In verband met ziekte in het team van ambtelijk secretarissen zijn we op zoek naar vervanging voor de ondersteuning van 2 examencommissies en 1 deelraad (0,2 fte). In totaal 32 uur en het is mogelijk om de vervanging door meerdere ambtelijk secretarissen in te vullen.

Ambtelijk secretaris Examencommissie / Deelraad

aantal uren bespreekbaar | duur onbekend (ivm ziektevervanging)

Werkzaamheden examencommissie

• Voorbereiden en notuleren van de vergaderingen. Je zorgt dat de ingekomen studentverzoeken en andere agendapunten zijn voorbereid.
• Afhandelen van studentverzoeken en monitoren actiepunten uit vergaderingen.
• Inhoudelijk toetsen van de voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie.
• Ondersteunen van de examencommissie bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling en de borging van het eindniveau.
• Schrijven en archiveren van beslissingen en voorbereiden van verweerschriften.
• Plannen van hoorzittingen voor en door leden van de examencommissie.
• Controleren van de archivering van de afstudeer- en eindwerken van studenten ten behoeve van de afstudeerzittingen.

De deelraad

In de deelraad hebben zowel personeels- als studentleden zitting. De deelraad behartigt de belangen van medewerkers en studenten van het domein en diensten en kan invloed uitoefenen op de arbeids- en studieomstandigheden binnen ons domein. Over een aantal zaken heeft de deelraad instemmings- en adviesbevoegdheid, zoals de organisatie-ontwikkelingsplannen, de begrotingen, het opleidingspecifieke deel van het studentenstatuut. De ondersteuning van een ambtelijk secretaris is daarbij onmisbaar.

Je werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch vlak zijn:

• verdelen in werkzaamheden rondom de wekelijkse werkoverleggen (agendaoverleg met het DB, vergaderingen inhoudelijk voorbereiden
• agenda opmaken en versturen
• notuleren
• bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten
• verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, enz.)
• werkzaamheden rondom een maandelijkse overlegvergadering met het MT (agenda en documentatie opmaken en versturen, notuleren, aanwezigheid verwerken, archiveren en beheren van stukken, regelen van ruimte en catering)
• werkzaamheden rondom de overleggen met de voorzitters OC’s 6 keer per jaar (overleg met het DB, vergadering inhoudelijk voorbereiden, agenda opmaken en versturen, notuleren enz.) en lopende zaken tussen de vergaderingen in (uitwerken van brieven, binnengekomen mails archiveren, doorsturen en beantwoorden nieuwsbrieven ontwikkelen en verspreiden en online omgevingen, o.a. van SharePoint, OneNote, enz. van de deelraad bijhouden)

De ambtelijk secretaris

Je beschikt over relevante werkervaring met een hoge mate van zelfstandigheid en uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk. Je bent alert op wat er moet gebeuren en neemt veelal zelf het voortouw, communiceert makkelijk met zowel MT’s als met de deelraad en bent op meerdere momenten in de week (telefonisch en/of online) beschikbaar voor contact en afstemmen van werkzaamheden. Je bezit minimaal een hbo-diploma en bent dienstverlenend ingesteld.