Een ambtelijk secretaris moet uitstekend kunnen schrijven. Of het nu een leesbaar jaarverslag is of een kernachtige OR-brochure of een artikel in het personeelsblad: de ambtelijk secretaris moet dit allemaal kunnen. Wat kan ons hierbij ondersteuning bieden? Een aardig boek is Professioneel schrijven. Handleiding voor creatief en overtuigend schrijven van Ed Grubben en Jan Vriens.
Alles draait om creativiteit
In de handleiding van Grubben en Vriens draait alles om creativiteit. Hoe zorg je ervoor dat je op creatieve ideeën komt? Het antwoord is tweeledig.
Combineer in de eerste plaats een open, scherpe waarneming met verwondering.
In de tweede plaats vergroot je het rendement door het creatieve proces te faseren. Bereid je eerst voor door problemen in uitdagingen te vertalen; neem vervolgens rust en je krijgt een idee dat je kunt gaan uitwerken en toetsen. Creativiteit is altijd een samenspel van inspanning en ontspanning.
Creatieve technieken hanteren
De auteurs benoemen enkele creatieve technieken om informatie te verzamelen en op ideeën te komen. Een paar voorbeelden.
Bij de vrije-metafoorstrategie stel je jezelf de vraag aan welk dier, welk voorwerp of welke situatie je onderwerp doet denken. Ik heb wel eens een tekst geschreven waarbij ik de ondernemingsraad vergelijk met het parlement. En medezeggenschap heb ik ook wel eens vergeleken met het sprookje van Peter Pan.
Wat ook kan is de gedwongen-metafoorstrategie. Je neemt dan het eerste het beste voorwerp uit je directe omgeving en vergelijkt dat met je onderwerp. Of je pakt een woordenboek en prikt blind een zelfstandig naamwoord. En dan associëren en schrijven!
Een aardige techniek is ook het wijzigen van medium. Vooral handig als je het lastig vindt om bondig te zijn. Dwing jezelf dan om de kern van je verhaal in een radiospotje van anderhalve minuut uit te leggen of in een advertentie van minder dan zestig woorden. Dit zijn enkele voorbeelden van creatieve technieken. De auteurs geven er nog meer.
Schrijven in vijf stappen
De auteurs noemen allerlei schrijversprofielen die ineffectief zijn: de proppenauteur of de deletefreak, de perfectieschrijver en de alineaplakker. ‘Typerend voor de genoemde schrijversprofielen is een onbewuste aanpak, vanuit de gedachte dat het verwoorden van de inhoud, het mooi stileren en met overtuiging schrijven gelijktijdig kunnen plaatsvinden,’ aldus Grubben en Vriens. Door het schrijfproces bewust in stappen op te splitsen wordt het schrijven een plezierige en succesvolle activiteit!
- Stap 1: bepaal je context
De tekstsoort moet goed aansluiten bij het doel en de doelgroep. Keuzes zijn pas goed te maken na een analyse van de doelgroep (samenstelling, bagage en behoeften). - Stap 2: bepaal je boodschap
Maak ook een goed bouwplan na het inventariseren van informatie en het genereren van ideeën. - Stap 3: zet je boodschap op papier
Schrijf nu het concept. Neem hier een rustig moment voor en schrijf zo dat je de vaart er inhoudt. Maak daarna het concept compleet. - Stap 4: maak je tekst communicatief
Bekijk het concept nu kritisch op begrijpelijk, boeiend en overtuigend taalgebruik. - Stap 5: maak je tekst definitief
Neem je tekst door op spelling, leestekens en grammatica. In deze fase maak je ook keuzes voor beeldtaal (illustraties, diagrammen en degelijke).
De auteurs sluiten hun handleiding af met tips over vijf tekstsoorten: artikelen, jaarverslagen, brochures, rapporten en persberichten. Kortom, deze handleiding staat boordevol tips en handvatten.