“We hebben het vak ambtelijk secretaris mee uitgevonden”

Een reünie met de grondleggers van de eerste leergang

In de serie over de grondleggers van het vak van ambtelijk secretaris treffen we deze keer Nico Berghuis, Ellis van Bellen en Inge Telting. Vanuit organisatieadviesbureau Looten de Sonnaville stonden zij in de jaren negentig van de vorige eeuw aan de wieg van de eerste leergangen voor de ambtelijk secretaris.
We ontmoeten Nico, Ellis en Inge in een restaurant in Amersfoort. Bij binnenkomst zitten ze al aan tafel en wisselen oude verhalen uit. Het wordt vooral een reünie met herinneringen over hun samenwerking, oude collega’s en hun werkgever. En ze nemen ons mee in wat een onverwacht telefoontje veroorzaakte.

Door Liza Arends en Angèla Abbo

Een gedeelde oorsprong bij Ahold

Wat de drie verbindt, is niet alleen hun werk, maar ook toevallig ook hun verleden bij Ahold. “Ik begon in 1990 bij organisatieadviesbureau Looten de Sonnaville als OR-trainer”, vertelt Nico. “Ik wilde meer weten over wat bedrijven allemaal doen, hoe P&O werkt. Zij waren immers de gesprekspartners waarmee ik te maken kreeg in mijn rol. Via mijn chef kwam ik bij Leon Kratsborn terecht, hoofd HR bij Ahold. En zo kon ik daar een maandje meelopen en deelde ik een kamer met Ellis.”

Ellis glimlacht. “Ik werkte daar aan functiewaardering – net afgestudeerd. Ik heb in twee jaar tijd de functies van de centrale staven opnieuw geschreven en deed tegelijkertijd allerlei HR-werk. Na twee jaar wilde ik kijken wat mijn volgende stap zou zijn. Leon stuurde me op pad en ik kon trainingen volgen. Hij regelde ook dat ik mocht meelopen bij Looten de Sonnaville. En dat klikte. In 1993 ben ik daar begonnen.”

Inge heeft eveneens een Ahold-link. “Ik werkte aan de Vrije Universiteit en deed onderzoek naar de effectiviteit van personeelsbeleid. Eén van mijn onderzoeksprojecten was nota bene Ahold, maar ik ben jullie daar nooit tegengekomen”, zegt ze tegen Ellis en Nico. “Via mijn kamergenoot op de VU kwam ik bij Looten terecht. Ze zochten onder andere trainers medezeggenschap. In september 1998 zijn mijn kamergenoot en ik er samen begonnen – zij ging uiteindelijk terug naar de VU, ik bleef hangen.”

Een onverwacht telefoontje

De oorsprong van de leergangen voor de ambtelijk secretaris ligt verrassend genoeg bij een spontane afspraak. Nico: “Op een dag ging de telefoon bij Looten: of iemand tijd had om met mensen van de VASMO te praten. Dat was het toenmalig bestuur, met volgens mij onder andere Corry Oosterhoorn. Het bestuur kwam net van een gesprek met Meine Pit van het Gemeenschappelijk BegeleidingsInstituut voor Ondernemingsraden (GBIO). De VASMO wilde het vak van ambtelijk secretaris professionaliseren en zij zochten een bureau dat mede met hen een opleidingstraject kon ontwikkelen en ook de trainingen kon geven. Meine Pit had ons bureau genoemd als mogelijk opleidingspartner. Bovendien lag ons bureau langs de tramroute die ze namen om weer terug naar het Centraal Station te gaan.”

“Van leerling tot meester: we ontwierpen een traject dat meegroeit met de professional”

Van idee naar driedelige opleiding

Wat begon met één gesprek, groeide uit tot een volwaardig opleidingsprogramma met een duidelijke visie op professionalisering en rolontwikkeling.
Nico: “Na dat eerste verkennende gesprek zijn we al snel samen gaan brainstormen en bouwen. We bedachten een concept met fasering. Dat noemden we leerling, gezel, meester. Eerst de basis – secretariële en technische vaardigheden; het kunnen organiseren van het werk van de OR. In de volgende fase volgde meer inhoudelijke kennis; vooral organisatiekunde en -ontwikkeling. En in de derde leergang werd de ambtelijk secretaris gepositioneerd als intern adviseur voor de OR, met nadruk op adviesvaardigheden.”
Ellis: “Die laatste fase – de interne adviseur – was het meest vernieuwend. Daar hebben we ook het meest aan gesleuteld. We hadden als organisatie-adviesbureau de expertise in huis om ook veranderkunde en organisatiekunde, en dergelijke, in die laatste leergang neer te zetten. We merkten dat daar het verschil werd gemaakt: Je bent geen notulist, je bent sparringpartner.”

