Voor de adviesraad van een zorginstelling zijn we op zoek naar een (junior) ambtelijk secretaris voor de organisatorische en secretariële werkzaamheden.  In verband met het vertrek van de huidige ambtelijk secretaris is de raad op zoek naar vervanging.

Taakomschrijving ambtelijk secretaris :

• Beheren van het secretariaat;
• Dagelijkse check op eigen werkplek en met eigen middelen van mailbox van de raad inclusief doorzending en/of beantwoording;
• Opmaken conceptagenda voor vergaderingen, verzamelen geagendeerde documenten en na akkoord voorzitter verzenden;
• Notuleren vergaderingen, zorgen voor een gedegen verslaglegging en opvolging van actiepunten, conform gemaakte afspraken;
• Zelfstandig opmaken van het jaarverslag en in concept voorleggen aan de raad. Na vaststelling jaarverslag verzenden en laten publiceren op websitepagina;
• Jaarplanning vergaderingen voorstellen en jaaragenda afstemmen met voorzitter en aanspreekpunt binnen de zorginstelling;
• Zelfstandig redigeren van brieven en na akkoord voorzitter verzenden;
• Onderhouden relevante contacten met diverse medewerkers van de zorginstelling en voor deze het contactpunt zijn voor de raad;
• Bewaken van reglementen en procedures en het nakomen van afgesproken termijnen;
• Bewaken en up to date houden van het rooster van aftreden, NAW gegevens,  verzendlijsten, websitetekst en waar nodig deze agenderen en/of actualiseren;
• Alle relevante documenten, correspondentie, mailwisselingen e.d. digitaal archiveren en wel zodanig dat de raad hier te allen tijde op kan terugvallen;
• Communicatie met de zorginstelling en raadsleden verloopt in hoofdzaak digitaal.

Kenmerkende eigenschappen voor ambtelijk secretaris:

• Betrokkenheid bij de zorginstelling en haar cliënten
• Zelfstandig kunnen werken
• Accuraat
• Bekwaam
• Betrouwbaar
• Pro-actief
• Diplomatiek