Ondersteuning Medezeggenschap

Ministerie van Defensie

INVENTARISATIEFORMULIER AANVRAAG ONDERSTEUNING

Stap 1 van 8

12%

ALGEMENE GEGEVENS

Selecteer welke medezeggenschapsonderdeel het betreft:

Centrale Medezeggenschap

Bestuursstaf

Commando Landstrijdkrachten (CLAS)

Commando Materieel en IT (COMMIT)

Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO)

Selecteer welke MC het betreft (DOSCO):

DOSCO 1

DOSCO 2

DOSCO 3

DOSCO 4

DOSCO 5

Selecteer welke MC het betreft (COMMIT):

Defensieonderdeel MC COMMIT

DBBB

DMUNB

DPOD CV

DPOD OV

JIVC

JIVC DCSC

JIVC EC

JIVC GIS

JIVC GIT EN INFRA

JIVC ITCC

KPU

Projecten en staf Matlog

Wapensystemen

Selecteer welke MC het betreft (Bestuursstaf):

Defensieonderdeel MC Bestuurstaf

LMC BS/PKC

MC BOE

MC CIO

MC DCO

MC DGB

MC DGV

MC DS

Naam contactpersoon

Functie contactpersoon

E-mailadres contactpersoon

INVENTARISATIE ONDERSTEUNING

SECRETARIAAT (mbo)

Professioneel ingericht secretariaat met een actueel handboek, met richtlijnen over correspondentie, beschikbaarheid, reservering vergaderzalen, etc. (2 u p/j)

Relevante overzichten en gegevens van de MC worden beheerd en zijn actueel (1 uur p/j).

Er is periodiek overleg met het Dagelijks bestuur over afstemming van taken en planning.

Digitaal archief, ingericht volgens afgesproken richtlijnen, gebruikersvriendelijk en toegankelijk voor alle betrokkenen (25 uur p/j -> zo even, maar dit kan variëren. Even bespreken)

VERGADEREN (mbo)

AGENDA: Agenda’s zijn op aanwijzing of zelfstandig opgesteld, uiterlijk 5 werkdagen vóór de vergaderingen.

STUKKEN: Binnen 5 werkdagen vóór een vergadering worden de vergaderstukken, volgens afgesproken richtlijnen, verspreid.

VOORBEREIDING: Vóór de vergadering is de inhoud van de vergaderstukken bestudeerd ter voorbereiding op de vergadering en ten behoeve van een correct en betrouwbaar verslag.

DEELNAME: Aanwezigheid op de vergadering teneinde zorg te dragen voor een correct en betrouwbaar verslag.

VERSLAG: Binnen 5 werkdagen na de vergadering is het verslag opgesteld en na een afgesproken routing verspreid en gearchiveerd

PLANNING: Uiterlijk 2 maanden voor het einde van het jaar is een overzicht beschikbaar van de vergaderdata voor het nieuwe jaar en logistiek geregeld.

VERGADEREN (hbo)

AGENDA: De agenda van de vergaderingen worden voorzien van een toelichting op het onderwerp, de fase van behandeling, doel en tijd.

VOORBEREIDING: Vóór de vergadering is de inhoud van de vergaderstukken bestudeerd ter voorbereiding van een actieve deelname tijdens de vergaderingen.

DEELNAME: Actieve rol in vergaderingen door het stimuleren van dialoog en het verbinden van perspectieven, resulterend in breed gedragen besluiten.

DEELNAME: Het proces van inhoudelijke meningsvorming bij advies- en instemmingsaanvragen wordt actief en effectief begeleid tijdens de vergaderingen/bijeenkomsten en de bijbehorende (juridische) termijnen worden bewaakt.

DEELNAME: In het overleg worden effectieve werkvormen ingezet die aansluiten bij de verschillende doelgroepen, het onderwerp en type overleg.

INFORMATIE & COMMUNICATIE (mbo)

Basisdocumenten (zoals reglementen, instellingsbesluiten en convenanten) staan in DEB-V en zijn toegankelijk voor alle leden.

Er is een werkdocument met de status van alle lopende medezeggenschapsonderwerpen.

Op basis van aangeleverde inhoud wordt jaarlijks een jaarverslag opgesteld en volgens een afgesproken routing verspreid (2 uur).

Op basis van aangeleverde inhoud worden nieuwsbrieven opgesteld en volgens een afgesproken routing verspreid (0,5 uur per nieuwsbrief).

Actie-, besluiten- en afsprakenlijsten zijn toegankelijk, geactualiseerd en worden zorgvuldig bewaakt (0,5 u / per vergadering).

INFORMATIE & COMMUNICATIE (hbo)

Regelmatige inventarisatie van informatie- en kennisbehoeften binnen de medezeggenschapscommissie om relevante thema’s te identificeren en te prioriteren (25 uur).

De MC-leden worden per mail, in de vergaderingen, of anderszins regelmatig op de hoogte gebracht van relevante thema’s die spelen binnen en buiten de organisatie.

Er is een plan (inclusief tijdsplanning) voor de communicatie met de achterban, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende doelgroepen en de in te zetten middelen (5 uur p/j).

Het jaarverslag wordt jaarlijks zelfstandig opgesteld jaarverslag opgesteld en volgens een afgesproken routing verspreid (8 uur p/j).

De nieuwsbrieven zijn zelfstandig opgesteld en worden volgens een afgesproken routing verspreid (2 uur per nieuwsbrief).

(Geschat) aantal nieuwsbrieven per jaar

Hoe vaak per jaar gaat de MC op training (heisessies meegerekend) ?

