De ambtelijk secretaris op de kaart

Professionele ondersteuning voor de cliëntenraad

Een gedeelde visie op het vak van ambtelijk secretaris ligt aan de basis van de samenwerking tussen OR-ondersteuning en Netwerk Cliënt-en-Raad Zorg (NCZ), een kennis- en leernetwerk voor cliëntenraden in de zorg. Sinds oktober 2023 werken beide organisaties samen om cliëntenraden te begeleiden naar essentiële, professionele en onafhankelijke ondersteuning. Tegelijkertijd helpen ze ambtelijk secretarissen van cliëntenraden bij het zoeken naar passende opdrachten of banen.
Tijd om eens nader kennis te maken met NCZ. Liza Arends spreekt met Marika Biacsics-van der Horst, directeur-bestuurder, en vraagt haar naar ontwikkelingen en de betekenis van NCZ voor cliëntenraden én naar het belang van de ambtelijk secretaris cliëntenraad.

Marika Biacsics-van der Horst
Directeur-bestuurder NCZ

Lobby voor het recht op onafhankelijke ondersteuning

Medezeggenschap van cliënten in de zorg is geregeld in de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ). Per 1 juli 2020 is de herziene wet WMCZ 2018 in werking getreden met daarin onder andere het recht op het kunnen inhuren van deskundigheid en op professionele, onafhankelijke ondersteuning. NCZ heeft daaraan een belangrijke bijdrage geleverd.

Marika: “NCZ heeft natuurlijk met meerdere partijen gelobbyd voor de herzieningen in de wet, maar wij hebben met name sterk ingezet op het recht op ondersteuning, samen met het recht op scholingsbudget en het recht op vergoeding. Juist om op gelijkwaardig niveau met de bestuurder te kunnen handelen, is het essentieel dat cliëntenraadsleden worden gefaciliteerd, vergoed en ondersteund. De wet kent verschillen tussen zorgsectoren, afhankelijk van de intensiteit van de zorg. Per situatie is bekeken welke rechten en plichten de cliëntenraad heeft. Bijvoorbeeld, een cliëntenraad van een huisartsenpost heeft minder rechten en plichten dan die van een instelling voor langdurige zorg. Het recht op ondersteuning, faciliteiten en budget is voor de gehele zorgsector vastgesteld. Dat was voor ons een cruciaal punt en vormt, wat ons betreft, de basis van het goed functioneren van de cliëntenraad. Als je dat niet regelt, komt de rest ook niet tot zijn recht. Andere aspecten zijn natuurlijk ook belangrijk, maar hebben weinig waarde zonder deze basis. Desondanks blijkt uit enquêtes dat inzet van ondersteuning nog wel een vaag begrip is. Zo krijgt de ene ambtelijk secretaris tien uur voor zes cliëntenraden en de andere krijgt veertig uur voor slechts één cliëntenraad. Het is echt bizar hoe verschillend dat is geregeld.”

Het belang van de ambtelijk secretaris

Steeds meer organisaties erkennen het belang van onafhankelijke en professionele ondersteuning en kiezen ervoor om hun ambtelijk secretaris extern in te huren. De samenwerking tussen NCZ en OR-ondersteuning richt zich op het vinden van een ondersteuner, oftewel een ambtelijk secretaris, voor de cliëntenraad en voor de ambtelijk secretaris, een opdracht of een baan.

Liza: “De werkzaamheden van de ambtelijk secretaris ondernemingsraad en cliëntenraden komen in grote lijnen overeen, waarbij de nuances misschien anders liggen en de competenties soms kunnen verschillen. De ambtelijk secretaris heeft een belangrijke bijdrage aan medezeggenschap, ongeacht voor welke raad hij werkt.”
Marika: “Ja, dat klopt. Voor de zorgsectoren geldt dat er zoveel verschillende cliëntenraden zijn met allemaal andere kenmerken en speerpunten. Er komt ontzettend veel op deze mensen af. Daarnaast zorgen de vele wisselingen in de raad dat continuïteit een aandachtspunt is. De ambtelijk secretaris kan heel goed de kwaliteit en continuïteit bewaken en kan bovendien zorgen voor coaching, maar wel altijd met onafhankelijkheid in het achterhoofd. Hij is immers geen onderdeel van de cliëntenraad. Dat is nog wel eens onduidelijk. De ambtelijk secretaris zit vaak toch een beetje in een spagaat tussen de cliëntenraad en de organisatie. Dan is het continu zoeken naar de eigen positie en proberen daar zo onafhankelijk mogelijk in te zijn. Het is natuurlijk prima als de ambtelijk secretaris de praktische ondersteuning doet, maar probeer voor de rest zoveel mogelijk op je handen te zitten. Dat is echt niet gemakkelijk als je een betrokken mens bent.”

Gelijkwaardige gesprekspartner

Marika: “Het doel van cliëntenraden en van de WMCZ 2018 is dat zij invloed krijgen op de kwaliteit van beleid en van besluiten, vanuit het cliëntenperspectief. Daarbij is van belang dat organisatie en cliëntenraad een gelijkwaardige gesprekspartner zijn. Een gelijkwaardige gesprekspartner heeft niet zozeer te maken met opleidingsniveau. Het heeft vooral te maken met jezelf ook durven zien als een gelijkwaardige gesprekspartner. Heel veel cliëntenraden vinden dat nog moeilijk, vooral in sectoren waar raadsleden zelf cliënt zijn, of een kind in de zorg hebben. Dan krijgt de raad bijvoorbeeld het financieel beleid voorgeschoteld, met daarin een verhoging van waskosten voor cliënten. Dan vindt de raad het moeilijk om te vragen welke invloed er nog uitgeoefend kan worden en hoe het beleid aan cliënten wordt gecommuniceerd. De cliëntenraad zegt dan: ‘wij krijgen toch alle informatie en worden dus goed betrokken’, maar per saldo heeft de raad vaak weinig invloed. En daar ondersteunt de ambtelijk secretaris de raad op inhoud en techniek.”

