Hoeveel tijd heb ik nodig voor OR-werk?

Een medewerker die lid is van de ondernemingsraad doet extra werk voor de organisatie. Dit werk vereist vaak specifieke competenties. Ook brengt het verantwoordelijkheid met zich mee. Daarom moeten de voorwaarden rondom medezeggenschapswerk goed geregeld zijn. Vooral als het gaat om besteedde tijd en de compensatie die een medewerker daarvoor krijgt.

OR-tijd als aparte kostenpost in de begroting

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en NVMedezeggenschap is het werk dat iemand doet voor de ondernemingsraad een officiële taak. Daarom moet het in de begroting worden opgenomen als een aparte kostenpost, net zoals andere bedrijfsactiviteiten.

De tijdsfaciliteitenregeling

Om te bepalen hoeveel werktijd de leden van de Raad kunnen besteden aan het medezeggenschapswerk, kunt u een tijdsfaciliteitenregeling gebruiken. Soms staan deze faciliteiten al in het instellingsbesluit of reglement van de betreffende Commissie. Als de OR één of meer vaste Commissies of Onderdeelcommissies heeft, geldt hetzelfde voor de leden van deze organen.

Medezeggenschapswerk als werktijd

In artikel 17 en 18 van de WOR staat dat medezeggenschapswerk op drie manieren beslag legt op de werktijd. Wij noemen ze hieronder:

Leden van de OR hebben training nodig om hun werk goed te kunnen uitvoeren. De WOR noemt dat zij recht hebben op een minimaal aantal dagen (bij)scholing. Hoeveel dat is, verschilt per lid:

  • OR-leden: 5 dagen per jaar
  • Commissieleden: 3 dagen per jaar
  • OR-leden die ook commissielid zijn: 8 dagen per jaar

Artikel 22 van de WOR stelt dat werkgevers verplicht zijn om deze trainingsdagen voor de leden te vergoeden.

Het is uiteindelijk aan het bestuur en de OR om te bepalen hoeveel trainingsdagen de medewerkers krijgen.

Komt u niet tot een overeenstemming, dan kunt u de kwestie voorleggen aan de kantonrechter.

Tijd besteed aan OR-vergaderingen (inclusief voorbereidings- en reistijd) is werktijd. Dit geldt ook voor OR-leden die tijdens hun ploegendienst of ingeroosterde uren tijd aan OR-werk besteden.

Dit geldt zowel voor vergaderingen van de OR en de Commissies van de Raad, als voor Overlegvergaderingen met de bestuurder.

Let op: bovenstaande betreft alleen vergaderingen. Besprekingen tellen niet mee. Een bespreking is pas een vergadering als:

  • De vergadering volgens een agenda plaatsvindt. De agenda is verspreid onder de deelnemers en is ook bekend in de organisatie.
  • Er een verslag (notulen) wordt gemaakt van de vergadering.

De WOR bepaalt dat leden van de ondernemingsraad naast de tijd voor scholing en vorming ook voor andere activiteiten extra tijd nodig hebben. Denk daarbij aan:

  • Contact met de achterban
  • Raadplegen van in- en externe deskundigen
  • Secretariële taken
  • Informeel overleg met elkaar en/of anderen, zoals de preventiemedewerker of bedrijfsarts.

Werkgever en OR maken afspraken over hoeveel overige tijd een OR-lid krijgt. Hierbij geldt een wettelijk minimum van 60 uur per jaar per lid.

Compensatieregeling

De ondernemingsraad vertegenwoordigt alle medewerkers. Het kan echter voorkomen dat niet alle afdelingen binnen een bedrijf een vertegenwoordigend lid in de ondernemingsraad hebben zitten.

Om te voorkomen dat het tijdsbeslag van het ondernemingsraadswerk uitsluitend drukt op de afdelingen waar de leden uit voortkomen, moeten de andere afdelingen hier ook aan bijdragen. De personele middelen moeten worden aangepast om ervoor te zorgen dat de werkdruk niet onevenredig hoog wordt voor afdelingen die ondernemingsraadsleden leveren. Dit moet echter wel gebeuren zonder de belangen van het ondernemingsraadslid en zijn afdeling te schaden, zoals bepaald in artikel 21 van de WOR.

