“Mooie klus voor de ambtelijk secretaris”

Interview met Karin de Galan over scholing, trainers en de rol van de ambtelijk secretaris

Ondernemingsraden gaan regelmatig op training, want de leden moeten immers aan de slag met – soms ingewikkelde – organisatievraagstukken. Ze moeten deze samen beter begrijpen, hierover meningen vormen, gezamenlijk tot een besluit komen, de directie hierover adviseren en er soms ook over onderhandelen. Volgens de Wet op de ondernemingsraden heeft een OR recht op minimaal vijf dagen scholing per jaar, met extra training voor OR-commissies. Aangezien de gemiddelde zittingstermijn drie tot vier jaar is, verandert de samenstelling van de OR regelmatig, wat vraagt om voortdurende scholing. Het is vaak aan de ambtelijk secretaris of de adviseur medezeggenschap om de OR te adviseren over scholing en ontwikkeling van de OR-leden, of soms ook om zelf de scholing te verzorgen. We vroegen Karin de Galan, eigenaar van de School voor Training, ons meer te vertellen over het vak van de trainer. Tijdens een Teams-interview ervaren we hoe bevlogen Karin is. Vol enthousiasme geeft ze haar visie op het vak, vertelt ze over de ontwikkelingen in het vakgebied en wat zij beschouwt als essentieel voor zowel een succesvolle training als een bekwame trainer.

Ontwikkelingen in het trainersvak

Net als elk vak kent ook het trainingsvak de nodige ontwikkelingen. De tijd dat ondernemingsraden twee keer per jaar op een meerdaagse training gingen, behoort grotendeels tot het verleden. Karin herkent de verschuiving in trainingsbehoeften. Hoewel ondernemingsraden haar niet rechtstreeks benaderen voor trainingen, ziet ze wel dat het impact heeft op het trainersvak. Karin: “Het was heel normaal om meerdere dagen met een avondprogramma de hei op te gaan. De markt doet nu meer een appèl op trainers om trainingen korter en resultaatgerichter te maken.”

Ook technologische ontwikkelingen hebben impact op het vak. Karin: “Het fijne vind ik wel dat we hebben ontdekt dat online trainen werkt. In wezen is online trainen met een live trainer en mijn methode precies hetzelfde als trainen in een zaaltje, met wel wat aanpassingen. Het moet didactisch nog beter kloppen en het moet inhoudelijk nog
relevanter zijn, omdat deelnemers sneller afhaken. Je moet als trainer echt een precisiebombardement hebben. Dat kan met online trainen uitstekend en dan heeft het heel veel voordelen, ook omdat je met korte sessies kunt werken. Dat vind ik echt een verrijking. E-learning, zeg maar een online cursus die je helemaal in je eigen tijd kunt doen, vind ik daarentegen een vrij slechte ontwikkeling. Er is een pretentie dat je iets leert toepassen, maar dat is niet zo. Om te leren toepassen heb je feedback op je handelen nodig. Ook al is er uitleg en zijn er voorbeelden, toch ontbreekt het
aan oefenen en aan feedback van een trainer.”

Ook over Artificial Intelligence (AI) is Karin minder positief: “Ja, AI heeft zeker invloed, maar dat is geen verbetering, ben ik bang. Ik zie trainers die op Linkedin zeggen: ‘AI helpt om leerdoelen te formuleren en helpt om werkvormen
te ontwerpen’. Ik hou mijn hart vast, want AI plukt natuurlijk alles van het internet. Er zijn heel veel mythes in omloop
over hoe mensen het beste leren en de werkvormen die in omloop zijn onder trainers zijn niet altijd effectief. Ik denk dat dat met AI alleen maar slechter wordt.”

ONDERZOEK OR-SCHOLING

Voor AS-magazine #02 (mei 2022) hebben we een onderzoek gehouden naar de verschillende manieren van de jaarlijkse OR-training en naar de rol van de ambtelijk secretaris bij de training.

Rol ambtelijk secretaris bij scholing

Ondernemingsraden scholen zich op verschillende manieren. Soms is er een scholingsplan voor de gehele zittingsperiode, al dan niet met één vaste trainer. Of een plan ontbreekt en scholingsdagen worden meer op basis van de actuele behoefte gepland. In een enkel geval is er helemaal geen scholing. De ambtelijk secretaris is vaak degene die ervoor moet zorgen dat de OR en de OR-leden zich ontwikkelen om het OR-werk goed te kunnen doen. En de ambtelijk secretaris is veelal degene die op zoek gaat naar scholing voor de OR, of verzorgt zelf de scholing. Dat bleek ook uit een onderzoek dat wij in mei 2022 onder ambtelijk secretarissen hebben gehouden over scholing van de OR en de rol van de ambtelijk secretaris daarin. We zijn benieuwd naar het advies dat Karin de ambtelijk secretaris daarover kan meegeven.

