De toegevoegde waarde van de adviseur medezeggenschap als procesbegeleider

De adviseur medezeggenschap heeft in de OR vaak ook de rol van procesbegeleider. De procesbegeleider reageert op wat zich in de dynamiek van het team voordoet en helpt daarmee het team zijn doelen te behalen. Dat vraagt wat van zijn positie, rol en vaardigheden. Margo Hendriks en Liza Arends spraken met Daan V. Rookmaaker en Jaco van der Schoor, oprichters van de school voor procesbegeleiden, over de adviseur medezeggenschap als procesbegeleider van de OR.

Door Margo Hendriks, Liza Arends en Helene Hubers

Het proces

De procesbegeleider begeleidt het proces, maar wat is eigenlijk ‘het proces’? Volgens Jaco van der Schoor en Daan V. Rookmaaker is het medezeggenschapsproces niet alleen het ‘platte’ proces van adviesaanvragen en instemmingsverzoeken. Proces is ook de dynamiek die optreedt als leden van een ondernemingsraad met elkaar aan de slag gaan; een besluitvormingsproces. Dat wordt nog complexer als ook de relatie met het bestuur daarbij is betrokken. Dan zijn er meerdere processen gaande binnen de ondernemingsraad. Bij procesbegeleiden kijk je binnen de procedurele wereld van de medezeggenschap naar de processen van samenwerken, van interactie en van menselijkheid. Het proces is altijd het middel om het inhoudelijke doel te realiseren. Het is geen doel op zich.

Proceduretijgers

In de medezeggenschap wordt de procedure vaak als doel gezien. Dat zijn de regels en de richtlijnen: we krijgen een adviesaanvraag, brengen advies uit en als de bestuurder het er niet mee eens is, gaan we naar de kantonrechter. Jaco en Daan noemen dat het platte proces of de procedure. Jaco: “Ik snap dat die platte wereld er is. En ik denk ook dat hij nodig is. Maar het is een gedrocht. Jaren geleden begeleidde ik als jonge trainer een groep OR-leden van de Nederlandse Spoorwegen. Ik ging hen de Wet op de ondernemingsraad uitleggen, maar die mannen zaten in de OR omdat zij zich doodergerden aan de werkdruk, aan agressie in de trein en kauwgum onder de banken. Dat was hun drijfveer. De procedure maakte dat ze op een gegeven moment niet meer bezig waren met het realiseren van hun drijfveren. Ze waren ‘proceduretijgers’ geworden.” Een procesbegeleider kan de menselijke maat weer terugbrengen. Onder de procedurele wereld vindt namelijk een menselijk proces plaats. Als dat niet goed gaat, loopt de procedure vast en moet je kijken wat je vanuit het proces kunt doen om het procedurele weer vlot te trekken.

De medezeggenschapsprocedure is wat er gebeurt boven tafel. Er komt een moment dat de OR er boven tafel niet meer uitkomt. Dan gebeurt er iets onder tafel en daar zit het proces. Als een besluit wordt genomen op basis van ‘de meeste stemmen gelden’, kan het zijn dat individuele leden zich niet gehoord voelen en gaan klagen. Als je boven tafel vastloopt in de procedure wereld moet je onder tafel kijken om de boel weer vlot te trekken. In die schakel tussen boven tafel en onder tafel zou de adviseur medezeggenschap een belangrijke rol kunnen vervullen en zeggen: ‘Stop! Laten we eens even weggaan van de inhoud en kijken hoe we in het proces met elkaar bezig zijn. Het lijkt alsof we ruzie aan het maken zijn terwijl we eigenlijk dezelfde belangen hebben.’ Voorwaarde is wel dat hij goed gecontracteerd is.

Mandaat door contractering

Contractering is expliciet van tevoren afspreken welke rol iemand inneemt. Vooral als die rol anders kan zijn dan in eerste instantie van die persoon wordt verwacht. Als de adviseur medezeggenschap zonder contractering probeert invloed op het proces te krijgen, kan de OR zich afvragen wat die adviseur zit te doen. Als de adviseur medezeggenschap is aangesteld om notulen te maken en structuur te brengen, is het heel verwarrend als hij zich ook met het proces gaat bezig houden. Dat kan zelfs voelen als ‘sneaky’. Om een bepaalde rol te kunnen vervullen, moet je duidelijk zeggen: ‘Dit is wat ik wil doen. En ik kan hier toegevoegde waarde leveren.’ Zo kan het een volwaardige rol worden.

De driehoek van procesbegeleiden

Procesbegeleiden bestaat uit een driehoek. De eerste hoek is de groepsdynamiek. Hoe werkt de OR samen? In de tweede hoek zitten je eigen voorliefdes en kwetsbaarheden. Vind je het bij conflicten helemaal niet erg om een robbertje te vechten of ben je van het harmoniemodel? Dat betekent iets voor de rol die je als procesbegeleider pakt. De derde hoek van de driehoek gaat over de ontwikkelopdracht. Een voorbeeld daarvan is dat de OR heeft besloten dat het heel belangrijk is dat Iedereen aan het woord kan komen. Op het moment dat iemand in een discussie een afwijkende mening heeft en iemand anders hakt daarop in, kan de procesbegeleider zeggen: ‘Hé, dit is heel anders dan wat jullie hebben afgesproken.’ De ontwikkelopdracht zorgt ervoor dat het gelegitimeerd is om op tafel te leggen wat er gebeurt: er is een afwijkende mening, maar de afspraak was dat iedereen gehoord mag worden.

