Wouter Koolmees langs de meetlat

In deze langs de meetlat is het woord aan Wouter Koolmees, president-directeur van NS. In tien vragen horen we zijn visie op de functie van ambtelijk secretaris en welke rol de ambtelijk secretaris bij NS heeft.

WOUTER KOOLMEES

Wouter Koolmees is sinds 1 november 2022
president-directeur van NS. Hij werd dat op
voordracht van de raad van commissarissen
en na positief advies door de centrale OR.
Koolmees studeerde economie aan de
Universiteit van Utrecht. Vervolgens werkte
hij bij het ministerie van Financiën waar hij
onder andere hoofd begrotingsbeleid was.
Van 2010 tot 2017 zat hij namens D66 in de
Tweede Kamer waar hij optrad als financieel
specialist. Koolmees was van 2017 tot begin
2022 minister van Sociale Zaken.
Bij NS werken ruim 20.000 mensen. De
medezeggenschap bestaat uit een centrale
ondernemingsraad, vier ondernemingsraden
en vierentwintig onderdeelcommissies. De
raden worden ondersteund door zes
ambtelijk secretarissen en vier adviseurs
medezeggenschap.

1. Wat is jouw visie op de medezeggenschap?

“Ik vind het belangrijk. Dat klinkt gratuit, maar ik denk altijd: je komt verder als je het samen doet. Als minister van Sociale Zaken had ik veel contact met werkgevers en werknemers, met de Stichting van de Arbeid en de Sociaal-Economische Raad. Zo kijk ik ook naar de medezeggenschap; zeker in een bedrijf als NS. Het is daar een co-creatie tussen de zeggenschap en de medezeggenschap. Als we allebei onze rol goed spelen, kunnen we elkaar versterken, en daarmee het draagvlak voor maatregelen vergroten.
Een voorbeeld van die co-creatie is het intensieve traject afgelopen jaar over de concessie voor het hoofdrailnet voor de komende jaren. We hebben informatie en standpunten met elkaar gedeeld. De medezeggenschap heeft op bepaalde belangrijke momenten gezegd: pas op, weet wat er in het verleden is afgesproken en weet wat dit voor de organisatie betekent. Dat zijn belangrijke momenten in zo’n traject. Ik ben heel blij dat we dat in een cocreatie hebben gedaan.”

2. Wat voor rol vervult de ambtelijk secretaris in de medezeggenschap?

“We hebben heel veel ambtelijk secretarissen. Dat zijn de oliemannen en olievrouwen tussen de geledingen. De ambtelijk secretaris deelt informatie en bewaakt voor alle spelers aan tafel de structuur en informatiepositie. Hij
is ook de beheerder van de agenda en de stukkenstroom.
De ambtelijk secretaris moet vertrouwen genieten van beide partijen. Dat is een belangrijk punt. Mensen worden betaald door de werkgever; dus door de zeggenschap. Als het beeld bestaat: ‘je praat alleen voor de zeggenschap’, dan kun je je rol niet goed invullen. Je moet echt een ‘trusted partner’ zijn, ook voor de medezeggenschap.”

3. Wat is volgens jou de top-3 van belangrijkste taken van de ambtelijk secretaris?

“Overzicht; weten wat waar speelt. En de voelsprieten goed aan hebben tussen zeggenschap en de zeggenschap.” Lachend: “Ik weet niet of dat mag zeggen in jullie magazine, maar ‘assumption is the mother of all fuck ups’. Vaak worden allerlei dingen verondersteld, die vervolgens een eigen leven gaan leiden. Als je begint met de vraag: ‘ik denk dat je dit bedoelt, maar bedoel je dit werkelijk?’ dan voorkom je al veel problemen. En in het verlengde van die voelsprieten zit een goed beeld kunnen vormen van waar de echte issues zitten.”

4. Over welke competenties moet de ambtelijk secretaris beschikken?

“Hij moet goed kunnen luisteren. Zeker bij een groot bedrijf als NS lijkt het soms verdacht veel op politiek. Daarom moet hij ook tussen de regels door kunnen luisteren. En hij moet goed kunnen ordenen.”

5. Vind je dat de bestuurder betrokken met worden bij de werving van de ambtelijk secretaris?

“Nou, niet zozeer bij de werving, maar misschien wel bij het functioneringsgesprek. We hebben een aparte directie arbeidsverhoudingen/arbeidsvoorwaarden binnen ons bedrijf. Dat is professioneel georganiseerd, dus ik ga me niet
bemoeien met het personeelsbeleid. Ik zou me wel uitspreken als ik het gevoel heb dat de ambtelijk secretaris niet goed functioneert of er geen goede klik is met de zeggenschap en medezeggenschap.”

6. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het goed?

“Je moet als ambtelijk secretaris echt weten hoe het zit. Je moet een eigen mening hebben, maar zodanig dat je vanuit je eigen positie op een goede manier de beïnvloeding kunnen pakken. Ik denk dat dat belangrijk is.”

7. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het minder goed?

“Ik denk dat je dan wordt geconfronteerd met meer ruis op de lijn. Dat uit zich niet letterlijk in de uitspraak dat de ambtelijk secretaris het minder goed doet. Het uit zich volgens mij meer in: waarom heb ik deze stukken niet gekregen? Waarom weet ik dit niet? Wat ben je nu aan het doen in die adviesaanvraag? Dat kan worden geïnterpreteerd als inhoudelijke verschillen. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat procedures niet lekker lopen. Maar het is gissen voor mij, want ik heb het nooit meegemaakt.”

8. Kan de ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap de OR en bestuurder tegelijkertijd adviseren?

“Ja, ik denk dat dat kan. En ik denk dat het ook goed is als je je kunt inleven in beide perspectieven. Je moet alleen wel continu oog blijven houden voor wat je rol en taakopvatting is. We hebben adviseurs die zowel het bestuur als de
ondernemingsraad adviseren. Er is wel eens een discussie à la ‘de ambtelijk secretaris zit te veel op de stoel van de bestuurder’ en ‘het is meer het secretariaat van de medezeggenschap’. Dat zijn kleurverschillen.
Het werkt niet als je een trucje probeert te doen door één van de twee partijen te bevoordelen. Het is een beetje vergelijkbaar met polderoverleg. Je kunt als het ware ‘too big for your boots’ zijn, maar dan kun je een week later de rekening verwachten.”

9. Hoe ziet jouw contact met de ambtelijk secretaris eruit?

“Ik ben zelf de vaste bestuurder van de centrale ondernemingsraad. Ik heb wekelijks overleg met het dagelijks bestuur van de COR plus de ambtelijk secretaris. Dat is een soort benen-op-tafelsessie, waarbij we even bijpraten over alles wat er speelt. En ik koppel ook terug van de bestuurstafel. Een keer in de vier weken hebben we een overlegvergadering van maximaal een uur met de voltallige COR. Het dagelijks bestuur van de COR heeft contact met de ambtelijk secretaris en met mijn adviseur medezeggenschap. In die driehoek ontstaan de agenda en de prioritering. Persoonlijk heb ik daar
niet veel mee te maken.”

10. Welke tip heb je voor andere bestuurders?

“Geef de ambtelijk secretaris de ruimte om te kunnen fungeren als brug tussen zeggenschap en medezeggenschap. Dwing de secretaris niet te veel naar een van de kampen. En, oh ja, nog een: accepteer dat het proces gaat zoals het gaat.”