Karin: “De ambtelijk secretaris kan prima de regie over scholing op zich nemen, in overleg met de OR. Je hebt
natuurlijk goed zicht op wat er op een OR gaat afkomen; wat gaan ze lastig vinden, wat gaan ze nodig hebben en waar willen ze beter in worden? Komt er een reorganisatie aan, dan moet je iets doen met reorganisaties. Is de bestuurder niet zo gespreks- of onderhandelingsgericht, dan kun je kijken hoe de OR daarmee kan omgaan. Op basis van de opleidingsvraag ga je op zoek naar de beste trainer. Het is belangrijk om een onderscheid te maken of de OR iets wil leren of juist behoefte heeft aan hulp bij de samenwerking. In het eerste geval zoek je een trainer en in het tweede geval eigenlijk een procesbegeleider. Heel vaak zie je dat een OR-trainer beide taken uitvoert, zonder zich daarvan bewust te zijn. Dat is belangrijk, omdat de aanpak verschilt. Als trainer pak je meer regie: je zorgt voor een duidelijke uitleg, goede oefeningen en helpt de OR de vaardigheid eigen te maken. Als procesbegeleider zit je meer op je handen: je wilt dat de OR-leden zich uitspreken en er samen uitkomen. Wanneer je als trainer de groep te veel zelf laat bedenken, leren ze niet effectief: ze moeten te veel zelf het wiel uitvinden. Het is dus heel fijn als je iemand hebt die begrijpt dat procesbegeleiding iets anders is dan trainen. Daar kan de ambtelijk secretaris een grote rol bij
spelen.”

Karin ziet ook tussen trainingen in een rol weggelegd voor de ambtelijk secretaris: “Voor echte toepassing in de praktijk hebben deelnemers nog begeleiding nodig na de training: we weten uit de praktijk en uit onderzoek
dat de meeste deelnemers zonder die begeleiding maar heel weinig toepassen. Je moet het echt oefenen en
nog weer feedback krijgen. Normaal is het natuurlijk fijn als de trainer de follow-up na een training doet om het
geleerde op een effectieve manier in de praktijk te brengen. Als ambtelijk secretaris zit je echter zo dicht bij het vuur dat het wel heel tof is als je zelf de follow-up doet. Als je dat nog lastig vindt, kun je bij de training een paar coachgesprekken bedingen met de trainer. Dan kun je met de trainer sparren over hoe je ervoor gaat zorgen dat de OR het geleerde ook gaat toepassen, blijft doen en waar je op moet letten.”

Uit het onderzoek van AS-magazine blijkt ook dat 28% van de ambtelijk secretarissen een zijstap maakt en zelf
gaat trainen. Karin juicht dat toe en zegt daarover: “Als ambtelijk secretaris heb je de inhoud, de impliciete
deskundigheid al. Je moet wel de didactiek leren om je deskundigheid over te brengen. Er zijn stromingen die
zeggen dat een trainer elk onderwerp kan trainen, omdat zij de kennis uit de groep halen. Dat is doodzonde, want dan moet de groep helemaal zelf het wiel uitvinden. Het is veel effectiever als bijvoorbeeld de ambtelijk secretaris zijn eigen deskundigheid overdraagt.”

Een goede trainer

De ambtelijk secretaris inventariseert de scholingsbehoefte van de OR en identificeert op welke specifieke gebieden de OR versterking nodig heeft, zowel op het gebied van kennis als vaardigheden. Vervolgens start de zoektocht naar een geschikte trainer. Wat verstaat Karin onder een goede trainer? “Een goede trainer leert de OR vaardigheden of kennis toepassen. Het gaat eigenlijk altijd over: ‘We doen nu iets niet zo goed of we willen dat beter doen of beter
kunnen’. En dan is een goede trainer iemand die vooral de inhoud goed kent, weet van didactiek en het groepsproces. Dus een trainer die over onderhandelen traint heeft zowel kennis over en ervaring met onderhandelen, waarbij onderhandelen in de medezeggenschap echt wel wat anders is dan een generieke onderhandeltraining. En een WOR-trainer heeft niet alleen grondige kennis van de wet, hij weet ook hoe dat bij ondernemingsraden speelt.”

‘Klik’ met de trainer

Daarna volgt het intakegesprek met de trainer. Dat is het moment om de trainer te vragen naar het trainingsprogramma dat hij voor ogen heeft. Heeft de trainingsdag een goede balans tussen voorbeelden,
uitleg en oefeningen? Karin: ”Vraag de trainer om je mee te nemen in zijn aanpak voor een dagdeel. Dat bedoel ik vrij precies: hoe doe je het, welke oefeningen en wat leg je uit? Een valkuil is als blijkt dat de trainer heel veel vertelt. Dus als de trainer in een dagdeel een uur lang een PowerPoint aan het zenden is, dan weet je: dat is niet goed, dat wordt te theoretisch. En aan de andere kant, een trainer die te veel algemene oefeningen gebruikt die niet op de situatie zijn
gefocust, dat is ook niet goed. Verder is het natuurlijk erg belangrijk om een ‘klik’ te hebben met de trainer. Ziet de trainer je, is hij belangstellend, maakt hij een grapje dat aansluit op de cultuur van de organisatie? Dat soort vragen.”