Uitvoering

Het is belangrijk om aan het begin van elke zittingsperiode een drie- of vierhoeksgesprek te organiseren om afspraken te maken over tijd en werkdruk. Alle afspraken moeten worden vastgelegd in een convenant of overeenkomst tussen de bestuurder en de ondernemingsraad. Dit voorkomt discussie en maakt het voor alle partijen duidelijk. Het is daarbij belangrijk dat er voldaan wordt aan de voorwaarden van de WOR, zoals het niet benadelen van het ondernemingsraadslid of zijn afdeling/werkeenheid.

Er zijn verschillende manieren om de urenvrijstelling voor ondernemingsraadsleden te regelen, afhankelijk van de aard van het werk, de werkomstandigheden en de voorkeuren van de betrokkenen. Hieronder noemen wij er vier.

Op declaratiebasis

Het OR-lid kan de ondernemingsraadstijd als meeruren declareren en in tijd of geld compenseren.

Door vervanging

Als het OR-werk zich in de normale werktijd afspeelt – en dat is wel de regel – dan kan het bij sommige werksoorten nodig zijn dat het OR-lid bij afwezigheid onmiddellijk wordt vervangen.

Door tijdelijke aanstelling

Bij omvangrijke vrijstelling of bij meerdere OR-leden op 1 afdeling kan het nodig zijn om voor de duur van de zittingsperiode een vervanger aan te stellen.

Door taakverschuiving

Bij sommige functies is inval of vervanging niet mogelijk en kan de arbeidsduur van het OR-lid ook niet worden uitgebreid. Het gaat dan vaak om specialistisch en solistisch werk. Elke functie omvat echter wel bepaalde taken die ook door anderen gedaan kunnen worden. Deze taken kunnen verdeeld worden onder verschillende werknemers.

Voorbeeldberekening

Uitgaande van  7 OR leden ( 7 zetels) op jaarbasis ziet het er als volgt uit:

6 OV (OR en bestuurder) per jaar x 7 leden x 2 uur =84 uur
12 OR vergaderingen per jaar x 7 leden x 2 uur =168 uur
Voorbereidingstijd 2 uur per vergadering per OR-lid252 uur
Subtotaal uren op basis van overlegrecht 504 uur
Onderling Overleg (WOR art.17/18) 60 uur x 7 leden =420 uur
Scholing 7 leden x 5 dagen á 8 uur =924 uur
Extra uren dagelijks bestuur voor specifieke taken:
Voorzitter: 2 uur x 52 weken
Secretaris: 4 uur x 52 weken
312 uur
Totaal1516 uur
  • Neem de gemiddelde werktijd per week (deze kan variëren van 36 tot 40 uur).
  • Reken de ondernemingsraadstijd per jaar uit met onze calculator tool.
  • Reken deze uren om naar fte voor de ondernemingsraad.
  • Zet dit in de begroting. Bijvoorbeeld onder algemene personele zaken.
  • De manager die een ondernemingsraadslid levert, krijgt een evenredig deel van deze fte beschikbaar. Dit kan op vier manieren worden uitgevoerd, zie ook het kopje ‘Uitvoering’ hierboven.

Bijvoorbeeld: bij een werktijd van 36 uur per week bevat een fulltime eenheid (fte) 1872 uur. Bij een benodigde ondernemingsraadstijd per jaar van 1264 uur betekent dit een ondernemingsraad fte van 67,52%

De ervaring leert dat het doeltreffender is als OR-leden elkaar regelmatig een (aantal) uur spreken, dan wanneer ze elkaar 1 keer per maand een hele dag treffen.

Voor een gemiddelde ondernemingsraad met een gemiddelde werkbelasting is 4 uur per week (1 dagdeel) een minimum. Voor een ondernemingsraad met een grotere werkbelasting is dit al snel 6 tot 8 uur per week.

0182 231 270