pandemie nemen steeds meer organisaties besluiten over het eigen vastgoed. Sommige organisaties hebben eigen panden, andere huren, leasen of hebben andere constructies. Wat is de rol van de ondernemingsraad bij vastgoedbeslissingen en wat kun je als ambtelijk secretaris de OR daarin meegeven?

Door Rob Latten en Jako van Slooten

Waarom die aandacht voor vastgoed?

Het thuiswerken nam tijdens en na de pandemie flink toe en heeft grote impact op wat organisaties met hun eigen kantoren doen. Zo geeft de helft van de grote organisaties aan dat de komende jaren minder werkplekken nodig zijn. Dat heeft effect op het aantal kantoorgebouwen dat nodig is. Als we bijvoorbeeld kijken naar de ontwikkelingen in de zorgbranche, zien we dat het aanbod aan alle kanten knelt. Veel vastgoed sluit niet meer aan op de behoeften en eisen van deze tijd. Er moet niet alleen fors worden bijgebouwd maar ook investeringen voor duurzame en efficiënte zorg zijn hard nodig.
Kortom: allerlei ontwikkelingen leiden tot gewijzigd vastgoedbeleid met bijbehorende investeringen en andere financieringen. En laten dit nu net onderwerpen zijn die ook onder de aandacht vallen van de medezeggenschap.

Wat is vastgoed(beleid)?

Natuurlijk is het belangrijk eerst met elkaar te definiëren wat we onder vastgoed(beleid) verstaan.
Vastgoed is een ander woord voor onroerend goed. Het gaat dan om bijvoorbeeld huizen, bedrijfspanden of fabrieken en grond. Met vastgoedbeleid wordt dan bedoeld: de keuzes die de organisatie op dit gebied maakt of wil maken. Gaan we bedrijfspanden in eigen beheer nemen of huren we? Leasen of huren we of pakken we de grond in eigen beheer? Hoe financieren we de panden? Wat is het effect op onze financiële situatie? Hoe zetten we het onderhoud en de exploitatie op? Hoe zorgen we ervoor dat ons vastgoed voldoet aan alle duurzaamheidsvereisten? Hoe sluit het aan op de eisen van onze klanten, cliënten en medewerkers? Hebben we eigen mensen in dienst die hierover gaan of besteden we dit uit? Kortom: het ‘kopen van een pandje’ klinkt makkelijk maar is het een professioneel vakgebied waar veel bij komt kijken.

De rol van de OR

Natuurlijk hoeft de OR geen expert te zijn of te worden. Wel is het belangrijk dat hij zich realiseert dat vastgoedbeleidskeuzes veel impact op de organisatie hebben. Het is daarom essentieel dat je als ambtelijk secretaris de OR aanspoort tot een actieve rol bij veranderingen.

Wat zijn de aandachtspunten?

Stel dat er op het gebied van vastgoed wijzigingen te verwachten zijn, zoals het kopen of verkopen, vernieuwen van een bedrijfspand, (her)financieren van onroerend goed, verkopen van onroerend goed (bijvoorbeeld sale-lease-backconstructie), dan is in ieder geval van belang dat:

• de OR een adviesaanvraag ontvangt over de investering en een adviesaanvraag over de financiering (eventueel gecombineerd);
• de vraag wordt gesteld: past het vastgoedbeleid bij de strategie van de organisatie?
• de OR een duidelijke businesscase moet ontvangen met een onderliggende kosten-batenanalyse. Welk effect heeft deze keuze op onze winst-en-verliesrekening?
• de businesscase duidelijk moet maken hoe de financiering is geregeld, wat de belangrijkste risico’s daarbij zijn en welke eisen de financierders stellen;
• er een duidelijk projectplan is (met budget) en een goed beeld van de manier waarop dit wordt gemonitord. Reden daarvoor is dat grote investeringsprojecten vaak uitlopen en daarmee kostenverhogend zijn;
• duidelijk moet zijn hoe het onderhoudsplan of renovatieplan eruitziet;
• ook moet duidelijk zijn wat de impact is op de medewerkers.

Grip houden op het vastgoedproject is essentieel. Financierders van vastgoedprojecten gebruiken veelal kengetallen om de financiële stabiliteit en het risico van een vastgoedproject in te schatten. Voorbeelden hiervan zijn de Debt Service Coverage Ratio (DSCR), Loan-to-Value Ratio (LTV), Leverage Ratio en de Interest Coverage Ratio. Financierders maken daar vaak strakke afspraken over. Dat moet ook de OR blijven monitoren.

Wat nu?

Het maken van keuzes op het gebied van vastgoed is niet eenvoudig. En juist omdat dit lastige materie is, zie je dat ondernemingsraden er minder aandacht aan besteden. Maar de impact kan groot zijn. Zo hebben we het nog niet gehad over de consequenties voor arbeidsomstandigheden of het strategisch HR-beleid als het aantal werkplekken sterk daalt. Kortom: als OR is het essentieel eerst grip te krijgen op het proces door vroegtijdige betrokkenheid, advies- en instemmingsaanvragen te claimen en zich daarna (bijvoorbeeld met een commissie) inhoudelijk te verdiepen en te zorgen dat besluiten worden genomen op onderbouwde rationele gronden.

Oftewel: een mooi traject om als ambtelijk secretaris de OR te motiveren hier een positie op in te nemen.

Heb je een vraag over vastgoedvraagstukken?
Stuur deze dan naar info@or-ondersteuning.nl