En wat is dan een goede training?

Karin: “Dat kun je als deelnemer eigenlijk heel simpel beoordelen. Ten eerste: heb je het leuk gehad tijdens de training? Dat is volgens mij echt heel belangrijk. Je moet het niet vervelend of saai vinden, of boos worden op de trainer. En ten tweede: Pas je het toe? Bijvoorbeeld de OR vindt het moeilijk om te onderhandelen met de bestuurder. Als het goed is vraagt de trainer daarop door om er achter te komen hoe onderhandelingen nu verlopen, of juist niet
verlopen. De trainer weet dan precies wat hij de OR wil leren. Aan het eind van de training moet de OR dan heel precies kunnen zeggen: ‘Nu hebben we dit en dat geleerd’. Als de OR het daarna ook toepast in een overleg of in de voorbereidingen en het gaat beter, dan heeft de OR een goede training gehad. Dat is best lastig natuurlijk, want het is altijd nodig om de stof na de training nog te te blijven oefenen. Daar komt dan de begeleiding van de ambtelijk secretaris bij kijken. Het is net als autorijden toch? Ja, Je moet het echt veel oefenen!”

Tips voor de ambtelijk secretaris

Scholingsbehoefte

• Verkrijg inzicht in de kennis en/of vaardigheden die de OR nodig heeft.

Intakegesprek

• Zoek naar een geschikte trainer:
  • Beschikt over expertise in de inhoud en heeft praktijkervaring.
  • Is didactisch bekwaam.
  • Heeft kennis van het groepsproces.

• Is er een ‘klik’ met de trainer:
  • Past de trainer bij de organisatiecultuur?
  • Maakt de trainer contact met degenen die het intakegesprek voeren?
  • Praat de trainer dezelfde ‘taal’

• Vraag de trainer om een beschrijving van een dagdeel van de training.

Trainingsprogramma

• Let op de aanpak van de training: Is er een balans tussen voorbeelden, uitleg en oefeningen?
  • Biedt de trainer situatievoorbeelden (bijvoorbeeld via rollenspellen)?
  • Wordt er een duidelijke uitleg gegeven in opeenvolgende stappen?
  • Worden praktijkvoorbeelden gebruikt?
  • Is er gelegenheid voor gericht oefenen?

Na de training

• Leer hoe je je rol na de training kunt vervullen, mogelijk in overleg met de trainer.
• Wees er kritisch op dat de OR toepast wat is geleerd tijdens de training en geef een compliment als het goed gaat.

Karin de Galan School voor training

Karin de Galan heeft al ruim dertig jaar ervaring in het trainersvak. Na verschillende werkplekken is zij in 2002 voor zichzelf begonnen. In 2003 volgt de publicatie van haar boek Trainen: een praktijkgids en in 2004 beginnen de eerste deelnemers aan haar trainersopleiding. In 2006 lanceert Karin haar eigen trainingsmethode en wordt de Karin de Galan – School voor Training een succes en een begrip in de trainerswereld. Meerdere boeken volgen waaronder Trainingen ontwerpen (2007) en Van deskundige naar trainer (2008).

Over waarom haar opleiding zo succesvol is, zegt Karin: “Onze kracht ligt bij de inhoud van de opleiding. Onze methode, die uit de praktijk afkomstig is, werkt echt. Wij zijn superpraktisch, zowel in wat we leren als in hoe we het doen. Trainers kunnen na onze opleiding écht beter trainen dan ze daarvoor deden, en dat horen wij naderhand ook terug. Voor ons is trainen een ambacht. Met intensieve en persoonlijke begeleiding leren wij de toepassing van de nodige vaardigheden, ook na de opleiding. Dat in tegenstelling tot veel andere opleidingen die misschien wel goed in elkaar zitten, maar dan geen gegarandeerde hulp bij de praktijk bieden. We weten uit onderzoek, dan leren mensen niks. Onderzoek is een belangrijke pijler van onze trainingsmethode. We onderzoeken wat er wetenschappelijk bekend is over trainen en leren. Dat integreren we in onze eigen trainingsmethode. Bovendien kunnen we precies toelichten hoe onze methode werkt en waarom. Ik zie nog best wat trainersopleidingen die uitgaan van de verkeerde vooronderstelling. Die hebben het bijvoorbeeld nog over het model van Kolb, dat toch veel minder goed werkt. Of de opleiding past niet een geïntegreerde trainingsmethode toe. Met ‘hapsnap een werkvorm hier of een theorie daar’ leer je het vak niet. Onze focus ligt primair op het pure trainersvak en niet op andere gebieden, zoals procesbegeleiding of coaching. En waarom wij het ook zo goed doen, komt doordat ons team bestaat uit allemaal ongelooflijk gedreven vakidioten, die zorgen voor constante verbetering. We dagen elkaar telkens weer uit en houden elkaar scherp.”

Karin de Galan