De opdracht:

Tijdelijk ondersteunen van de ondernemingsraad na vacant worden van de functie.

De ambtelijk secretaris ondersteund structureel de ondernemingsraad, werkt samen met het dagelijks bestuur en is medeverantwoordelijk voor continuering van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de ondernemingsraad optimaal kan functioneren. De belangrijkste behoefte aan ondersteuning nu, gezien de raad ervaren is, betreft het begeleiden van het proces t.a.v. correcte naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving. Daarnaast ziet de ambtelijk secretaris er op toe dat de basisdocumenten actueel en op orde zijn, voorziet de leden van relevante en benodigde informatie en ziet er op toe dat deze informatie makkelijk toegankelijk is. De ambtelijk secretaris zorgt ervoor dat aan de informatieverplichting wordt voldaan, zodanig dat deze aansluit bij de ambities van de ondernemingsraad.

In aanloop naar 2025 wordt met elkaar gekeken hoe inrichting van de ondersteuning van de raad het best ingekleed kan worden gezien de recente veranderingen in de organisatiestructuur en de behoeftes van de ondernemingsraad.  

We zijn op zoek naar een Ambtelijk Secretaris a.i. voor de Ondernemingsraad. In deze sleutelrol ondersteun je de OR, bereid je vergaderingen voor en draag je bij aan strategische besluitvorming. Je werkt in teamverband maar met een ruime mate van zelfstandigheid om bijvoorbeeld prioriteiten te stellen. Je gaat om met vertrouwelijke en geheime informatie waarbij geheimhoudingsplicht en kennis van personen en de organisatie belangrijk zijn.

Een greep uit jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent bijzonder oplettend in verband met uitvoering/ bewaking van afspraken en procedures;
• Je verzorgt de correspondentie van – en aan de OR;
• Je organiseert vergaderingen en regelt alles daaromheen. Denk aan het reserveren van ruimtes en het versturen van uitnodigingen;
• Je stelt agenda’s op, verzamelt en verstuurt tijdig agendastukken aan de OR en werkt verslaglegging verder uit;
• Je ondersteunt het dagelijks bestuur van de OR in het plannen van de werkzaamheden.

Jouw profiel

• Opleiding tot ambtelijk secretaris;
• Je hebt kennis van (wijzigende) regelingen op het gebied van medezeggenschap, arbeidsrecht, Arbowet, indien nodig met externe ondersteuning;
• Je bent sterk op procesmanagement (vergaderingen, agendabeheer, afstemming, dossiervorming);
• Je bent gewend te navigeren tussen verschillende belangen, doelstellingen, taken en opvattingen; omgaan met wisselende samenstelling van het medezeggenschapsorgaan is je niet vreemd;
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en bent integer, sociaal, flexibel,   stressbestendig en toont eigenaarschap.

Jouw werkomgeving

De OR bestaat momenteel uit 6 leden. De samenstelling is divers: qua aantal jaren werkervaring, leeftijd, persoonlijkheid en werkgebied. Hierdoor is er altijd een rijke uitwisseling van ideeën en perspectieven. Als ambtelijk secretaris heb je de kans om nauw samen te werken met een gemotiveerd team en een directe bijdrage te leveren aan de diverse werkzaamheden van de OR (bv. adviesaanvraag over een nieuwe doelorganisatie, maar ook het beoordelen van het reglement over ongewenste omgangsvormen). Je kunt invloed uitoefenen op de besluitvorming van de directie, dit is zeker interessant en belangrijk gezien de ontwikkeling die de organisatie nu doormaakt. Kortom een mooi rol met veel variatie en uitdaging; geen dag is hetzelfde!