Gaat de ambtelijk secretaris mee op de MC training?

nee

Hoeveel dagen per jaar is de ambtelijk secretaris dan mee op training of heisessies?

SCHOLING (mbo)

De scholing (van de leden) is tijdig geregeld (1 uur p/training).

Het programma voor de training wordt vastgesteld en uiterlijk 5 werkdagen vóór aanvang van de trainingen verspreid.

SCHOLING (hbo)

Zorgen voor trainingsprogramma voorafgaand aan de trainingen dat aansluit op de medezeggenschapsdoelen (1 uur per training).

Actieve inbreng tijdens de trainingsdag die ondersteunend is aan de medezeggenschapsdoelen.

Zorgdragen voor inbedding en borging van de tijdens de training gemaakte afspraken (25 uur p/j).

Inwerken van nieuwe leden (8 uur p/j).

Inhoudelijke voorbereiding van de strategische sessies (4 uur per sessie).

Actieve inbreng tijdens de strategische sessie die ondersteunend is aan de sessie

KENNNIS MEDEZEGGENSCHAP (mbo)

Parate basiskennis aanwezig van Besluit medezeggenschap Defensie 2008 en de Arbowet.

Uiterlijk in de laatste kwartaal van het jaar is er een jaarplanning beschikbaar voor de belangrijkste medezeggenschapsonderwerpen en thema’s in het nieuwe jaar (4 uur p/j).

Op basis van aangeleverde inhoud worden schriftelijk conceptbrieven, -memo’s en -nota’s opgesteld (navragen | afhankelijk van hoeveelheid en complexiteit).

KENNIS MEDEZEGGENSCHAP EN PROCESBEGELEIDING (hbo)

Parate ruime kennis aanwezig van de Besluit medezeggenschap Defensie 2008, Arbowet en cao

Kennis aanwezig over eigentijdse medezeggenschapsstructuren en creatieve oplossingen voor voorkomende problemen, zoals onvoldoende kandidaten, medewerkersparticipatie, etc.

Basisdocumenten zoals het reglement en instellingsbesluiten zijn juridisch correct en actueel (1 uur p/j).

De medezeggenschapsprocessen zijn efficiënt ingericht en gedocumenteerd en zijn ook bekend bij betrokkenen (4u p/j).

Voorafgaand aan het proces van inhoudelijke meningsvorming bij advies- en instemmingsaanvragen wordt dit goed voorbereid. Daarbij wordt rekening gehouden met zowel de samenstelling van de groep als de groepsfase van de groep (navragen

Conceptbrieven, -memo’s en -nota’s worden zelfstandig opgesteld (navragen

Actieve en constructieve inbreng tijdens de heisessies, gericht op het versterken van samenwerking en het bereiken van gezamenlijke inzichten.

COACHING & ADVIES (wo)

Gevraagd (en ongevraagd) adviseren van partijen, rekening houdend met de context, verwachtingen en eventuele belangentegenstellingen.

Actief coachen in het medezeggenschapswerk, rekening houdend met de aangegeven doelen en de groepsfasen van de groep.

Inschatting inzet aantal uur advieswerkzaamheden per jaar

Inschatting inzet aantal uur coachingswerkzaamheden per jaar

VERGADERTIJD

Overleg dagelijks bestuur

De ambtelijk secretaris is NIET aanwezig op het DB-overleg

De ambtelijk secretaris is WEL aanwezig op het DB-overleg

Niet van toepassing

(ODB) Hoe vaak per jaar vindt een DB-overleg plaats?

(ODB) Wat is doorgaans de gemiddelde duur van een DB-overleg?

Overleg Medezeggenschapscommissie: Aantal per jaar

Overleg Medezeggenschapscommissie: Gemiddelde duur

Niveau overleg MC

OMC Regulier

OMC Pittig

OMC Zwaar

Overlegvergadering: Aantal per jaar

Overlegvergadering: Gemiddelde duur

Niveau overlegvergaderingen

OV Regulier

OV Pittig

OV Zwaar

REKENTOOL

1) Secretariaat (mbo)

Professioneel ingericht secretariaat (2u p/j)

Beheren / bewaken actuele overzichten / lijsten (1u p/j)

Archief beheer (25 u p/j)

TOTAAL SECRETARIAAT

2) Informatie en communicatie (mbo / hbo)

Jaarverslag (mbo)

Nieuwsbief (mbo)

Jaarverslag (hbo)

Nieuwsbrief (hbo)

Bewaken afspraken en besluitenlijsten (mbo)

Jaarplanning medezeggenschapsonderwerpen (mbo)

Inventarisatie informatie & kennisbehoefte commissie (hbo)

Communicatieplan (hbo)

TOTAAL INFORMATIE & COMMUNICATIE

3) Scholing

Deelname aan scholing

Organisatie training (mbo)

Trainingsprogramma regelen (hbo)

Inbedding & borging trainingsafspraken (hbo)

Inwerken nieuwe leden (hbo)

Inhoudelijke voorbereiding strategische sessie (hbo)

TOTAAL SCHOLING

4) Procesbegeleiding

Reglementen en convenanten zijn actueel (hbo)

MZ-processen zijn bekend en beschreven (hbo)

TOTAAL PROCESBEGELEIDING

5) Advies & Coaching

Gevraagd & ongevraagd inhoudelijk en/of procesmatig adviseren van de commissie / werkgroep (hbo+/wo) | zelf inschatten hoeveel uur per jaar

Coachen van het Dagelijks Bestuur en/of de leden van de commissie / werkgroep (hbo+ / wo) | zelf inchatten hoeveel uur per jaar)

TOTAAL ADVIES & COACHING