Hoeveel tijd heb ik nodig voor OR-werk?
Een medewerker die lid is van de ondernemingsraad doet extra werk voor de organisatie. Dit werk vereist vaak specifieke competenties. Ook brengt het verantwoordelijkheid met zich mee. Daarom moeten de voorwaarden rondom medezeggenschapswerk goed geregeld zijn. Vooral als het gaat om besteedde tijd en de compensatie die een medewerker daarvoor krijgt.
OR-tijd als aparte kostenpost in de begroting
Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en NVMedezeggenschap is het werk dat iemand doet voor de ondernemingsraad een officiële taak. Daarom moet het in de begroting worden opgenomen als een aparte kostenpost, net zoals andere bedrijfsactiviteiten.
De tijdsfaciliteitenregeling
Om te bepalen hoeveel werktijd de leden van de Raad kunnen besteden aan het medezeggenschapswerk, kunt u een tijdsfaciliteitenregeling gebruiken. Soms staan deze faciliteiten al in het instellingsbesluit of reglement van de betreffende Commissie. Als de OR één of meer vaste Commissies of Onderdeelcommissies heeft, geldt hetzelfde voor de leden van deze organen.
Medezeggenschapswerk als werktijd
In artikel 17 en 18 van de WOR staat dat medezeggenschapswerk op drie manieren beslag legt op de werktijd. Wij noemen ze hieronder:
Compensatieregeling
De ondernemingsraad vertegenwoordigt alle medewerkers. Het kan echter voorkomen dat niet alle afdelingen binnen een bedrijf een vertegenwoordigend lid in de ondernemingsraad hebben zitten.
Om te voorkomen dat het tijdsbeslag van het ondernemingsraadswerk uitsluitend drukt op de afdelingen waar de leden uit voortkomen, moeten de andere afdelingen hier ook aan bijdragen. De personele middelen moeten worden aangepast om ervoor te zorgen dat de werkdruk niet onevenredig hoog wordt voor afdelingen die ondernemingsraadsleden leveren. Dit moet echter wel gebeuren zonder de belangen van het ondernemingsraadslid en zijn afdeling te schaden, zoals bepaald in artikel 21 van de WOR.
Uitvoering
Het is belangrijk om aan het begin van elke zittingsperiode een drie- of vierhoeksgesprek te organiseren om afspraken te maken over tijd en werkdruk. Alle afspraken moeten worden vastgelegd in een convenant of overeenkomst tussen de bestuurder en de ondernemingsraad. Dit voorkomt discussie en maakt het voor alle partijen duidelijk. Het is daarbij belangrijk dat er voldaan wordt aan de voorwaarden van de WOR, zoals het niet benadelen van het ondernemingsraadslid of zijn afdeling/werkeenheid.
Er zijn verschillende manieren om de urenvrijstelling voor ondernemingsraadsleden te regelen, afhankelijk van de aard van het werk, de werkomstandigheden en de voorkeuren van de betrokkenen. Hieronder noemen wij er vier.
Op declaratiebasis
Het OR-lid kan de ondernemingsraadstijd als meeruren declareren en in tijd of geld compenseren.
Door vervanging
Als het OR-werk zich in de normale werktijd afspeelt – en dat is wel de regel – dan kan het bij sommige werksoorten nodig zijn dat het OR-lid bij afwezigheid onmiddellijk wordt vervangen.
Door tijdelijke aanstelling
Bij omvangrijke vrijstelling of bij meerdere OR-leden op 1 afdeling kan het nodig zijn om voor de duur van de zittingsperiode een vervanger aan te stellen.
Door taakverschuiving
Bij sommige functies is inval of vervanging niet mogelijk en kan de arbeidsduur van het OR-lid ook niet worden uitgebreid. Het gaat dan vaak om specialistisch en solistisch werk. Elke functie omvat echter wel bepaalde taken die ook door anderen gedaan kunnen worden. Deze taken kunnen verdeeld worden onder verschillende werknemers.
Voorbeeldberekening
Uitgaande van 7 OR leden ( 7 zetels) op jaarbasis ziet het er als volgt uit:
| 6 OV (OR en bestuurder) per jaar x 7 leden x 2 uur = | 84 uur |
| 12 OR vergaderingen per jaar x 7 leden x 2 uur = | 168 uur |
| Voorbereidingstijd 2 uur per vergadering per OR-lid | 252 uur |
| Subtotaal uren op basis van overlegrecht | 504 uur |
| Onderling Overleg (WOR art.17/18) 60 uur x 7 leden = | 420 uur |
| Scholing 7 leden x 5 dagen á 8 uur = | 924 uur |
| Extra uren dagelijks bestuur voor specifieke taken: Voorzitter: 2 uur x 52 weken Secretaris: 4 uur x 52 weken | 312 uur |
| Totaal | 1516 uur |
- Neem de gemiddelde werktijd per week (deze kan variëren van 36 tot 40 uur).
- Reken de ondernemingsraadstijd per jaar uit met onze calculator tool.
- Reken deze uren om naar fte voor de ondernemingsraad.
- Zet dit in de begroting. Bijvoorbeeld onder algemene personele zaken.
- De manager die een ondernemingsraadslid levert, krijgt een evenredig deel van deze fte beschikbaar. Dit kan op vier manieren worden uitgevoerd, zie ook het kopje ‘Uitvoering’ hierboven.
Bijvoorbeeld: bij een werktijd van 36 uur per week bevat een fulltime eenheid (fte) 1872 uur. Bij een benodigde ondernemingsraadstijd per jaar van 1264 uur betekent dit een ondernemingsraad fte van 67,52%
De ervaring leert dat het doeltreffender is als OR-leden elkaar regelmatig een (aantal) uur spreken, dan wanneer ze elkaar 1 keer per maand een hele dag treffen.
Voor een gemiddelde ondernemingsraad met een gemiddelde werkbelasting is 4 uur per week (1 dagdeel) een minimum. Voor een ondernemingsraad met een grotere werkbelasting is dit al snel 6 tot 8 uur per week.