Leren met impact: leergangen in plaats van losse trainingen

De keuze om te werken met leergangen in plaats van losse cursussen was een bewuste en inhoudelijke. Het ging niet alleen om kennisoverdracht, maar vooral om duurzame professionele ontwikkeling. “We wilden dat mensen de rol van ambtelijk secretaris echt als vak gingen zien”, vertelt Inge. “Een rol met eigen positie, verantwoordelijkheden, identiteit.” Ellis gaat verder: “Daarom hebben we ook gezegd dat een opleiding uit meerdere momenten moest bestaan, en over de tijd verdeeld. Die opzet bood deelnemers ruimte om te reflecteren op hun rol en hun leerervaringen direct toe te passen binnen hun eigen OR-praktijk. Het werd een echt leertraject met huiswerkopdrachten, een sterke vertaling naar de praktijk, eindtermen, presentaties en peerreviews.”

Vanuit haar achtergrond als psycholoog heeft Inge nog meer structuur gegeven aan de leergangen. Inge: “Toen ik in 1998 kwam was het: meelopen en ook doen, trainen. Op een gegeven moment ben ik ook opmerkingen gaan maken en vragen gaan stellen van: goh, hoe zit nou eigenlijk die driedeling in elkaar en wat is nou eigenlijk het echte onderscheid tussen de leerling-gezel-meester? Als psycholoog ben ik gewend om van huis uit veel meer te denken in termen van leren ontwikkelen, maar ook vanuit competenties. Wat moet iemand écht kunnen in elke fase? Dat moet goed onderbouwd zijn en het moet de test kunnen weerstaan. Als je eenmaal de slag hebt gemaakt naar competenties, is het ook veel makkelijker om te kijken: wat wil je aan inhoudelijk materiaal erin hebben, en hoe zie ik dat terug in reflectie of eindverslag? Deelnemers deden diagnoses en presenteerden hun inzichten – vaak zelfs met OR-leden of bestuurders in de zaal. Het werd een happening en het gaf verdieping op de rol en positie”, aldus Inge.
“De leergangen waren mooi, maar nog niet genoeg doortimmerd”, gaat Nico verder. ”Ellis en ik waren vooral praktisch, we waren blij als het werkte en effectief was. Inge was veel meer het geweten: Staat het wel sterk genoeg? Klopt het? Is het echt weloverwogen? We bouwden verder. Er kwamen steeds meer inzichten, we leerden van de deelnemers en pasten dingen aan. Dat vond ik soms wat moeilijk, maar achteraf dacht ik: ja, verdomme, die slag moest echt gemaakt worden.”

“Ambtelijk secretaris: een rol met eigen positie, verantwoordelijkheden, identiteit”

Looten de Sonnaville als broedplaats

Een belangrijke succesfactor van de leergangen was het bureau zelf. Inge: “Looten de Sonnaville werkte volgens het klaverviermodel: we werkten voor management én medezeggenschap, we gaven advies én trainingen. Dat gaf ons een unieke positie. De ambtelijk secretaris paste daar naadloos in. Het was ook leentjebuur bij elkaar spelen; welke materialen zijn er allemaal en wat kunnen we verbouwen? En richting management konden we zeggen: Hey, er is zoiets als medezeggenschap, weet wat het is en doe er iets mee.”
Ellis vult aan: “We hadden collega’s die zich bezighielden met medezeggenschap, maar ook met management- en organisatieontwikkeling, veranderkunde en persoonlijke ontwikkeling. Dat hadden we allemaal onder één dak. Vandaar dat het ook heel makkelijk op elkaar aansloot en het ons heeft geholpen bij de leergangontwikkeling voor de VASMO.”
“Dat was onze kracht”, zegt Nico. “We konden het vak van ambtelijk secretaris niet alleen praktisch maken, maar vooral ook inhoudelijk stevig neerzetten.”

