“Wij willen dat de onderstroom gaat praten”

Hoe de online dialoogtool CircleLytics raadpleging en besluitvorming helpt om in twee rondes écht met elkaar in gesprek te komen en naar elkaar te luisteren

Een gesprek met Maurik Dippel, CEO, en Danny Gorter, CTO, en samen oprichters van dialoogtool CircleLytics, over luisteren, meedenken en het creëren van draagvlak. Voor de zorg heet deze tool Zorg in Dialoog en speciaal voor de medezeggenschap heet het Medezeggenschap in Dialoog. Vanuit hun kantoor met uitzicht op de Scheveningse haven vertellen Maurik en Danny over het ontstaan van hun platform en de kracht van dialoog voor organisaties en specifiek de medezeggenschap.

Door Liza Arends en Angèla Abbo

Van papieren briefjes naar digitale dialoog

“Schrijven vertraagt,” zegt Maurik Dippel. “Met schrijven zijn mensen doordachter en het blijkt nu ook dat ze dan creatiever zijn. Schrijven zet in de hersenen andere processen in gang dan spreken.” Dat inzicht werd het fundament onder CircleLytics. Rond de eeuwwisseling werkte Maurik bij een bankverzekeraar midden in een grote organisatieverandering. Daar merkte hij hoe lastig het was om medewerkers daadwerkelijk te betrekken bij veranderingen en hoe een vergadering of workshop daarbij zelfs averechts kon werken. Latere werkervaringen, onder meer bij een ministerie en in de ondernemingsraad, bevestigden dit beeld: enquêtes en polls boden onvoldoende ruimte voor dialoog en legden vooral eerste reacties vast. Hij organiseerde daarom een werkwijze waarin medewerkers hun ideeën opschreven en deze uitwisselden met andere teams en afdelingen. De uitwisseling van perspectieven bleek onverwacht waardevol en vormde de basis van wat later een digitale dialoogtool zou worden. (Klik hier voor een korte uitleg en voorbeeld van de tool).

Foto: Maurik Dippel (l) en Danny Gorter

Van eerste successen naar een breder platform

Samen met Danny Gorter werkte Maurik de dialogische methode verder uit, aanvankelijk gericht op SWOT-analyses (strengths, weaknesses, opportunities, threats). Bij de ANWB, hun eerste grote klant, bleek de aanpak effectief: medewerkers voelden zich eigenaar van de uitkomsten en leerden van elkaars perspectieven om tot betere SWOT’s voor businessplannen te komen. Daarna groeide de dialoogtool stap voor stap uit tot een platform voor uiteenlopende thema’s, van strategie tot samenwerking en medezeggenschap.

Van participatie naar medezeggenschap

CircleLytics richt zich met Medezeggenschap in Dialoog inmiddels nadrukkelijk op de Nederlandse medezeggenschap. De tool bevat open vragen die aansluiten op alle artikelen en onderwerpen uit de Wet op de ondernemingsraden. In de bibliotheek van de dialoogtool staan al zo’n 5.000 open vragen, variërend van strategische onderwerpen tot thema’s als psychologische veiligheid en samenwerking. Een OR kan zelf, of met hulp van CircleLytics, snel tot een vraagontwerp komen en zelf de dialoog live zetten.

De valkuilen van participatie en besluitvorming

Veel organisaties en overheidsinstellingen worstelen volgens Maurik met effectieve participatie en besluitvorming. Hij benoemt drie essentiële stappen voor goed georganiseerde participatie: leiders die luisteren naar kennis buiten hun eigen kring, het gebruik van open in plaats van gesloten vragen en het loslaten van de gedachte dat brede betrokkenheid veel tijd kost. “Wat je denkt dat drie maanden kost, kan in drie dagen, als je het maar goed organiseert.”

De dialoogtool sluit direct aan op die aanpak. Met twee rondes – eerst vrij en anoniem reageren, daarna reflecteren op een selectie van uiteenlopende antwoorden – ondersteunt het precies de vorm van participatie die Maurik beschrijft. Dat maakt het verschil met een enquête, waarin nuance vaak verdwijnt. Danny: “In een traditionele enquête kun je weinig meer dan hokjes en cijfers aankruisen.” Door het beoordelen van elkaars antwoorden, in ieders eigen bewoordingen, ontstaat meer betrokkenheid, nuance en inzicht in zowel draagvlak als weerstand. “Het zijn de medewerkers zélf die kiezen wat ze het belangrijkst vinden, het meest steunen. Binnen een week kun je dan ook namens duizenden medewerkers aangeven waar de weerstand en het draagvlak zit,” zegt Maurik.

Minderheidsstem, depolarisatie en co-creatie

In de tweede ronde krijgen juist ook afwijkende meningen ruimte, wat volgens Maurik aansluit bij deep democracy. “Vernieuwing komt vaak uit de minderheid, niet wat iedereen al zegt. Door deze stem zichtbaar te maken verschuift regelmatig het draagvlak. De anonimiteit werkt bovendien depolariserend: geen vergader- of groepsdruk, geen hiërarchie en iedereen reageert op zijn eigen moment. Zo komt de onderstroom boven water. Dit proces leidt niet alleen tot meningen ophalen, maar ook tot verandering van inzichten. Mensen reflecteren en leren van elkaar: co-creatie in de praktijk.”

Vertrouwen, veiligheid en zorgvuldig gebruik van AI

Het waarborgen van vertrouwen en veiligheid vormt een vanzelfsprekende basis. Danny benadrukt dat volledig volgens de AVG wordt gewerkt en dat de tool ISO27001-gecertificeerd is. “E-mailadressen worden gepseudonimiseerd en geen enkel antwoord is herleidbaar tot een persoon. Rollen en afdelingen kunnen gescheiden deelnemen, zodat iedereen onafhankelijk kan meedenken.” Omdat de tool volledig in Nederland is ontwikkeld en ook de servers hier staan, blijft de controle overzichtelijk en transparant. AI speelt in de tool uitsluitend een ondersteunende rol: het helpt patronen herkennen en ordenen in de tweede ronde, maar neemt geen beslissingen en werkt zonder generatieve modellen (zoals ChatGPT). Het resultaat van de tool, de data, blijft altijd eigendom van de opdrachtgever. Maurik: “Wat men daarna met de data doet, bijvoorbeeld in een infographic of een presentatie, dat is aan de opdrachtgever.”

Betrokkenheid, nieuwsgierigheid en verbinding

Een groot voordeel van de dialoogtool is de hoge betrokkenheid. Deelnemers blijken enthousiast: de respons op dialogen ligt twee tot vijf keer hoger dan bij traditionele enquêtes, en in een tweede ronde neemt het aantal deelnemers gemiddeld met 30 tot 50% toe. “Dat komt doordat we een andere toon aanslaan,” zegt Maurik. “We beginnen met: ‘Dit is geen enquête, we willen weten hoe jij het zelf ziet.’ Alleen die uitnodiging maakt al verschil.” De tweede ronde wekt extra nieuwsgierigheid op, waardoor nog meer mensen meedoen. De grootste winst zit hem voor Maurik in de herstelde verbinding. Hij hoort regelmatig: “Eindelijk weet ik wat mijn collega’s denken.”

Aan het einde van het gesprek keert Maurik terug naar het begin. “Het begon allemaal met dat simpele besef: schrijven vertraagt. En in die vertraging ligt de sleutel tot reflectie, nieuwsgierigheid en verandering. Onze missie is niet om mensen sneller te laten praten, maar om ze beter te laten luisteren. Ook naar elkaar”