Ontwikkelingen en uitdagingen

Marika: “Er zijn nu zoveel verschillende vormen van zorg, ook particulier. Mensen krijgen vaker zorg thuis of wonen wel in een zorgcomplex, maar huren daar zelfstandig en kopen zelfstandig hun zorg in. Het werk van de cliëntenraad wordt steeds complexer. Een ambtelijk secretaris kan helpen om inzicht en overzicht te bieden in de veelomvattende werkzaamheden van de raad. Cliëntenraden worden ook steeds mondiger. We hebben net een congres gehad en daar was de stelling: ‘cliëntenraden moeten betaald worden’. Daar ging bijna de hele zaal mee akkoord. Dat was echt een eyeopener, want dat was tien jaar geleden nog een taboe. Als vrijwilliger beginnen over betaald worden, dat deed je niet. Want je deed het vanuit je hart en vredelievendheid en om de wereld beter te maken. Nu vond de hele zaal: betaald worden.”

Opleiding voor ambtelijk secretaris cliëntenraad

Op initiatief van ondersteuners uit het werkveld is NCZ gestart met ontwikkelen van een opleiding specifiek voor de ambtelijk secretaris cliëntenraad. Dat is uitgegroeid tot een zesdaagse CPION-gecertificeerde, beroepsgerichte, registeropleiding op hbo-niveau. In oktober van het afgelopen jaar werd het 10-jarig jubileum gevierd van de opleiding.
Marika: “We zijn begonnen met een leergang van drie halve dagen. Uit het werkveld kregen we de vraag naar een gerichte opleiding voor de ambtelijk secretaris cliëntenraad. De bestaande opleidingen waren te veel gericht op het werk voor de ondernemingsraad. Ambtelijk secretarissen hadden behoefte aan specifieke kennis over cliëntenraden. ‘De cliëntenraad’ is een niche. Ondernemingsraden zitten overal; bij de spoorwegen, de overheid, bedrijven, politie, onderwijs, et cetera. Cliëntenraden zitten alleen in de zorgsector en die zijn heel lang verborgen gebleven voor de buitenwereld. Ze bestaan al wel heel lang, maar op de een of andere manier is het nooit gelukt om dat naar een hoger niveau te tillen en het belangrijk te maken. De opleiding is een grote stap vooruit. Inmiddels zijn er al meer dan honderdvijftig diploma’s behaald en de belangstelling blijft groeien.”

Beroepsorganisatie Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad (ASC)

NCZ is ook initiatiefnemer van de beroepsorganisatie Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad (ASC); een kennis- en leernetwerk voor de ambtelijk secretaris cliëntenraad, waar groei, doorontwikkeling en kennisdeling centraal staan. Leden van de beroepsorganisatie ASC kunnen tweemaal per jaar deelnemen aan (online) inspiratie-/intervisiesessies en krijgen toegang tot e-learnings en workshops/webinars van NCZ. Van de enkele honderden ambtelijk secretarissen die voor cliëntenraden werkzaam zijn, zijn er ongeveer vijftig lid van de beroepsorganisatie ASC.
Liza: “Er bestaat al een beroepsorganisatie voor ambtelijk secretarissen. Wat is de reden dat jullie de beroepsorganisatie specifiek voor de ambtelijk secretaris cliëntenraad hebben opgezet?”
Marika: “Het was eigenlijk al heel lang een wens van het veld. Op een gegeven moment dachten we, we beginnen gewoon een netwerkorganisatie. Zonder vereniging of bestuur, met de gedachte om eerst maar eens te kijken waar mensen behoefte aan hebben. Dat is behoefte aan uitwisselen en dat zit er heel sterk in. Uitwisselen van kennis en ervaring, elkaar voeden en inspireren. Dat is heel waardevol. Als een ambtelijk secretaris van een ziekenhuis wil weten hoe andere ziekenhuizen cliëntenpanels hebben opgezet, organiseren en faciliteren wij een online bijeenkomst. Dan heeft de ambtelijk secretaris zo’n dertig verschillende voorbeelden. Verder zet de beroepsorganisatie zich in voor een betere functieomschrijving, waardering en inschaling van het beroep. We komen nog steeds functiewaarderingen tegen die verschillend zijn. Waarom krijgt de een veel meer dan de ander, terwijl ze hetzelfde doen binnen een andere organisatie?”
Liza: “Dat is herkenbaar. We hebben nog een hele weg te gaan.”
De samenwerking OR-ondersteuning en NCZ is meer dan alleen de werving en selectie van ambtelijk secretarissen voor cliëntenraden. Er is duidelijk een gedeelde passie voor de erkenning en positionering van het vak. Een volgende afspraak met een kop koffie staat al gepland.

Netwerk Client-en-Raad Zorg (NCZ)

NCZ is een landelijk kennis- en leernetwerk voor lokale en centrale cliëntenraden en zorgprofessionals. Het richt zich op iedereen die betrokken is bij cliëntenmedezeggenschap in de zorg, inclusief leden van cliëntenraden, zorgbestuurders, politici en andere belanghebbenden. NCZ staat voor een slagvaardige aanpak waarbij het belang van de cliënt centraal staat. Sinds de oprichting in 2000, met als reden een fusie van ziekenhuizen in- en rondom Arnhem, verbindt, bevordert en behartigt NCZ (centrale) cliëntenraden en initieert het verbeteringen in de kwaliteit van zorg door overleg en advisering.