De eerste leergang in Dalfsen

De allereerste leergang vond plaats in conferentieoord De Bron in Dalfsen. “Een sobere plek”, lacht Inge. “Geen tv, geen radio en eenpersoonsbedden.”
“We hadden gerekend op 75 deelnemers”, zegt Nico. “Er kwamen er 20. Maar dat was voldoende. En altijd met twee trainers – dat was ons uitgangspunt, onze bureaufilosofie.” Inge: “Die duo-aanpak was cruciaal. We vulden elkaar aan. Het was niet de makkelijkste keuze qua kosten, maar wel de juiste voor de kwaliteit.”

Het Bronzen Boekje: de ambtelijk secretaris als professioneel beroep

De ontwikkeling van de leergangen ging hand in hand met het neerzetten van de ambtelijk secretaris als een serieus en zelfstandig beroep. Waar het eerder vaak een rol was die iemand er ‘even bij deed’, groeide het besef dat de functie een duidelijke identiteit, eigen positie en bijbehorende competenties vereiste. “Toen ik bij Looten begon, werd de ambtelijk secretaris aan mij gepresenteerd als: het is een beroep. Het is dus niet een vaardigheid die je er even bij doet. Het heeft te maken met je identiteit, je rol, je positie”, zegt Inge. “Als je er een echt beroep van wilt maken en niet iets wat je er een paar uurtjes bij doet, dan horen er ook een functiebeschrijving en een weging bij.”
Op dat moment kwam de VASMO met de vraag om een jubileumversie van het Bronzen boekje (Handleiding inrichting ambtelijk secretariaat medezeggenschap) te maken. Inge gaat verder: “We hebben er toen voor gekozen om niet alleen een jubileumuitgave te maken, maar om een complete beschrijving op te stellen van de inrichting van het ambtelijk secretariaat. Ik heb de profielen gestructureerd en competenties uitgewerkt. Zo werd het echt een beroep, met alles wat daarbij hoort, inclusief een handleiding voor hoe je dit binnen je eigen organisatie kunt inbedden, bijvoorbeeld in de functiewaarderingssystemathiek.” Ellis: “We gaven het vak meer status. Het werd iets waar je je in kon ontwikkelen en waar je trots op kon zijn.”

Het einde van een tijdperk

Rond 2001 kwam er een einde aan de intensieve periode van leergangontwikkeling en trainingen geven. Door de overname van Looten de Sonnaville door GITP veranderde het speelveld ingrijpend. “Onze aanpak paste daar minder goed bij”, legt Nico uit. “Altijd met twee trainers werken, uitgebreide huiswerkopdrachten, persoonlijke begeleiding – dat was kostbaar en paste niet meer binnen het strakkere, meer zakelijke kader van GITP.”
Voor Ellis kwam het afscheid op een natuurlijk moment: “Ik had het jaren gedaan en was toe aan iets anders.” Inge daarentegen beleefde het als een verlies: “Voor mij was het een afscheid met pijn in het hart. Ik voelde me echt verbonden met de beroepsgroep. Het was meer dan werk.”
Een overstap naar een andere partij – naar een die eveneens leergangen aanbood – werd nooit overwogen. Nico is daar helder over: “Nee, want dan zou je de verbinding kwijt zijn met de hele bodem, de voedingsbodem die het tot een succes maakte. Dan zou je alleen nog maar trainingen geven, terwijl juist de combinatie met advies en organisatieontwikkeling zo krachtig was.” Inge bevestigt dat: “Zowel bij Looten als bij GITP werkten we op het snijvlak van management en medezeggenschap, met collega’s uit beide werelden. Die rijkdom en breedte konden we in dit traject stoppen. Dat zou je bij een andere partij nooit zomaar terugvinden.”

Het vak leeft voort – net als de missie

Inge heeft haar eigen bureau: “Ik werk in de governancedriehoek: bestuurders, toezichthouders, OR. Ambtelijk secretarissen kom ik nog regelmatig ‘in het wild’ tegen. Ze zijn essentieel.” Ellis is actief als adviseur bij OR-consultancy: “Ik begeleid veel trajecten, van reorganisaties tot functiewaardering. En ik zie het verschil tussen ondernemingsraden mét en zonder ambtelijk secretaris – het is een wereld van verschil.”
Nico is inmiddels uit de medezeggenschapswereld gestapt, maar blikt met trots terug: “We hebben er echt iets neergezet. En dat is gebleven.”

“Het verschil tussen ondernemingsraden mét en zonder ambtelijk secretaris is enorm”