Drie signalen

Er zijn drie signalen waaraan te zien is dat de OR op inhoud niet verder komt. De eerste is het herhalen van standpunten. De tweede is opvallend gedrag vertonen; anders dan hoe de leden het zelf eigenlijk willen. En het derde is heftige emoties op tafel leggen en tegen elkaar uit gaan halen. Dat zijn drie momenten waarop de procesbegeleider in kan grijpen.

Bespreek het in de groep

Het kan aantrekkelijk lijken om bij deze drie signalen een-op-een-gesprekken te voeren. Dat helpt de groep als geheel echter niet verder. In één-op-één bondjes schuilt bovendien een gevaar. Jaco: “Een OR-lid merkt: als ik iets doe, kan ik een bondje krijgen en dat bondje geeft een positie. Binnen no time ben je als procesbegeleider in een systeem gezogen.” Je helpt de groep het beste door in de groep te zeggen wat er niet goed gaat en wat er wél goed gaat. Een beetje nazorg kan uiteraard wel een-op-een: ‘Joh, we hadden eventjes best een pittig moment. Hoe is het nu?’

Vaardigheden

Contractering alleen is niet genoeg. Het is ook belangrijk dat de adviseur medezeggenschap vaardigheden bezit én weet wat hij doet. Als hij de inhoud loslaat en zich richt op de dynamiek en de samenwerking, haalt hij zaken boven tafel die er niet meer onder weggestopt kunnen worden. Dat vraagt een vaardigheid die gelukkig aan te leren is. Daan: “Het is vergelijkbaar met een kapotte radio. Je schroeft hem open en haalt de radertjes en alle andere dingen eruit. Als je het niet weer goed in elkaar zet, gaat de radio het echt niet meer doen.”

Zo’n interventie van procesbegeleiden voelt voor groepen vaak als vertragend, want de OR wil op de inhoud een beslissing nemen. Je moet als adviseur medezeggenschap op zo’n moment stevig in je schoenen staan en een scherpe observatie kunnen doen. Het is belangrijk goed uit te kunnen leggen waarom het nuttig is om er met elkaar naar te kijken. Op het moment dat er gestemd wordt en meeste stemmen gelden, kan het al helpen om te verkennen wat erachter zit. Waarom niet kijken of er een derde optie is? En waarom niet rekening houden met alle behoeften, zorgen en belangen die onder die standpunten zitten? Dat op tafel krijgen en daarna weer terugkeren naar het besluit is een vaardigheid. Soms kan de voorzitter van de OR dat niet. Als de adviseur medezeggenschap het wel kan, en als hij dat ook mág doen, helpt dat enorm in de inhoudelijke discussie.

Een leerproces

Alle professionals die starten met procesbegeleiden doorlopen een zelfde proces, vertellen Jaco en Daan. Eerst hebben ze geen idee wat ze ermee moeten en ze herkennen de momenten niet. In de volgende fase herkennen ze de momenten achteraf. Dan beseffen ze dat ze iets hadden kunnen doen. Uiteindelijk worden ze steeds vaardiger in het herkennen van de momenten en gaan ze ook interveniëren.

Uitdagingen voor de adviseur medezeggenschap

De adviseur medezeggenschap heeft een bijzondere rol, omdat hij heel dicht bij de OR staat, maar geen inhoudelijke stem heeft. Het is verleidelijk aan te haken bij ofwel de voorzitter of het DB van de OR ofwel bij de bestuurder. Maar als de adviseur medezeggenschap wil functioneren als procesbegeleider moet hij neutraal zijn. Hij moet zich vrij kunnen bewegen en afstand kunnen nemen om te zien wat er gebeurt in dynamiek met de bestuurder en binnen het DB en de OR.

Wat het ook moeilijk kan maken, zijn individuele OR leden die de adviseur medezeggenschap boodschappen geven over bijvoorbeeld andere leden, over het proces of het functioneren van de voorzitter. Het is zaak heel alert te blijven en te zorgen dat je niet degene bent die alles gaat oplossen. De OR moet dat zelf doen. Je moet je ervan bewust zijn als iemand je voor zijn karretje wil spannen.

Machtsspel

Medezeggenschap is ook een machtsspel tussen ondernemingsraad en bestuurder. De adviseur medezeggenschap is onderdeel van dat machtsspel. Dat maakt het lastig om neutraal te beschouwen wat er gebeurt. Een adviseur medezeggenschap die dat lukt is een neutrale rots in de branding. Jaco: “Als er ergens neutraliteit en stabiliteit zit, is het bij de adviseur medezeggenschap.”